Как внедрение Битрикс24 помогло кадровой компании из 10 регионов выстроить контроль над 60+ менеджерами
Кейс автоматизации федерального кадрового агентства: уход от таблиц, ручного распределения и потерь заявок
Для кого этот кейс
Этот проект будет особенно полезен:
- кадровым агентствам с филиалами в нескольких регионах
- компаниям с большим потоком обращений из рекламы
- бизнесу с удалёнными отделами продаж
- командам, которые до сих пор работают в таблицах
Если заявки распределяются вручную, менеджеры теряют клиентов, а руководитель не понимает, что происходит в продажах — этот кейс покажет, как можно выстроить систему.
Исходная ситуация
Клиент — федеральная военно-кадровая компания, работающая в 10 регионах России: Москва, Калуга, Санкт-Петербург, Ростов, Кемерово, Нижний Новгород и другие города.
В компании:
- более 60 удалённых менеджеров
- поток 25–30 тысяч новых обращений ежемесячно
- специализация — подбор кандидатов на контрактную службу
На момент обращения вся работа фактически держалась на Google-таблицах.
С какими проблемами столкнулась компания
Заявки распределялись вручную
Каждый менеджер работал в собственной таблице.
Лиды переносились и распределялись вручную, обрабатывались с задержкой. От момента получения заявки до передачи менеджеру проходило от 30 минут до 2 часов.
В условиях высокой конкуренции это означало одно: часть кандидатов уходила ещё до первого контакта.
Терялись кандидаты на последних этапах
Менеджеры: забывали про даты выезда, не сопровождали кандидатов. Не возвращались к людям после договорённостей
В результате часть уже готовых кандидатов просто выпадала из воронки.
Учёт выплат занимал слишком много времени
Выплаты кандидатам и партнёрам вели через таблицы.
Из-за этого регулярно возникали проблемы:
- путаница в статусах
- ошибки
- потерянные документы
- забытые выплаты
Только на ручной учёт уходило около 10 часов в неделю.
Какое решение выбрали
Для проекта внедрили Битрикс24.
Основные причины выбора:
- выгодная стоимость для большой команды (отсутствие оплаты за каждого сотрудника)
- удобное разделение сущностей “Лиды” и “Сделки”
Это полностью подходило под логику работы клиента.
Как построили CRM
Раздел “Лиды”
Все обращения автоматически попадали в единый раздел.
Там происходили:
- первичная обработка
- квалификация
- отсев нецелевых кандидатов
После этого лид переводился в основную воронку.
Основная воронка продаж
Для работы с кандидатами выстроили отдельную воронку из 5 этапов.
Это позволило:
- стандартизировать процесс
- контролировать движение кандидатов
- отслеживать проблемные этапы
Кастомизация CRM
Под клиента добавили отдельные поля:
- ФИО
- паспортные данные
- возраст
- регион
- состояние здоровья
- направление
- предыдущий опыт
- цели кандидата
Теперь вся информация хранилась централизованно внутри CRM.
Интеграции
VK-реклама
Настроили автоматическую передачу лидов из рекламы в CRM.
Дополнительно в карточку подтягивалась ссылка на профиль ВКонтакте — это помогало связываться с кандидатами напрямую, если они не отвечали в мессенджерах.
Mango Telecom
Подключили телефонию. Менеджеры звонят из СРМ, запись разговоров ведется в карточке клиента.
Мессенджер MAX
Настроили автоматические сообщения:
- подтверждения договорённостей
- напоминания о выезде
- сервисные уведомления кандидатам
Какие автоматизации внедрили
Автораспределение заявок
Все новые обращения автоматически распределялись:
- по регионам
- между свободными менеджерами онлайн
Без ручного участия и задержек.
Контроль “зависших” сделок
Если:
- новый лид оставался без движения более 15 минут
- сделка стояла более 3 дней
руководитель автоматически получал уведомление.
Автоматические напоминания кандидатам
CRM самостоятельно:
- фиксировала договорённости
- напоминала о важных датах
- помогала удерживать кандидатов до финального этапа
Результаты внедрения
Скорость обработки выросла до 20 раз
До внедрения: 0,5-2 часа. После - до 15 минут
Заявки автоматически попадают в CRM и сразу назначаются менеджерам.
Убрали проблему “забытых” кандидатов
За счёт:
- автоматических напоминаний
- контроля руководителей
- прозрачной воронки
Сократили ручную работу по выплатам
Вся информация по выплатам стала храниться внутри CRM.
Компания исключила ошибки, перестала терять данные - и сэкономила до 10 часов в неделю
Собственник получил прозрачность по всей команде
Теперь в системе видно:
- показатели каждого менеджера
- эффективность регионов
- конверсию по этапам
Подготовили бизнес к масштабированию
После внедрения процессы стали структурированными.
Компания получила возможность быстрее адаптировать сотрудников и мастшабировать команду без хаоса
Итог
Основная проблема компании была не в количестве обращений, а в отсутствии системы обработки.
После внедрения Битрикс24 удалось:
- ускорить обработку заявок
- сократить потери кандидатов
- автоматизировать рутину
- выстроить контроль над распределённой командой
И главное — уйти от таблиц и ручного управления процессами.