Как фонд «Правмир» перешел на VK WorkSpace, чтобы быстрее помогать подопечным
Когда человеку срочно нужна помощь, десятки решений принимают в переписке. Пока команда фонда «Правмир» была небольшой, хватало личной почты и мессенджеров. Потом сотрудники начали работать из разных стран — и фонд перевел работу в VK WorkSpace. Вот как проходил переход — без долгого внедрения и обучения команды.
Помощь начинается с переписки
Благотворительный фонд «Правмир» работает с 2015 года. Его сотрудники помогают взрослым и детям оплатить лечение, обследования и реабилитацию, если получить помощь по ОМС невозможно или ждать очереди уже опасно.
За годы работы фонда помощь получили 32 237 человек. За каждой историей — работа большой команды.
Координаторы помогают подопечным с документами и поиском специалистов, юристы разбираются с вопросами лекарств и льгот, психологи поддерживают семьи. Фонд также развивает отдельные программы помощи многодетным семьям, людям, потерявшим кормильца, и тем, кто столкнулся с тяжелой болезнью.
Сегодня в команде 20 человек. Сотрудники работают не только в Москве, но и в Черногории, Беларуси, Казахстане и Канаде. Они постоянно переписываются с подопечными, жертвователями, партнерами и друг с другом. А еще работают с онлайн-документами и проводят созвоны.
От удобства рабочих инструментов зависит, насколько быстро команда может найти нужную информацию и договориться.
Рабочие переписки вели в личных аккаунтах, но это стало мешать
В 2024–2025 годах команда фонда выросла, появились новые подрядчики, расширился юридический отдел. Вместе с этим увеличилось количество договоров, заявок, отчетов и переписки с партнерами и жертвователями.
Но рабочая инфраструктура оставалась прежней: у каждого сотрудника была своя почта, документы хранились в разных облаках, а рабочие вопросы обсуждались в личных мессенджерах.
Для небольшой команды это было привычно. С ростом фонда появились риски.
Часть договоренностей оставалась в личных чатах. Нужное письмо приходилось искать среди сообщений в разных аккаунтах. А если сотрудник уходил, вместе с ним мог исчезнуть доступ к истории общения с жертвователями или партнерами.
Последней каплей стали перебои в работе зарубежного мессенджера: некоторые сообщения доходили только через несколько дней.
Фонду понадобилось пространство, которое бы не зависело от личных аккаунтов сотрудников и позволяло хранить рабочую переписку и документы внутри организации.
На цифровую среду VK WorkSpace перешли за несколько дней
Фонд искал сервис, в котором можно было бы объединить основные рабочие инструменты и хранить данные на территории России.
Выбрали VK WorkSpace: в него входят Почта, Календарь, Мессенджер, Диск, Документы, Доска и другие сервисы. Понравился знакомый интерфейс и легкость перехода.
Сначала команды подключила Почту и Мессенджер. Постепенно начали использовать остальные инструменты.
«Для нас было настоящим открытием, что сервисы VK превратились в целую экосистему для организаций. Хотелось, чтобы мы все общались в одном пространстве и никто не терялся. Читаешь почту и чаты, просматриваешь онлайн-доски с описанием проектов, редактируешь документы и выгружаешь их с диска — и всё это в одном приложении на компьютере или телефоне. Это оказалось очень удобным решением, которое избавило от необходимости использовать несколько отдельных сервисов».
Так команда сначала решила главную проблему — перенесла рабочую коммуникацию из личных сервисов в корпоративную среду. А затем стала подключать инструменты под конкретные задачи.
Что изменилось в ежедневной работе фонда
Почта на домене. Через корпоративную почту сотрудники общаются с подопечными, жертвователями и партнерами. Для общих процессов появились адреса, которыми пользуются сразу несколько сотрудников. Если человек уходит из фонда, история переписки остается внутри организации.
Адрес на домене фонда помогает получателям понимать, что письмо действительно пришло от «Правмира». SPF, DKIM и DMARC защищают домен от подделки, а входящие письма проходят проверку антиспамом, антифишингом и антивирусом.
Мессенджер. Внутреннее общение фонд перевел в корпоративный Мессенджер. Здесь появились общие чаты для всей команды и отдельные группы для PR, маркетинга и координаторов помощи. Важные сообщения закрепляют, материалы отправляют прямо в чат, а созвоны запускают без перехода в другие сервисы.
Диск и Документы. Команда вместе редактирует тексты, таблицы и презентации, а доступ к папкам настраивает под роли сотрудников. Например, кадровые документы видит только HR, а материалы по партнерским интеграциям доступны профильной команде.
Доска. Несколько отделов ведут проекты на одном пространстве: собирают идеи, размещают задачи, прикрепляют документы и ссылки. Вся информация по проекту остается в одном месте.
Календарь. Используют для встреч, созвонов и дедлайнов. Перед встречей можно увидеть занятость коллег, выбрать подходящее время и прикрепить нужные документы прямо к событию.
Что дальше
Следующим шагом фонд рассматривает Видеоконференции VK WorkSpace — чтобы создавать звонки прямо из Календаря и приглашать внешних участников по ссылке. Быстрый созвон запускается прямо из чата в Мессенджере. Запись встречи приходит в чат-боте — к ней можно вернуться позже.
«Мы гордимся миссией нашей команды. Благотворительность — это диалог между нуждающимся в помощи и тем, кто хочет помочь. Каждый год благодаря работе фонда кто-то встает на ноги, выздоравливает, обретает новый дом и новую жизнь. VK WorkSpace для нас — пространство, где начинается этот диалог и запускается весь цикл добра».
VK WorkSpace — цифровая среда для совместной работы команд от VK Tech. В ней есть Почта с Календарем и адресной книгой, Мессенджер, Видеоконференции, Диск с Документами, Доска и другие сервисы. Они работают на компьютере и мобильных устройствах через приложение и веб-версию, а ПО включено в реестр российского ПО.