Как управлять удаленной командой
С удаленкой вы экономите на аренде офиса и не ограничены географическими рамками при подборе сотрудников. Но управлять удаленной командой гораздо сложнее — нельзя контролировать сотрудников в реальном времени, много времени уходит на переписки и созвоны, а вовлеченность удаленных работников, как правило, ниже. В статье расскажем, как с этим справиться, а также поделимся полезными сервисами для управления командой.
Контроль и администрирование
Руководители недолюбливают удаленку из-за отсутствия контроля. Непонятно, чем занимаются сотрудники во время рабочего дня — решают задачи бизнеса или делают свои домашние дела. Конечно, можно стать микроменеджером: постоянно дергать сотрудников на предмет выполнения задач, требовать ежечасные отчеты и проводить созвоны по утрам и вечерам. Но это очень нервирует команду, а продуктивности не прибавляет.
Вот несколько советов, которые помогут организовать работу удаленной команды, не снижая ее продуктивность:
- Если вам важно контролировать команду на протяжении дня, используйте программы для удаленного доступа к компьютеру. Но не стоит злоупотреблять этим способом, потому что любой постоянный контроль вызывает у сотрудника стресс. Его можно использовать, например, если у работника резко упала производительность, это сказывается на работе всей команды, и нужно выяснить, в чем дело. Или если вам нужно оценить скорость работы новичка и выставить ему KPI. Конечно, использовать такие программы нужно с согласия сотрудника. Популярный TeamViewer ушел из РФ, но есть аналоги — AeroAdmin, Ассистент, RMS Удаленный доступ.
- Если неважно поминутно отслеживать, чем сотрудник занимается в течение дня, а главное — это результат, то установите определенные KPI на день или на неделю, по которым можно отслеживать работу. Это подойдет для команд, где важны числовые показатели — например, отделов продаж или маркетинга.
- Если имеет значение выполнение общей задачи и соблюдение дедлайнов, заведите таск-менеджер. Там можно подробно прописывать задачи, ставить дедлайны и приоритеты, отмечать ответственных и наблюдателей. Примеры таск-менеджеров: Trello, Planfix, Asana, Битрикс24.
Чтобы всем сотрудникам был понятен порядок работы, создайте базу знаний. Она поможет избежать повторяющихся вопросов, а новые сотрудники смогут быстрее вливаться в работу. В базе знаний укажите:
- Режим работы. Важны ли четкие рамки рабочего дня, или они могут быть плавающими. В течение какого времени нужно отвечать на вопросы. Надо быть на связи в течение всего дня, или важно только соблюдение дедлайнов.
- Список сотрудников. Должности и обязанности каждого сотрудника. К кому с какими вопросами можно обращаться. Иерархия сотрудников.
- Описание процессов. Чек-листы типовых процессов. Ответственные на каждом этапе.
- Шаблон по оформлению задач. Что указывать при постановке задачи. Как составлять описание. Кого обязательно указывать в ответственных и наблюдателях. Как рассчитывать дедлайны.
- Порядок выполнения задач. Планы для типовых задач. Какие инструменты использовать. Как отчитываться по окончании работ.
- Шаблоны необходимых документов. Отчеты. Заявления о больничных и отпусках. Скрипты по работе с клиентами. Шаблоны деловых писем.
При формировании базы знаний учитывайте мнения сотрудников и состав команды. Например, если в вашей команде работают люди из разных часовых поясов, им может быть сложно находиться онлайн в одно и то же время. В дальнейшем база знаний может пополняться — отмечайте, какие вопросы возникают у сотрудников чаще всего или проводите опросы, и на основе этого добавляйте новые разделы.
Некоторые таск-менеджеры — например, Битрикс24 — поддерживают создание базы знаний. Но ее можно оформить и с помощью других инструментов — например, Notion или просто создать папку с документами на Google Диске.
Что касается шаблонов и порядка выполнения задач — если компания большая, то они могут быть разными для каждого отдела, так как механика работы в отделах может отличаться.
Коммуникация
Общение на удаленке грозит превратиться в неструктурированный обмен сообщениями в мессенджерах, долгие непродуктивные созвоны и вечное ожидание ответа от коллег.
Чтобы сделать коммуникацию слаженной и эффективной, разработайте правила.
Для мессенджеров:
- Общий чат — только для общих вопросов. Для общения по конкретным задачам или процессам используйте групповые чаты, чтобы не отвлекать остальных коллег.
- Сообщения должны быть краткими и по сути. Флуд не разрешается.
- Отвечать на сообщения в рабочее время нужно в течение двух часов.
- Обращаясь к конкретному коллеге, не просто пишите имя, а тегайте его в сообщении.
- Обозначьте вопросы, о которых обязательно нужно сообщать в чате, например: о постановке или выполнении задачи, об отсутствии на рабочем месте, о принятии нового сотрудника.
Для созвонов:
- Составьте график созвонов и следуйте ему (например, в начале недели и в конце).
- Перед созвоном рассылайте коллегам сообщения с планом обсуждения, чтобы они могли подготовиться.
- Регламентируйте время звонков (например, не более часа).
- Если требуется созвониться вне графика, заранее сообщите о теме звонка и постарайтесь потратить на него не более 15 минут.
- После созвона отправляйте всем участникам краткое резюме.
Помните, что созвоны очень отвлекают от рабочих задач, поэтому не стоит ими злоупотреблять. Например, совершенно необязательно созваниваться каждый день, чтобы просто проконтролировать этапы выполнения задач. Или назначать звонок, чтобы выяснить что-то несрочное и несущественное. Оставьте созвоны для обязательных еженедельных собраний, когда важно всеобщее одновременное участие, и для срочных вопросов.
Для остальных задач лучше подойдет текстовая коммуникация. Она не будет отвлекать коллег от текущих задач, и они смогут ответить в удобное время, не теряя продуктивность из-за того, что отвлеклись. Учитесь и учите коллег выражать свои мысли в тексте — кратко, емко и лаконично.
Для писем:
Электронная почта сейчас используется довольно редко — в основном, для отправки документов и деловой коммуникации с клиентом. Но правила здесь тоже есть.
- Определите, в каких случаях вы обязательно используете почту.
- Утвердите шаблон для внутрикомандной переписки — что должно быть в теме и содержании письма.
- При отправке важных и срочных документов дополнительно напишите адресату в мессенджере.
Пара слов по поводу использования популярных мессенджеров Telergam или WhatsApp для рабочего общения. В небольших компаниях это удобно — не надо скачивать отдельное приложение для рабочего общения, и все нужные чаты всегда находятся под рукой. Но в крупных компаниях с обилием команд и процессов это может стать проблемой — можно запутаться в своих чатах или устать от постоянных уведомлений в любое время дня и ночи. В таком случае лучше выделить специальный канал связи для рабочих вопросов, который можно будет просто отключить в конце рабочего дня.
В любом случае, какой бы канал вы ни выбрали, придерживайтесь правил экологичного общения: не пишите сотрудникам в нерабочее время, а если такая необходимость все же возникла (например, вы не хотите забыть важный инсайт), отправьте сообщение бесшумно или выберите отложенную доставку. Некоторые мессенджеры (например, Telegram) имеют такие функции.
Тимбилдинг
Значительный недостаток удаленки в том, что члены команды ассоциируются у нас не с живыми людьми, а лишь со строчками в рабочем чате или голосами во время созвона. Так гораздо сложнее строить прочные внутрикомандные отношения и сохранять вовлеченность в проект. Поэтому настоятельно рекомендуем проводить для сотрудников внерабочие мероприятия.
Если вся команда находится в одном городе или хотя бы регионе, лучше собрать ее на офлайн-тимбилдинг. Там можно познакомиться со всеми сотрудниками и провести время в неформальной обстановке.
В онлайн-тимбилдинг могут включиться члены команды из всех регионов. Вот несколько идей для такого мероприятия:
- Тимбилдинг-кофе. Самый простой вариант: все сотрудники подключаются по видеосвязи, пьют чай или кофе, знакомятся и общаются на неформальные темы. Можно выбрать определенную тему для беседы, например, поговорить об увлечениях каждого.
- Челлендж. Подойдет для сотрудников, которые «на одной волне». Челленджем может быть чтение определенной книги или просмотр сериала, а затем его последующее общее обсуждение. Можно устраивать спортивные или кулинарные челленджи.
- Мастер-класс. Все, как на обычном мастер-классе — ведущий показывает, а участники повторяют. Только в онлайне. Можно устроить мастер-класс по приготовлению блюда, декору для дома или смешиванию коктейлей. Позаботьтесь только о том, чтобы все расходники были легко доступны для участников.
- Вебинар. Можно пригласить специалиста, чтобы он провел интересный вебинар для сотрудников — например, по продуктивности, скорочтению, психологической разгрузке. Затем можно вместе обсудить впечатления.
- Игры. Веселые командные игры — например, «Элиас» или «Крокодил» можно проводить в онлайн-формате.
Тимбилдинги приносят очень большую пользу внутрикомандному общению. Когда сотрудники знают друг друга, они активнее коммуницируют и лучше включаются в командную деятельность.
Как еще можно улучшить коммуникацию между коллегами:
- Создайте чат-флудилку, где можно будет шутить, обмениваться мемами и делиться личными новостями.
- Организуйте постоянно работающую Zoom-комнату, куда сотрудники могут присоединяться во время обеда или перерыва, чтобы пообщаться.
- Перед началом или в конце созвона уделяйте пару минут, чтобы узнать, как дела у команды, что интересного произошло в их жизни.
- Собирайте обратную связь о работе в команде — например, через Google Формы. Позаботьтесь, чтобы это было анонимно.
Для большой команды можно ввести вакансию внутреннего менеджера (аналога офис-менеджера), задачи которого: подбирать плейлист в начале каждого дня, составлять подборку фильмов на выходные, организовывать онлайн-тимбилдинги, проводить среди сотрудников конкурсы и т. д.
Как руководителю организовать свою работу
На руководителя ложится большая стрессовая нагрузка, ведь организовать эффективную работу на удаленке намного сложнее, чем в офисе. Чтобы не выгореть и всегда быть продуктивным, нужно обратить внимание и на свои потребности.
Обозначьте рабочие часы
Часто сотрудники или клиенты считают, что руководитель должен работать 24/7, и поэтому ему можно писать в любое время. Но так вы быстро выгорите. Обозначьте команде и клиентам, что вы не на связи по вечерам и в выходные. Настройте автоответчик на рабочей почте и в мессенджерах, ставьте статус «Недоступен» в таск-менеджерах. Если вы работаете над важным проектом, по которому в любое время могут появиться вопросы, оставьте один канал для срочных вопросов.
Делегируйте
На удаленке вам может показаться, что вы не контролируете ситуацию. Отсюда возникает желание вмешиваться во все процессы и участвовать даже в мелких задачах. Работать в удаленной команде — и так непростая задача, которая требует от сотрудников сосредоточенности, поэтому ваш микроменеджмент будет им только мешать.
Делегируйте мелкие управленческие вопросы тимлидам или ответственным за проект лицам. Например, на промежуточные совещания по проекту команда может собираться и без вас, а вам презентовать уже готовые результаты. Следите не за процессом работы, а за финальными показателями, и вмешивайтесь, только если увидите серьезные проблемы.
Планируйте
Руководители часто выгорают, потому что постоянно заняты текучкой — пока они работают над одной задачей, сотрудники пишут им по поводу другой, а в почту ломятся клиенты со срочными вопросами. Нужно успевать решать стратегические вопросы и планировать будущее развитие, но на это не остается ни времени, ни сил.
Чтобы этого избежать, разделите рабочий день на несколько блоков. Например, они могут быть такими:
- Проверка почты и мессенджеров;
- Коммуникация с командой и проверка результатов;
- Работа над задачами проекта;
- Работа с документами;
- Общение с клиентами;
- Аналитика результатов и работа над стратегией;
- Отчеты.
Определите рабочие часы для каждого блока. Если вам важно, чтобы вас не отвлекали во время задач, обозначьте «приемные часы», во время которых вы доступны для общения.
Ведите записи
В офисе коммуникация происходит намного быстрее — можно подойти к тимлиду и уточнить у него нужные данные или вкинуть важное дополнение к задаче. А если вы забыли о чем-то, что обещали команде, сотрудники поймают вас в коридоре или на кухне и напомнят.
На удаленке мелкие вопросы могут вылететь из головы, и чтобы что-то еще раз уточнить, придется дергать команду и ждать ответа. Чтобы этого избежать, возьмите за правило сразу записывать любую полученную информацию или возникшие вопросы. Ведите записи в любом удобном формате — в заметках на телефоне, в «Блокноте» на компьютере, в отдельной программе или в традиционном ежедневнике.
И в заключение
Главное в организации удаленной команды — планирование. Определите регламент работы, создайте базу знаний, выделите инструменты для коммуникации и ведите фиксацию всех действий — так деятельность всей команды будет приведена к общему знаменателю. И главное, помните, что удаленная команда — это не просто строчки в чате, а живые люди, с которыми нужно строить отношения и налаживать коммуникацию. Так вы организуете замотивированный коллектив, который будет радовать вас своей продуктивностью.
Правильные советы даете. Так же руководитель должен понимать, так как это удаленная работа сотрудник будет постоянно отвлекаться, ну или как вы сказали, заниматься домашними делами, но это надо принять и понять (если это в пределах разумного, например, не ответил в течении 5-10 мин на сообщение и т.д.)
Удаленка - это же все равно выгодно и удобно для многих сфер бизнеса.
Планирование - контроль - оплата.
Обучение - проверка знаний, навыков - изменение грейда исполнителя.