Как сделать корпоратив лучше, чем в IT-компании

HR-менеджеры есть двух типов – которые любят праздники и которые ненавидят. Не любят обычно те, которые эти мероприятия организовывают, а ведь праздников в течение года много, особенно, в IT-компаниях, у них и барбекю на крыше по пятницам, и заграничные ивенты четырежды в год.

Бывает, ты только-только один ивент организовал, еще не успел выдохнуть, не успел людей снова полюбить, а уже пора о следующем событии думать. В этой статье научимся не только к ним спокойно относиться (не к IT-компаниям, а к ивентам), но и наслаждаться организованными праздниками вместе с коллегами.

Кто угодно в компании может организовывать мероприятия – и ивент-менеджер, и HR, и PR, и директор, и офис-менеджер, подставьте любую (свою) должность. Не завидую, конечно, если вы совсем сами весь ивент делаете, но если пару раз организуете мероприятие на 70+ человек, то скоро сможете быть ивент-менеджером.

Так что, поговорим о том, как сделать праздник крутым вне зависимости от опыта организации. Как не разориться, максимально избежать все подводные камни, и даже не поседеть. Да, я имею в виду – как вообще не нервничать, делая ивент, такое редко, но все же бывает! А бонусом к статье будут варианты проведения корпоративов для больших и маленьких компаний.

Даже если вы проводите все самостоятельно, вот этими самыми руками, с минимумом подрядчиков, то все равно стоит сразу прописать все условия (и согласовать с тем, кто за все это платит, чтоб не было сюрпризов). А если вы нанимаете ивент-агентство, то когда позвоните им первый раз, оно вам столько вопросов задаст, можно подумать, будто шериф расследует убийство, а вы главный подозреваемый. Ну что ж, подготовьтесь и возьмите заранее интервью сами у себя или у своего начальства, ведь оно же и есть основной заказчик. Что основное вам нужно знать:

Не только, когда хотелось бы провести, но и возможен ли запасной вариант по самой дате и по времени проведения (день, вечер, будни, выходной), тогда намного больше вероятности, что у вас все задуманное случится. А то бывает, шеф непременно хочет, чтобы в квесте Форте Боярд с вашей командой карлик бегал, а у карлика в этот день личные планы.

Считая количество людей, заказывайте все с запасом, голодные и трезвые коллеги намного опаснее сытых и веселых, но будьте готовы к тому, что кто-то не сможет прийти - командировка, заболели, праздники не любят, и обязательно продумайте заранее, как передать им новогодние подарки до Нового года

Сейчас модно на корпоративы приглашать +1, особенно в IT-компаниях, или делать семейные праздники, утренники деткам, летом – Family Picnic, но если вы такое себе регулярно позволить не сможете, то лучше и не начинайте, потом все время будут просить. Особенно - взять супругу за границу, потому что она не доверяет “этим вот вашим пьянкам”.

Чтобы определить его составляющие, для этого нужно ответить на три вопроса:

- Чего хотели бы коллеги?

- Чего хотел бы главный заказчик?

- Чего бы вам хотелось, как главному организатору?

Подсказка: люди в большинстве своем обычно хотят или расслабиться и забыться, или вдоволь повеселиться и оторваться, но тут важно понимать, какой у них в это время года общий настрой. Заказчик обычно хочет всех сплотить и замотивировать на командную работу, а вы, наверняка, хотите, чтобы все были довольны, но при этом, не умереть тут же, под елочкой.

Реальная или гипотетически существующая? Если первая, то какие в ней есть условия, а если вторая, то какие к ней есть требования. Метраж, входная, простите, группа, наличие бара, своего или местного, ресторан или только пространство – зал, куда вы пригласите кейтеринг, какой стиль – лофт или дворец, с каким оборудованием, подумайте также, как гости будут туда добираться (чтобы не пришлось арендовать автобусы, которые сделают стоимость в целом дешевой площадки ну очень дорогой).

Если вы празднуете в родном офисе, то стоит его чуть видоизменить, чтобы создать соответствующее настроение, паутины там добавить, пятен крови, или цветные воздушные шарики на входе, здесь все зависит не от бюджета, а от креативности украшающих. Один год мы раздали сотрудникам баллончики с искусственным снегом и они разрисовали все окна как профессиональные художники, особенно, отличилась бухгалтерия – скрытые таланты не только в караоке! Если нет бюджета на оформление зала, правильное настроение могут создать приглашения или буклеты, актеры на входе, например, мимы и французская музыка, простейший на 2-3 цвета грим для гостей, допустим, индейцы разных племен наносят боевой раскрас, недорогие заколки-цветы в волосы и леи на шею для гавайской вечеринки – этого вполне может быть уже достаточно.

Сцена, звук, свет, проектор, микрофоны, стойки для них, нужен ли звуковик, световик, микшер, саундчек, двухполосная колонка, беклайн и другие страшные слова. Здесь я бы снова порекомендовала вам не нервничать, а попросить у артистов их райдер (список технических и прочих требований) и переслать его ивент-агентству или площадке. Чтобы профессионалы говорили с профессионалами.

Тут все просто и примерно одинаково по условиям у всех компаний. Неважно, это агентство, делающее ивент под ключ, или только кейтеринг – есть предоплата 50% и есть вторая оплата, как ни странно, но она может быть уже больше 50%, если в течение процесса подготовки вы выбрали больше опций и услуг. Вторая оплата в сфере услуг обычно тоже производится в день мероприятия, а вот людям – хостесс, актеры, музыканты, певцы, лучше платить гонорар после выступления. Если этим вопросом занимается агентство, то вы вообще об этом не думаете, у агентства всегда со всеми подрядчиками есть договора и рычаги воздействия на случай, если кто-то что-то вдруг недовыполнит.

Реальная или гипотетически существующая? Если первая, то какие в ней есть условия, а если вторая, то какие к ней есть требования. Метраж, входная, простите, группа, наличие бара, своего или местного, ресторан или только пространство – зал, куда вы пригласите кейтеринг, какой стиль – лофт или дворец, с каким оборудованием, подумайте также, как гости будут туда добираться (чтобы не пришлось арендовать автобусы, которые сделают стоимость в целом дешевой площадки ну очень дорогой).

Конечно, всегда стоит начинать подготовку к празднику заранее. Но даже если вы уже чуть запоздали, Москва - город большой, хорошее агентство найдет для вас и дату, и локацию, и вариант проведения события в соответствии с запросом.

Вариантов поиска подрядчиков не очень-то много: рекомендации, интернет и рекомендации в интернете. Например, в FB сейчас достаточно написать: «Порекомендуйте агентство» и вас закидают контактами, лучше б скидками закидали, конечно.

Унать точно заранее, как вам будет работаться с конкретным агентством – невозможно, это как забронировать по фотографиям номер в отеле на Booking, а по приезду столкнуться с реальностью. Но есть и хорошая новость, иногда реальность превосходит все ваши ожидания! Потому отзывы “Вы сделали все намного лучше, чем мы представляли себе!” - это гарантия качественного и проактивного агентства, которое не только выполнит все прихоти заказчика, но и предложит свои варианты, как сделать праздник еще ярче.

Помните, что выбор за вами и вы можете на каждый ваш ивент менять подрядчика, до первых оплат менять свое мнение (после тоже, но уже за деньги), давать разные задачи разным подрядчикам, в общем, разделять и властвовать. Итак, составляете список претендентов, звоните и говорите, чего изволите. Чем вы больше расскажете, см. пункт 1, тем будет проще впоследствии. Рекомендую давать всем одинаковые вводные данные, чтобы, когда вам пришлют информацию, вы могли сравнить не только цены, но и соответствие вашим требованиям. Потому что как бы ни хотелось мне на кулинарный мастер-класс заказать клиенту красивые серые фартуки, заказчик хочет бордовые, ну и хорошо, кто платит, того и гуляют. Итак, вы даете всю информацию, ставите крайний срок подготовки, будьте милосердны, хоть несколько дней дайте нам. Но увидите заодно, кто быстрее работает и больше заинтересован в вас, как в клиенте.

По ценнику, будьте готовы к тому, что разница в цене за весь ивент у разных подрядчиков может отличаться в несколько раз. Есть агентства, которые сразу говорят, что за их услуги вы платите 10%, а есть те, которые просто выставляют общий ценник, дополнительно накручивая цену на каждый пункт, это может быть значительно больше 10%. Но всегда все зависит от того, что именно вы заказываете. Если вам важно сэкономить, просто называйте свой бюджет и пусть крутятся как могут. Хорошие агентства имеют хорошие связи, скидки у подрядчиков и зачастую включают в тот же бюджет небольшие дополнительные услуги, потому что заботятся о вас. Плохие агентства, зная, что ваш бюджет ограничен, все равно продолжат его наращивать за счет предложения дополнительных опций.

Итак, получив презентации, смотрите:

- соответствие запросам

- реальна ли для вас цена

- подходят ли вам дополнительные опции

- понял ли подрядчик вашу первоначальную идею

- нравится ли вам взаимодействие с этим агентством

Идея мероприятия с подрядчиками такая, что все, что вы отдали им “на откуп”, вы только контролируете, и ничего не делаете сами, и если вам приходится что-то делать, то это плохой подрядчик, да, к сожалению, не все агентства одинаково полезны. В следующий раз возьмете другое и не напишете этим хороший отзыв.

А если вы перфекционист и любите, чтобы все было идеально, то напомним, что не бывает мероприятий без ошибок, без каких-то накладок или неожиданностей, но в случае работы с хорошими подрядчиками вы и ваши гости эти накладки даже не заметите. Например, у нас в агентстве DozoR был корпоратив в Греции, с пенной вечеринкой, которая должна была бы быть на улице, на траве, но был прохладный вечер, мы быстро переместили пенную машину и диджея внутрь, в спа-центр, где все танцевали в купальниках, фотографировались и кидались пеной прямо в бассейнах, а снаружи на траве был бар, коктейли, тусовались и общались все те, кто не захотел купаться. Все вышло еще лучше, чем по первоначальному плану.

Здесь вам, как организатору, рекомендуется сделать три важных вещи:

Запустите короткую анкету с вопросами: насколько участникам понравилось по 10-балльной шкале – угощение, музыка, оформление, квест, и т.д. по всем пунктам, которые вы сделали. Обязательно оставьте открытую форму для рекомендаций и пожеланий, вы узнаете много интересного*. А также будете знать, развиваетесь ли вы как организатор, делая следующие ивенты и получая новые отзывы.

Тоже популярное в IT-компаниях действие. Если вы делали ивент вместе с кем-то, то обязательно проговорите результат, дав возможность высказаться всем членам вашей команды, ответив на простые вопросы: Что было хорошо? Что в следующий раз я бы сделал по-другому? И поблагодарите их за то, что именно они сделали в составе команды организаторов.

Когда у вас на руках будут фото и видео с ивента, обязательно разошлите их гостям вашего мероприятия, пусть они еще раз вспомнят этот праздник и улыбнутся.

Иногда выбрать подрядчиков – сложнее, чем организовать ивент самим, но, однажды почувствовав вкус шампанского и тарталеток с лососем, играя в квест и поднимая командный дух, или танцуя на концерте до упаду вместе с вашими коллегами, вы поймете, зачем же вам нужно было агентство - чтобы этот праздник был и для вас тоже. Еще понятнее это становится, если вы уходите с вечеринки, когда вам захотелось, счастливыми и с подарками, а не контролируете уборку или отвозите оставшийся алкоголь в ваш офис (потому что все это тоже сделает за вас агентство), а после вы находите себя на фото и видео радостными, танцующими и веселящимися.

Может вы и полюбите, наконец, все праздники, ведь их так много, а как только можно будет выдохнуть после Нового Года, начнутся 23 февраля, 8 марта, день Бухгалтера, день Программиста, день “Еще-кого-то-важного” и все завертится снова. А вы уже знаете, что тоже можете отдохнуть и попраздновать со всеми ;)

Благодарю за внимание! Обещанный бонус к этой статье – идеи и варианты корпоративов.