Деловая переписка в мессенджерах

Если вы или вам пишут по работе в мессенджеры в нерабочее время, то эта статья для вас

Мессенджеры глубоко проникли в нашу жизнь и почти полностью вытеснили собой переписку в электронной почте. Оно и понятно, ведь скорость ответа в мессенджере обычно выше, а так же можно узнать прочитал ли сообщение человек, когда он в последний раз заходил туда и вообще это удобней.

Но проблема в том, что мессенджер, в отличии от рабочей почты, это личное пространство человека. Если почту он может не открывать на выходных или в принципе целенаправленно не устанавливать на телефон, то с мессенджерами так не поступишь.

Сейчас крайне часто можно встретить ситуацию, когда в час ночи тебе "по работе" напишет человек. Зачастую, это делает незнакомый человек, который обращается к тебе за помощью по рабочим вопросам. Стоит ли говорить о том, что начинать сотрудничество с таким человеком не хочется "сразу"?
Если вы фрилансер, то вы точно были в такой ситуации..

Прежде, чем приступить к написанию этой статьи, я сделал небольшой опрос среди своих знакомых, которые ведут деловые переписки в мессенджерах. И теперь, когда я разобрался в том, с чем обычно связано неэтичное использование мессенджеров, как инструмента рабочей переписки, и как к этому относятся те, кто пишет в нерабочее время и те, кому пишут в рабочее время, я подготовил, на первый взгляд, очевидный guide по корректному использованию встроенных функций мессенджеров, которые позволят избежать негатива в деловой переписке в соц.сетях.

А так же, мне хотелось иметь какую-то ссылку, которую можно отправлять людям на сообщения, присланные после 21:00

Что же, давайте разбираться в причинах и следствии

Как показал мой небольшой опрос, люди пишут в нерабочее время по нескольким причинам:

Важно помнить, что если вы в работе "жаворонок" или "сова", то совсем не значит, что ваш собеседник имеет такие же биологические часы работы, как и вы. Плюс вы легко можете быть в разных часовых поясах. Исходя из этого, есть несколько советов, которые позволят выполнить поставленную задачу, избежав негатива:

1. Если у вас действительно срочный вопрос, то как показал мой опрос, лучше позвонить.

Во-первых, вы скорее получите ответ. Во-вторых, в разговоре есть интонация и задействовано чуть больше способов передачи и принятия информации, и соответственно, человек сможет понять, что вы крайне не хотели отвлекать его в выходной, но ситуация вынудила. Да и в устной коммуникации лояльность собеседников обычно выше, чем в переписке. Думаю, что крайне маловероятно, что вы осмелитесь позвонить человеку в час ночи. Какое-то воспитание же всё-таки присутствует. Поэтому многие пишут, думая, что это менее болезненно. Но:

2. Если вам важно сегодня закончить СВОИ дела, неважно когда вам ответят.

Я сам отношу себя к числу трудоголиков, которые стремятся к тому, чтобы к концу запланированного рабочего времени омут задач был максимально пуст. Но когда два таких трудоголика встречаются в переписке, то есть вероятность, что рабочий процесс не закончится.

Во время зимовки на Бали у меня был случай, когда я переписывался по работе с человеком до 00 часов (по Москве как раз было 19 часов вечера). Дальше я со спокойной душой пошел спать, а когда проснулся в 7 утра, то увидел, что на мои сообщения пришел ответ 20 минут назад (в Москве было около 02 часов ночи). Я по неопытности ответил и, тем самым, погрузил себя в работу еще на несколько часов.

Таким людям я крайне рекомендую использовать в качестве рабочего мессенджера Telegram, так как у него чуть побольше функций, чем у WhatsUp, и есть прекрасная возможность отправить отложенное сообщение.

Работает это как на телефоне, так и на десктопе. Достаточно или зажать кнопку отправки (на телефоне), или кликнуть по ней правой кнопкой (на компьютере) и указать дату и время отправки.

Таким образом вы разгребете все свои дела, а человек получит сообщение тогда, когда вы укажите. WIN-WIN!

3. Когда важно, чтобы было видно, что нужно СЕЙЧАС, а когда ответят - неважно.

Вообще, конечно, выглядит причина больше надуманной, ведь если неважно когда поступит ответ, то, наверное, не очень важно когда это было нужно. Какие-то заигрывания с ответственностью человека, вы хотите сразу поставить его в неприятную ситуацию, в которой он выглядит безответственным. Но, раз не один человек мне написал такую причину, то разбираемся как поступить здесь.

Берем тот же Telegram и используем функцию "отправка сообщения без звука". Так человек увидит, что вы хоть и написали по работе среди ночи, но отнеслись к его сну с уважением (в уведомлении будет указан специальный значок, что сообщение пришло без звука).

Во-первых, это вежливо и уважительно.

Во-вторых, опять-таки перекладывая ситуацию на себя, я крайне ответственный человек, и если засыпая я услышу звук уведомления, то очень вероятно, что я его прочитаю. В 90% случаев я пойму, что вопрос легко ждет утра и не отвечу, но настроение будет испорчено, ровно как и ухудшится моё отношение к отправителю.

Кстати, это крайне применимо для владельцев каналов в телеграме, кто считает крайне жизненно необходимым поделиться каким-нибудь мемасиком в 4:32.

Почти все те, кому пишут по работе в нерабочее время недовольны этим фактом. Но интересно, что недовольны они по-разным причинам:

Обычно я сам нахожусь на стороне тех, кому пишут в нерабочее время. И разделяю негодование коллег. Причем долгое время я считал, что это нормально, что если я фрилансер, то я должен быть доступен в любое удобное заказчику время. Но спустя 2 года работы в таком режиме, моё мнение изменилось. Поэтому если вы считаете, что работать 24/7 это нормально, то вы или работаете в сфере организации мероприятий, или просто еще находитесь в зоне терпения.

1. Если срочно - звоните.

Как мы видим, это нормально воспринимается и исполнителями. Думаю, что даже лучше, чем 10 непрочитанных сообщений, из которых не всегда можно понять причину срочности и не ответить на них.

2. Можно забыть ответить, так как сообщение затеряется.

Иногда даже за полчаса рабочее сообщение может затеряться в куче замьюченых каналах, рабочих и не очень переписках. Что с ним может произойти за выходные - страшно представить, так далеко в переписках еще никто не листал.

Обычно мессенджер людей в моём окружении выглядит примерно так, как на картинке, где перед многоточием минимум еще 2-3 цифры. А без красненького кружочка логотип можно уже и не узнать.

Поэтому уже во всех мессенджерах есть функции, которые перекочевали туда из почтовых сервисов. А именно:

Я всегда пользовался функцией "пометить сообщение непрочитанным", как task-трекингом. Если сообщение не прочитано, значит его нужно обработать. Это есть в любом мессенджере, причем как на телефоне, так и на его веб-версии:

Раньше этого хватало, но со временем количество непрочитанных сообщений росло и найти и вспомнить о том, что у тебя есть неотработанная задача с выходных - крайне трудно. Поэтому действительно важные задачи, которые приходят на выходных, но требуют выполнения в будни я закрепляю наверху, чтобы точно их не пропустить:

3. Специально не отвечаю на сообщения в нерабочее время, со временем мне перестают писать в нерабочее время.

Какой-то воспитательный процесс, который, как показала практика, не всегда работает.

Также я встречал случаи, когда человек, который написал сообщения, видел, что собеседник "онлайн", прочитал сообщения, но не отвечает на них. Вызывало это только раздражение и новые сообщения.

Поэтому, если всё-таки вы избрали этот метод, то рекомендую зайти в настройки мессенджера и настроить приватность таким образом, чтобы не выступать раздражителем: пускай люди не видят время вашей последней активности и отметку "прочитано" у сообщений.

Такие настройки есть в каждом мессенджере.

4. Я не штатный сотрудник, чтобы быть на связи 24/7. У меня есть и другие проекты.

На самом деле, часто люди сами загоняют себя в замкнутый круг. Одни испытывают негатив от того, что им пишут каждые 20 минут "ау", "есть новости?", другие не понимают почему нельзя ответить, это же занимает пару секунд.

В данном случае я советую объяснять очевидные для вас вещи, так как другим людям они могут быть не так очевидны, как кажется.

Например, если вы сразу ответите, что сможете приступить к данной задаче через пару часов, так как сейчас заняты другим проектом, то человек поймет, если вы не обсуждали обратного (например, высокий SLA по задачам от этого клиента).

Уверяю вас, никто кроме вас не знает вашу загрузку, и не всегда очевидно, что вы заняты.

Я очень надеюсь, что если вы не постеснялись узнать себя в этой статье, то вы воспользуетесь некоторыми моими советами. Звук push-уведомления такое же проникновение в жизнь человека, как и звонок.

И если современные технологии позволили нам обратиться к абсолютно любому человеку, то это не должно значить, что этим нужно злоупотреблять. Давайте использовать негласный этикет деловой переписки в мессенджерах.

P.S. Надеюсь не стоит объяснять, что ваши голосовые сообщения бесят так же, как и сообщения, написанные

по

одному

слову