15 шагов к автоматизации HR-процессов
HR-процессы сложно представить без автоматизации. Системы управления персоналом используются компаниями во всех сферах управления кадрами: рекрутинг, адаптация, обучение и развитие сотрудников, управление талантами и кадровым резервом, компенсации и льготы, расходы на персонал, а также HR-аналитика, поддерживающая процессы принятия решений. Они позволяют компаниям гибко и при этом централизованно организовывать кадровые процессы и увеличивать продуктивность функциональных подразделений.
К выбору программного продукта для цифровизации HR-задач следует подходить со всей серьезностью: он должен не только отвечать потребностям компании и запросам функциональных специалистов, важна подготовка всего проекта автоматизации – от формирования команды до обучения сотрудников и сопровождения установленного ПО.
Жизненный цикл проекта автоматизации
Для построения системы кадрового управления прежде необходимо ликвидировать «хаос»:
Формализовать цели и задачи в сфере управления персоналом и определить их взаимосвязь с целями и задачами бизнеса в целом.
- Определить HR -процессы, которые обеспечат их достижение и выполнение.
- Разработать метрики, отражающие состояние HR-ресурсов на старте проекта и итоговые показатели.
Описать существующие кадровые бизнес-процессы: определить ответственных, участников, документы и маршруты их движения. Оценить соответствие текущих процессов тем, которые определены как целевые (из пункта 2).
- Обозначить полномочия ответственных специалистов по анализу показателей и принятию управленческих решений по достигаемым результатам.
Когда становится понятно, «как есть» и «как нужно», можно приступать к внутренним организационным процедурам: определять бюджет, формировать команду и выбирать решение:
6. Посмотреть поставщиков решений и выбрать системы, соответствующие первичным требованиям по функциональности. При необходимости организовать процедуры тендерного отбора.
7. Защитить бюджет проекта, опираясь на преимущества предлагаемого решения и анализ предложений на рынке.
8. Сформировать команду проекта. Кроме функциональных заказчиков – представителей бизнеса и HR-специалистов, в ней должны быть методологи и ИТ-эксперты, на плечи которых лягут вопросы сопровождения и обслуживания системы. А еще – сотрудники компании- поставщика выбранного решения для более продуктивного взаимодействия в ходе проекта.
9. Создать и согласовать со всеми заинтересованными сторонами план- график проекта, где будут указаны сроки выполнения работ, исполнители и ответственные лица.
10. Продумать вопросы интеграции выбранного решения в существующий ИТ- ландшафт компании.
Не будем подробно рассматривать этапы внедрения: установка и настройка компонентов системы автоматизации индивидуальны и определяются выбранным решением, методологией его внедрения и объемом самого проекта. Но остановимся на универсальных шагах – на них стоит закладывать время вне зависимости от характеристик решения:
11. Пилот. Большие проекты, требующие серьезных ресурсов, времени и сил, невозможно ввести в эксплуатацию одномоментно. Чаще всего автоматизация идет «по частям»: определенный HR-процесс или HR- задача, работа конкретного подразделения или даже филиала. Обкатка решения на небольшом участке позволяет легче выявить недочеты и устранить их.
12. Обучение пользователей. Именно на этапе чаще всего возникает «бутылочное горлышко» - персонал не готов или не может выделить время на освоение новых возможностей, и даже после установки программ часть сотрудников продолжает выполнять задачи «по старинке». Помощь специалистов, вдминистративный ресурс, план обучения и контроль за ним помогут преодолеть возможное сопротивление.
13. Ввод системы в промышленную эксплуатацию. Сложный период, связанный с ответственностью команды внедрения за результат. Хорошим решением будет заранее забронировать дополнительные часы технической поддержки и сопровождения системы или даже временный аутстаффинг специалистов компании-разработчика на вашу площадку – для помощи на начальных этапах обслуживания системы.
14. Обратная связь от новых пользователей. Не забудьте спросить у сотрудников о впечатлении о работе с новой программой. Всем требуется время для перестройки, поэтому оценить все достоинства выбранного решения можно спустя полгода или даже год.
15. Доработка и расширение возможностей. Старайтесь следить за технологиями, способными ускорить или оптимизировать работу, и вовремя добавлять их в систему.
Теперь можно оценивать результаты по выбранным метрикам – важно понять, решаются ли задачи автоматизации, поставленные изначально.
Внедрение системы автоматизации HR – это гибкий процесс. Внешние условия, среда, основные показатели – не статичны. Периодически нужно проверять, актуальны ли первоначальные цели и достижимы ли показатели, и корректировать или дополнять их при необходимости.