Работа на расстоянии: как компании переводят сотрудников на карантин из-за коронавируса

С распространением эпидемии коронавируса многие работодатели переводят своих сотрудников на удаленный формат. Тем же, кто пока не готов к этому шагу, приходится выполнять предписания правительства: в частности, отменить массовые мероприятия и следить за здоровьем сотрудников. Топ-менеджеры и владельцы российских компаний рассказывают, как им удается продолжать работу в новых условиях, чтобы не снизить эффективность процессов.

Удаленная работа – одно из эффективных решений, используемых сегодня в мире для снижения темпов распространения коронавируса. Облачные решения и позволяют не снижать производительность труда и минимизируют риск заражения сотрудников.

В созданном нами программно-аппаратном комплексе ПРАНА, позволяющем предсказывать аварии в работе подключенного промышленного оборудования, мы еще год назад реализовали функционал распределённого экспертного сообщества. Собрать профессиональных экспертов по различным узлам подключаемого к системе оборудования – газовых и паровых турбин, генераторов, котлов, трансформаторов и так далее в одном месте – история дорогая, как с точки зрения ресурсов, так и времени. Поэтому мы разработали соответствующее распределенное решение, позволяющее экспертам иметь доступ в полном объёме к аналитике и прогнозам системы, к «сырым данным» параметров работы и мнемосхемам оборудования, защищенным коммуникационным каналам между Ситуационным центром и подключенными объектами.

Все это позволило сегодня без малейшего снижения эффективности перейти на распределенную работу нашему персоналу. Решение, которое мы продумывали, как один из способов повышения экономической эффективности использования системы для заказчиков (с возможностью подключениях их собственных экспертов), оказалась еще и, как минимум, одним из наиболее эффективных способов функционирования технического подразделения компании в чрезвычайной ситуации, такой как нынешняя эпидемия коронавируса.

Мы ввели для всех сотрудников свободное посещение. Кто может - работает из дома. Но есть и те, кому комфортнее в офисной обстановке: многие говорят, что дома слишком много соблазнов, вроде того, чтобы полежать на диване или посмотреть сериал, а в офисе продуктивность возрастает в разы. При этом все работники чувствуют себя в безопасности, поскольку мы приняли все меры предосторожности, чтобы не допустить распространения инфекции.

Во-первых, мы отменили все мероприятия (а у нас их очень много) вплоть до 21 апреля: надеемся, что к этому времени ситуация станет намного лучше и мы сможем вернуться к прежнему ритму.

Во-вторых, в начале дня всем сотрудникам измеряют температуру, и если она повышена, отправляют домой. Кроме того, предоставляются максимальные возможности для соблюдения личной гигиены: при входе в офис, в каждом кабинете и в зонах общего пользования стоят дезинфицирующие средства, постоянно проводится влажная уборка и проветривается помещение.

По всей компании мы разослали письма с инструкциями, как обезопасить себя и что делать при первых симптомах заболевания. Если кто-то из сотрудников плохо себя чувствует, он должен остаться дома и вызвать врача: это простое требование здравого смысла, которое мы стараемся соблюдать не только сейчас, но и в любое время.

В остальном эпидемия не повлияла на жизнь компании. Мы интенсивно работаем, смотрим в будущее с оптимизмом и стараемся радовать коллег приятными мелочами: например, с началом эпидемии мы увеличили количество свежих фруктов и других витаминов в офисе.

Наша компания внимательно следит за новостями в связи с пандемией. Мы заранее разрешили свободное посещение офиса и попросили всех сотрудников, посещавших страны в зоне риска, самоизолироваться.

В офисе мы измеряем сотрудникам температуру, есть санитайзеры, кроме того, проводим дезинфекцию помещения. С понедельника дали рекомендации посещать офис только в случае острой необходимости. Если сотрудник решает приехать в офис, то оплачиваем для него корпоративное такси или парковку. Также мы отменили все процессы и встречи требующие большого количества людей в одной комнате. Все необходимые собеседования перевели в онлайн формат.

Главная инструкция, которую мы даем своим сотрудникам — взвешивать риски для себя (мы представляем подборку информации и статей из авторитетных источников) и самостоятельно решать, как действовать. У компании есть приоритет — здоровье свое и близких, но также руководство просит учитывать интересы бизнеса и минимизировать ущерб в текущих процессах. Для этого мы предоставляем всю инфраструктуру для удаленной работы.

Поскольку мы и в обычное время не контролируем посещение офиса, большая часть соответствующих технических возможностей для удаленной работы у нас уже была. Slack, zoom, trello, google docs - наши обычные инструменты для работы. Сотрудники также используют макбуки или беспроводные гарнитуры. Привычные ежедневные ритуалы, такие как статусы у досок, в первый же день были успешно проведены онлайн. Все принятые решения в текущей ситуации базируются на ценностях компании — эволюционные (плавные изменения) и самоуправление. Благодаря общей мотивации (у нас открытый P&L и 30% прибыли распределяется между сотрудниками), мы можем полагаться на здравый смысл и самоорганизацию каждого сотрудника. Например, коллеги уже самостоятельно решили сократить закупку скоропортящейся еды в офис, что позволит покрыть часть непредвиденных затрат.

Мы выполняем рекомендации по сдерживанию эпидемии коронавируса, поэтому команда UiPath в России уже перешла на удаленный режим работы. Для нас этот переход оказался безболезненным – в компании давно цифровизированы многие процессы. Мы все еще проводим личные встречи с клиентами, но соблюдаем меры предосторожности. Если правила ужесточат, то от этого тоже придется отказаться. Встречи, конечно, важны, но их временная отмена для компании не критична.

Работать в дистанционном режиме сегодня не сложно – для этого есть масса удобных инструментов и сервисов, начиная с обычных мессенджеров и заканчивая умными RPA-системами для автоматизации бизнес-процессов. Они помогают управлять командой, отслеживать выполнение задач, мониторить рабочие процессы и автоматически обрабатывать данные.

В UiPath мы разрабатываем роботов, которые помогают снять лишнюю нагрузку с персонала и поручить алгоритмам рутинные задачи. Например, офис компании в Пекине первым начал применять бота для мониторинга здоровья в условиях эпидемии коронавируса. Система ежедневно напоминает сотрудникам заполнить анкету, а затем анализирует полученные данные и составляет итоговые графики. Это удобно для HR-специалистов и позволяет постоянно держать руку на пульсе, не затрачивая много времени.

В целом, сегодня работа на удаленке – это не радикальный шаг. Мелкие проблемы, конечно, возникают, но это нормальный процесс. Еще 10 лет назад последствия глобального карантина привели бы к гораздо более драматичным последствиям. А сегодня компании стали более гибкими. Они понимают, что дистанционная работа – это новая норма. Недавно OwlLabs делали опрос и выяснили, что 56% предприятий уже разрешают сотрудникам работать удаленно. Более того, 16% опрошенных состоят в полностью распределенных командах. Так что это глобальный тренд, который очевидно еще больше усилится после эпидемии.

Руководство нашей компании порекомендовало всем сотрудникам перейти на удаленную работу с 18 марта. Все мы понимаем, что чем меньше людей будет непосредственно контактировать друг с другом, тем меньше будет зараженных и нетрудоспособных сотрудников. А значит — эффективность труда в компании может быть сохранена на прежнем уровне.

Не все сотрудники могут работать удаленно по роду своей деятельности, их поддержка нужна нашим клиентам — мы обязаны обеспечить гарантии должного уровня качества наших сервисов. Таким сотрудникам мы измеряем температуру при помощи бесконтактного градусника, также в офисе раз в неделю работает врач. Аналогичным образом проверяем температуру посетителей офиса — к этому все относятся с пониманием.

Конечно же, мы ограничили поездки за рубеж. В первую очередь, отменены любые деловые поездки в страны риска. Если кто-то все же возвращается из этих стран (например, после отпуска), то они соблюдают карантин в течение двух недель со дня возвращения. Важно соблюдать все правила карантина — не посещать общественные места и минимизировать использование транспорта.

Мы также ограничили поездки внутри страны - пока что до апреля. Если же цель поездки критична и отменить или отложить ее не получается, то в командировку едет минимальное количество сотрудников. В режим онлайн уже переведены все совещания и большое количество встреч, мы также стараемся перенести в онлайн все встречи с клиентами.

Должностные обязанности сотрудников, которые работают удаленно, сохраняются. Продолжительность рабочего дня составляет 8 часов с перерывом на обед, здесь ничего не изменилось. Инструменты для работы — корпоративные ноутбуки и настольные ПК, корпоративное ПО и мессенджеры, плюс Skype. Для устранения любых технических неисправностей на связи остается наша команда техподдержки.

Специально созданная проектная команда постоянно на связи друг с другом и сотрудниками. Два раза в неделю проводятся официальные встречи онлайн. Регулярные коммуникации осуществляются для всех сотрудников и их руководителей. Отдел HR постоянно на связи для консультаций, организовывает вебинары по работе с удаленными командами. Вопросов возникает много: не все сотрудники были готовы работать удаленно с бытовой точки зрения.

Мы уверены, что принятые меры позволяют сохранить высокие бизнес-результаты и общую эффективность работы и мы приложим все усилия к этому.