Как отсутствие четких регламентов ведет к хаосу в компании и как этого избежать?

В современном мире бизнеса, где конкуренция огромная, а требования к эффективности растут с каждым днем, внедрение и соблюдение регламентов становится необходимостью, особенно для компаний, страдающих от хаоса и неорганизованности. Отсутствие четких правил и процессов может привести к потере времени, ресурсов и, в конечном итоге, к утрате доверия клиентов и снижению прибыли.

Меня зовут Кирилл Александров, я основатель кадрового агентства PROнайм, и я каждый день встречаюсь с последствиями от отсутствия этого инструмента в компаниях наших клиентов. В этой статье пишу о том, как регламенты могут помочь компаниям не только выжить, но и процветать.

Представьте себе компанию, где каждый день превращается в борьбу с беспорядком и неопределенностью. Сотрудники не знают, что от них ожидается, процессы не определены, а каждый новый день приносит новые сюрпризы. Такая ситуация приводит к потере времени на поиск необходимой информации, повышенному уровню стресса у сотрудников и невыполнению поставленных целей.

Внедрение четких регламентов поможет компании восстановить порядок и стабильность. Начните с анализа текущих процессов и идентификации областей, где требуется улучшение. Разработайте стандарты и процедуры для каждой ключевой функции компании, включая подбор персонала, обучение, выполнение задач и взаимодействие с клиентами.

Окей, мы поняли, что регламенты нужны и их нужно внедрять. Но! Что же все таки такое регламенты? И для чего конкретно они предназначены?

Регламенты — это формализованные документы, которые описывают стандартизированные процедуры и методы работы в организации. Они предназначены для того, чтобы установить чёткие правила и последовательности действий для выполнения определённых задач или процессов. Регламенты помогают упорядочить работу, обеспечить согласованность действий сотрудников, повысить их эффективность, а также минимизировать возможность ошибок.

Чего мы добьемся с помощью внедрения этих регламентов:

• Стандартизацию процессов: Регламенты гарантируют, что все действия выполняются одинаково, независимо от исполнителя, что особенно важно в больших и распределённых организациях.
• Упрощение обучения: Новым сотрудникам легче адаптироваться, когда чётко определены шаги их работы. Регламенты обеспечивают наличие необходимых инструкций и процедур.
• Улучшение координации: Регламенты помогают синхронизировать работу различных отделов и специалистов внутри компании, обеспечивая бесперебойное взаимодействие и сотрудничество.
• Контроль и оценка производительности: Стандартизированные процессы позволяют легче оценивать эффективность работы сотрудников и вносить корректировки в процессы.

Что важно понимать:
регламенты должны быть понятными, доступными для сотрудников; они должны регулярно пересматриваться на предмет актуализации в соответствии с изменениями в законодательстве, условиями рынка или внутренней стратегией компании.

Как Регламенты помогли компании по производству мебели на заказ.

Компания Глобал-мебель Тюмень столкнулась с проблемой высокой текучки кадров из-за отсутствия структурированных процессов подбора и адаптации новых сотрудников.

В компании не было чётких стандартов отбора резюме, проведения собеседования, тестовых заданий и тестирований на проверку компетенций новых сотрудников, а также не было создано обучающей папки должности, где каждый день последовательно сотрудник изучает все технологию работы в этой компании, сдает экзамен и спокойно приступает к исполнению своих обязанностей.

После внедрения регламентов, включающих:

• чёткие критерии отбора,
• программу обучения, рассчитанную на 5 дней,
• систему наставничества от лица старших сотрудников;

Компания сократила время адаптации новых сотрудников на 70% и снизила текучку кадров на 60%. Просто потому, что они привлекали и делали предложение о работе только тем, кто подходил по аватар сотрудников компании, тем, кто обладал нужным потенциалом к работе в этой компании. Самое важное также, что получилось создать, — это система обучения и адаптации новых сотрудников.

Ушли от ситуации: «Алёна, садитесь рядом с Сашей, смотрите как он работает; вам нужно это всё повторить» и пришли к ситуации: «Алёна, у нас с вами будет 5 дней обучения. Каждый день вы будете узнавать разные технологии, подходы и инструменты работы в нашей компании, каждый день будете задавать вопросы по незнакомым словам и терминам. В конце каждого дня будете сдавать экзамен, чтобы вы на максимум усвоили полученный материал. Каждый элемент работы, который вы будете изучать, вы сразу же будете наблюдать в работе наших коллег, чтобы у вас потихоньку начала формировать нейронная связь и вы понимали на деле, как это использовать и какие могут быть нюансы».

Я вас прекрасно понимаю в желании нанять человека уже с опытом, который придет и будет работать. Поверьте, ни один супер классный специалист не придёт и не начнёт работать правильно, пока вы его не обучите работать в вашей компании, пока не передадите ему необходимый опыт. Иначе он будет приходить к успешному опыту через большое количество ошибок.

• Анализ текущего состояния: Прежде чем приступить к разработке регламентов, необходимо тщательно изучить текущие процессы и идентифицировать области, требующие улучшения. Это поможет определить приоритетные направления и сосредоточить усилия на наиболее важных аспектах бизнеса.
  Пример: Каждый раз менеджеры в отделе продаж жалуются на клиентов о том, что те соглашаются на встречу и не доходят до нее. Очень явная проблема. Поэтому здесь нужно составить регламент подтверждения встречи: за 2 дня, за сутки, и в день встречи, чтобы повысить % доходности клиентов до встречи.
  Обычно конверсия вырастает от 30 до 60%.
• Вовлечение персонала: Важно включить в процесс разработки регламентов не только руководителей, но и сотрудников, которые непосредственно занимаются выполнением задач. Их опыт и знания могут быть ценным источником информации при определении эффективных методов работы.
  Каждый сотрудник должен понимать, что регламент призван не для того, чтобы усложнить их жизнь, а наоборот — улучшить, и что от него есть большой толк.
• Разработка стандартов и процедур: На основе анализа текущего состояния компании разработайте четкие и понятные стандарты и процедуры для каждой ключевой функции. Обеспечьте их доступность и понятность для всех сотрудников, чтобы убедиться, что они могут легко следовать установленным правилам.
  Здесь очень важно прописать пошаговый алгоритм успешного действия, которое нужно делать, чтобы добиться нужного результата от выполнения той или иной задачи
• Обучение и внедрение: Проведите обучение сотрудников по новым регламентам и убедитесь, что они полностью понимают и принимают их. Обеспечьте возможность задавать вопросы и обсуждать возникающие трудности, чтобы гарантировать успешную реализацию изменений.
  Здесь нужно обязательно добиться согласия и повторения от сотрудников:
  - для чего нужен регламент
  - почему мы его создали
  - что он помогает или исправляет в нашей работе
  - что конкретно нужно делать
  Если не пройти через эти этапы, скорее всего, сотрудники будут делать что-то другое.
• Мониторинг и улучшение: После внедрения регламентов регулярно отслеживайте их эффективность и результативность. Анализируйте данные, собранные в процессе мониторинга, и вносите необходимые коррективы для улучшения процессов и достижения поставленных целей.

Как сказал Владимир Тарасов в своей книге «Технология жизни. Книга для героев» — сначала мы выбираем путь, а потом путь выбирает нас.

Важность и результат мы увидим только тогда, когда начнем их внедрять постепенно в свою работу. Здесь хочу разобрать некоторые преимущества от внедрения регламентов в деятельность компании.

• Повышение эффективности и продуктивности
  Регламенты минимизируют время, затрачиваемое на выполнение рутинных задач, за счёт чёткой последовательности действий. Это помогает сотрудникам быстрее достигать результатов, снижая затраты времени на выполнение процедур.
• Унификация процессов
  Стандартизация рабочих процессов обеспечивает одинаковый подход к выполнению задач, что важно для поддержания качества и однородности работы в условиях, когда задействовано много сотрудников и подразделений.
• Снижение риска ошибок
  Понятные и точно описанные шаги в регламентах помогают предотвратить ошибки и недоразумения, которые могут возникнуть из-за неправильного толкования задач или процедур.
• Облегчение процесса обучения новых сотрудников
  Регламенты действуют как подробные инструкции, которые ускоряют процесс ввода новых сотрудников в курс дела. Это позволяет новым членам команды быстрее стать продуктивными.
• Обеспечение соблюдения законодательства и стандартов
  Регламенты помогают гарантировать, что деятельность компании соответствует применимым законам и стандартам, что особенно важно в регулируемых отраслях.
• Улучшение координации между отделами
  Регламенты способствуют более эффективному взаимодействию между различными подразделениями компании, обеспечивая плавное взаимодействие и быструю передачу информации.
• Поддержка принятия решений и управления
  Регламенты обеспечивают руководству компании чёткое представление о рабочих процессах и ресурсах, что способствует более осмысленному и обоснованному принятию управленческих решений.
• Повышение удовлетворенности клиентов
  Благодаря стандартизации процессов и повышению качества работы снижается вероятность ошибок и задержек, что напрямую влияет на удовлетворенность клиентов.
• Гибкость и масштабируемость
  Стандартизированные процессы легче адаптировать под изменения в бизнес-среде и масштабировать в условиях роста компании.
• Создание ценности для бизнеса
  Компании с хорошо регламентированными процессами часто воспринимаются как более надежные и профессиональные, что улучшает их рыночную репутацию и способствует привлечению инвестиций или партнёров.

Внедрение регламентов требует времени и усилий, однако оно окупается за счёт повышения общей эффективности, снижения затрат и улучшения качества работы на всех уровнях организации.

Регламенты — это не просто набор правил и инструкций, это стратегический инструмент, который может помочь компании достичь своих целей и удержать конкурентное преимущество на рынке.

Внедрение регламентов требует времени и усилий, но оно стоит того, потому что в конечном итоге помогает улучшить производительность, повысить качество обслуживания, и обеспечить стабильность и рост бизнеса.

Пожалуйста!

Полезные ссылки:

Мой ТГ-канал — здесь делюсь только самыми лучшими технологиями и инструментами.

Мой ютуб канал о подборе персонала, формировании и управлении командой.

13 полезных файлов по найму руководителя в отдел продаж

Сайт кадрового агентства PROнайм

Мой Ins•t — здесь лайфстайл.