Как сохранить эффективность в условиях удаленной работы — лайфхаки от digital и IT-компаний

Прошло почти две недели с того момента, как большинство компаний перевели свои команды на работу из дома. Существует мнение, что диджитал и айти – наиболее приспособленные сферы для того, чтобы оперативно перевести всю работу в удаленный формат.

Тому есть несколько основных причин:

Представители агентств рассказали о том, как сотрудники и клиенты отреагировали на ситуацию.

«Настроение у наших сотрудников сейчас бодрое и боевое, все молодцы и все работают. Наша компания ушла чуть раньше на удаленный формат - 16 марта. Мы заранее предупредили ребят, что с понедельника будем уже из дома работать. Ребята с пониманием отнеслись к нынешней ситуации и поняли, что дело серьезное и нужно изолироваться, чтобы помочь остановить распространение вируса.

Корпоративная культура никуда не девается на удалёнке, но приобретает новые форматы. Например, у нас есть специальный канал в нашем корпоративном мессенджере, где мы имитируем начало рабочего дня через приветствие, обсуждение насущных вещей, сообщаем, когда уходим на обед (и даже делимся тем, что у нас сегодня в меню) и обязательно прощаемся в конце дня. В общем, пытаемся не сбавлять количество общения. Также у нас появились видеосозвоны. И не только по рабочим вопросам. В пятницу устраивали вечернюю тусовку с домашним баром. Пили за здоровье и чокались в вебку! А в планах у нас есть даже утренние зарядки (ведем переговоры с нашим группхедом Кариной, которая преподает йогу, чтобы она с утра заряжала сотрудников физической активностью).

Коллеги сразу нашли плюсы в формате удаленной работы: можно поспать подольше, девочки могут отдохнуть от косметики, причесок, а вместо этого работают в маске для лица или для волос. Есть возможность потратить вечером лишний час на домашние дела и заботы, а во время работы можно чесать котов/собак/шиншилл, которые обычно целый день скучают в одиночестве. Надо отметить, что у нас компания перешла не просто на удаленный формат работы, а именно в режим самоизоляции. То есть мы стараемся вообще лишний раз никуда не выходить, поэтому у ребят появилось больше времени на себя и на семью. Касательно работы, то процессы особо не поменялись, в нашей сфере задачи решаются через таск-трекеры и мессенждеры, но в работе из дома есть свои плюсы, можно протянуть руку и налить чай и никуда ходить за ним не нужно. Но есть и минусы - можно схватить не только чай, но и бутерброд. Личной у меня уже 1,5 кг плюсом выходит удаленный формат. И конечно, очень не хватает личного присутствия коллег рядом, за это время мы уже все очень соскучились друг по другу».

«Касательно эффективности могу сказать, что по результатам первой недели она была не меньше, да и пока на второй неделе тоже. Все, кто работали хорошо, они продолжают работать так же. А те, к кому были вопросы в офисе, эти вопросы никуда не делись. Я нахожу в этом во всем огромный плюс: именно сейчас можно озадачиться составом своей команды и сделать кадровые изменения. Это проверка людей и того, насколько грамотно выстроены процессы.

Пока в целом удаленка не сильно на нас повлияла. Но глобально в перспективе 1-2 недель надо готовиться к какому-то спаду, потому что люди начнут забывать, что такое коммуникация, общение, и квартирные условия должны рано или поздно их победить. Поэтому очень хочется побыстрее вернуться в офис. Коммуникация с клиентами осталась на прежнем уровне. Конечно, во время этой самоизоляции у нас были встречи с клиентами, которые все равно приходилось проводить, просто мы ездили на них меньшим составом, точнее я был там один, чтобы минимизировать путешествия и контакты ребят. С некоторыми клиентами стало проще. Те, кто до этого отказывались от онлайн-формата и видеосозвонов, то теперь они понимают всю необходимость этой ситуации, и мы заметно экономим время: можем в режиме демонстрации экрана показывать этапы, макеты и так далее. Поэтому где-то даже можно найти некие плюсы. Минусы, наверное, возникнут тогда, когда будет полный карантин и тогда коммуникации пострадают скорее всего.

Новость про выходную неделю меня, не скрою, сильно удивила. Думаю, что это сделано в первую очередь для тех компаний, которые в принципе не могут работать удаленно. Мы же продолжим работать, как и десятки других агентств.

Касательно личного, то из-за того, что офис переехал на удаленку, пришлось свои личные задачи как-то корректировать. В частности это коснулось спорта и тренировок. Мы перевели с моим тренером занятия в онлайн. Правда для этого пришлось собрать домашний инвентарь, который сейчас стоит каких-то бешеных денег».

«Официально мы перешли на режим удаленной работы с 13 марта, но наши сотрудники уже 10-11 числа поняли, что ситуация с вирусом обостряется. Некоторые нас уже подгоняли и прямым текстом спрашивали: «Может перейдем на удалёнку?». Поэтому 13 числа, когда мы сделали анонс, что теперь можно по желанию работать из дома, в офисе оставалось 10-15 человек. У нас в FINCH есть удаленные сотрудники из других городов, поэтому мы понимали как выстроить процессы так, чтобы работа шла как обычно. Менеджеры собирают ежедневные онлайн-митинги, где разработчики рассказывают о статусах задач и планах на день. Мы также решили, что в конце каждой недели HR-отдел будет собирать обратную связь со всех лидов и менеджеров, чтобы фиксировать проблемные ситуации. Как показывает опыт, далеко не все даже самые умные разработчики могут грамотно выстроить работу дома. Многие начинают отвлекаться.

Когда переводили всех на удаленку, то возник вопрос с техникой — у нас есть люди у которых нет дома компьютеров и мониторов. Чтобы они смогли работать из дома, мы разрешили им взять офисные mac mini и все комплектующие домой.

Не производственные отделы (бухгалтерию, офис-менеджмент) мы перевести на удаленку не можем, так как их работа завязана на документообороте. Поэтому мы решили оплатить все расходы на такси, чтобы людям не пришлось пользоваться общественным транспортом. Наши клиенты перешли на удаленку вместе с нами, поэтому все отреагировали нормально. Единственное, нас попросили обеспечить все процессы, чтобы работа шла в том же темпе, что и в офисе. Мы работаем с крупными развлекательными брендами вроде «Столото», а для них в текущей ситуации особенно важно, чтобы все сервисы работали как часы.

Пока непонятно, сколько времени мы будем работать в таком режиме, но есть чувство, что до середины апреля минимум. Самое сложное — передать по удаленке атмосферу команды и классного офиса. Мы уже думаем, как будем проводить корпоративы и вечерние настолки по Скайпу или Zoom. Но как и в случае с вирусом, наши сотрудники всегда на шаг впереди — как и в офисе, многие играют в приставку вместе, но теперь по сети. Хотя от этого удовольствия меньше не становится :-)».

«DataLine — это провайдер облачных сервисов. Мы должны поддерживать работоспособность сервисов и дата-центров в режиме 24х7, поэтому переводим на удаленную работу не всех сотрудников. Отвечать за бесперебойную работу сервисов и ЦОДов остались операторы, дежурные инженеры, отдел эксплуатации инженерной инфраструктуры, первая линия поддержки. В офисе также остаются руководители и по одному дежурному от каждого отдела.

Офисные сотрудники с переходом на удаленку забрали рабочие ноутбуки домой. Нужные программные продукты для работы установили заранее:

- для каждого сотрудника создали виртуальные рабочие места (VDI). Выглядит это следующим образом: сотрудник кликает на ярлык на ноутбуке, логинится под своей учетной записью и попадает на рабочий десктоп со всеми необходимыми приложениями: почта, программы для работы с документами. Также у удаленных сотрудников есть доступ к необходимым файлам и папкам, располагающимся внутри корпоративной сети. Администраторы управляют всеми рабочими местами централизованно. Все данные не хранятся на личных устройствах сотрудников, так что если сотрудник потеряет свой ноутбук, корпоративная информация будет в безопасности;

- для совместного доступа и редактирования документов используем корпоративный облачный диск. Своего рода Гугл.Диск, но развернутый внутри компании и доступный только сотрудникам.

- для аудио- и видеоконференций используем Skype for Business.

- вопросы, требующие оперативной реакции, решаем в Telegram.

Мы наблюдаем повышение спроса на сервисы для организации удаленной работы: виртуальные рабочие места (VDI), терминальные серверы, VPN, облачный диск. За неполный март количество таких заявок стало больше в 1,5 раза, чем за весь февраль.

HR-служба и служба ИТ-поддержки офиса совместно разработали план перехода на удаленку. За один день мы настроили и протестировали инструменты работы и подготовили инструкции.

Для быстрого оповещения сотрудников создали внутренний Telegram-канал: там публикуем основные новости, делимся важными документами.

Параллельно создали чат для быстрого решения возникающих вопросов и сохранения атмосферы компании. У нас открытая культура, и для многих сотрудников важным ритуалом было встретиться с утра за кофе и обсудить новости компании. Так мы постарались сохранить это настроение для коллег. В чате сотрудники могут поделиться фотографиями рабочих мест и домашних животных, которые “помогают” им работать».

«Начнем с того, что нам к формату удаленной работы не привыкать — у нас два офиса в Москве и Минске, поэтому даже корпоративы мы проводим наполовину удаленно. Вообще для сферы IT распределенные команды и удаленная работа — обычное дело.

Что помогает организовать работу в разных локациях, будь то десяток квартир или четыре офиса? Люди, готовые работать и умеющие организовать рабочее пространство и процесс — когда у вас такая команда, работа над проектом будет идти в нужные сроки и с нужным качеством. Кстати, дайте вашим командам четкие KPI и дедлайны, пропишите детальные инструкции как для бизнес-процессов, так и для конкретных задач (для этого есть всем известные Confluence, Jira и т.п.). И, конечно, чтобы выстроить эффективную коммуникацию, определите время, через которое ваш сотрудник, откуда бы он ни работал должен ответить на сообщения (срочные, важные и все остальные).

Доверяйте вашей команде, давайте сотрудникам свободу в решении задач, создайте общую базу знаний — тогда команда будет работать эффективно. А клиенту неважно, где именно команда, если она выдает результат высокого качества в нужные сроки.

Кстати, даже конференцию Online IWD (International Women's Day Conference) мы с организаторами перевели в онлайн-режим буквально за сутки — и провели в пижамах без потери эффективности и полезности».

«В моем отделе девять менеджеров, и нам удобно работать в одном чате в Slack. Там делимся ресурсами, обсуждаем срочные вопросы по текущим проектам. Чтобы не выпадать из коммуникации с клиентами, я всегда включена во все переписки в почте. Для меня этого достаточно, чтобы быть уверенной, что удаленка никак не сказывается на ведении проектов, а коллеги не бездельничают.

Из дома работать сложно тем, у кого есть ребенок. В детских садах и школах сейчас так же карантины, к бабушке и дедушке его отправить нельзя, поэтому приходится проявлять смекалку. Я курсирую между кухней и спальней, а конфколлы с клиентом провожу из ванной.

У нас очень крутые и понимающие клиенты. Ни один не удивился, а тем более не высказал недовольства. Кроме того, почти все в той же ситуации и работают на хоум-офисе.

Коллеги отреагировали по-разному: все оценили, что компания заботиться об их здоровье, некоторые огорчились, что на две недели остались без офисной движухи. Все сошлись во мнении, что если агентство может позволить отпустить сотрудников на удаленную работу, значит, процессы автоматизированы и не нужно переживать за результат. Никто не трактовал ситуацию как «ура, можно две недели ничего не делать». Наоборот, сейчас наш день более ненормированный, ответственности больше. Это вопрос доверия и возможность отшлифовать коммуникацию. За первые несколько дней карантина я в команде ни разу не разочаровалась и не усомнилась».

«В «Лидмашине» уже давно свободное посещение. Наше позиционирование такое: «Неважно, где ты и сколько часов работаешь». Эффективность измеряется не количеством часов в офисе, а результатами. Если нет желания получить результат, то пребывание в офисе не спасет.

Так что опыт удаленной работы у нашей компании приличный. Я поговорила с коллегами и выбрала самые важные советы.

Триггеры для старта работы. Почти все отметили важность «одеваться». Раздетость и пижама расхолаживает и не настраивает на работу. Кроме этого, важно «включиться». Например, позавтракать, сделать кофе и после этого садиться за работу.

Планы на день. Иначе есть шанс прослоняться весь день и к вечеру получить нулевой результат. Лучше, если в этом плане только самые важные и неотложные дела. Не нужно поначалу грузить себя мелочами, они рассеивают внимание, а дома с непривычки может быть сложно сконцентрироваться.

Рабочее место. Не работать там, где отдыхаешь. Идеально — кабинет или комната для работы. Убрать со стола всё, что отвлекает.

Рабочие часы. Основная проблема удаленки — медленная реакция на сообщения.

Чтобы рабочие процессы не останавливались, важно быть на связи с коллегами в принятые у вас «рабочие часы». Распределите в течение дня дела так, чтобы учесть время, когда коллеги на связи».

«Наша компания работает в 3 офисах, расположенных в 3 городах, также есть ряд сотрудников на удаленной основе. Практически все проектные команды смешанные, из нескольких городов. Поэтому с организацией комфортного дистанционного взаимодействия сотрудников мы знакомы не понаслышке.

Мы ведем коммуникацию в Skype, у нас есть как общие чаты по городам, так и локальные по проектам. Разработчики также пользуются чатами в Slack и Telegram. Благодаря привычке и базовым принципам вежливости все реагируют достаточно оперативно, и не бывает таких ситуаций, что ты несколько часов не можешь до кого-то достучаться.

Вопросы, требующие обсуждения, решаются с помощью общих звонков по Skype или Zoom. Причем нередко к ним подключаются наши клиенты и партнеры. Во время разговоров мы используем облачные сервисы, таблицы и документы Google, а также демонстрацию экрана. На ряде крупных проектов такие митинги проводятся на ежедневной основе для контроля текущих задач.

Организация задач ведется с помощью Azure DevOps и Битрикс24 в зависимости от проектов. В них сотрудники ставят задачи, исполнителей, сроки и выполняют все по приоритетности. Такие инструменты помогают работать в прозрачном для всех режиме, а также оценивать коллег по результату – при удаленной работе это особенно важно, когда ты не видишь человека. Ведь в работе главное не то, чтобы сотрудник просидел за компьютером с 10 до 19, а то, какой результат он принес.

Для комфортной работы у сотрудников есть ноутбуки, наушники, гарнитура – все необходимое можно было взять с собой для работы из дома. На случай возникновения проблем с компьютером у всех установлен TeamViewer, по которому может подключиться системный администратор.

Помимо организации бесперебойной работы, очень важно поддерживать коллективный дух даже дистанционно. В этом очень помогают чаты и митинги. Недавно мы как раз очень вовремя провели большую работу по модернизации нашего корпоративного портала на Битрикс24. Теперь сотрудники видят себя в общей структуре компании, имеют доступ к внутренней базе знаний, могут быстро найти контакты нужного коллеги, полистать фотоальбомы и многое другое. Чтобы 3 офиса не находились в информационном вакууме друг от друга, мы регулярно пишем внутренний дайджест с последними новостями компании и ходом развития наших проектов.

Главный лайфхак, пожалуй – грамотно выстроенная коммуникация между сотрудниками, именно благодаря этому мы практически не ощутили никаких изменений и сложностей, работаем точно так же, как и раньше, просто из дома».