Карьера
CRMПачка
564

Как организовать приём сотрудника на удалёнке? Советы опытного HR

Всем привет! Мы, команда Пачки CRM, продолжаем цикл статьей об удалённой работе. Сегодня мы расскажем, как дистанционно принять сотрудника в штат.

В закладки

Мы были очень удивлены столь положительной реакции на нашу прошлую статью о переводе сотрудников на удалёнку. Её репостнула себе в ленту самая большая группа ВКонтакте об управлении персоналом. Это мотивирует нас писать дальше, поехали 🤩

Итак, объявлен карантин, Вы недавно перевели работников на дистанционный режим, и тут встает вопрос, как теперь принять сотрудника на удалёнке? Наш HR-менеджер Ольга Платонова работает полностью удалённо в команде Пачки CRM уже три года и хочет поделиться своим опытом. Она объяснит, как правильно организовать дистанционный прием сотрудника в штат с точки зрения законодательства.

Многие отправились на дистанционную работу, однако не стоит относиться к ведению кадрового документооборота посредственно, - он должен базироваться на правовых нормах.

Можно ли вести с удалёнными сотрудниками электронный документооборот полностью?

С 1 апреля 2020 года должен был начаться эксперимент (законопроект № 859678-7) по полному переходу на электронный документооборот, который должен был продлиться до конца 2020 года. Участники-работодатели данного эксперимента должны были оформить электронную цифровую подпись для своих работников (естественно, с соответствующими расходами для работодателей-участников). Но из-за ситуации с коронавирусом неизвестно, будет ли этот проект вообще начат. Как и раньше, работодателю необходимо собирать обязательные документы с “живыми” подписями работников.

4 главных правила для удалённого ведения кадрового документооборота:

1. Запаситесь простым карандашом, цветными стикерами, и цветными наклейками-стрелочками. (Нет, это не шутка).

2. Пишите подробные пошаговые инструкции с названиями документов для кандидатов/работников. (Этот документ подписываем в одном экземпляре, этот – в двух, один экземпляр – вернуть, и т.д.)

3. Рекомендуйте всем сотрудникам заводить дома папку для сохранения любых оригиналов к передаче вам, - это простое правило спасает документы от утери.

4. Просите сотрудников предварительно делать сканы/фото подписанных документов перед отправкой (у вас хотя бы останется копия в электронном виде, а также это поможет избежать ошибок в получаемых Вами документах).

Рецепт прост: Представьте, что подготавливаете документы для совершенно далёкого от документоведения человека. Да, на это уйдёт больше времени, чем ушло бы в офисе (так как при личном общении всегда можно показать место подписания), но результат будет достигнут, потому что вы сделаете всё, чтобы человек сориентировался в этом (только для вас привычном) процессе.

Если нечетко давать инструкции, например, наклеить стикер: "вернуть", вместо стикера "заполнить и вернуть", то можно получить вот такие документы от дистанционного сотрудника. И вот понимай, куда заработную плату перечислять?

Заявление о перечислении заработной платы Ольга Платонова pachca.com

Как удалённо принять на работу сотрудника?

Работодатель по результатам тестового задания и видео-собеседования определился с финальным кандидатом. После этого:

Шаг 1. Направьте ему электронное письмо с файлом «Согласие на обработку персональных данных», запросите в этом же письме требуемые к приёму документы.

В ответ на это письмо кандидат направит фото или скан заполненного и подписанного Согласия на обработку персональных данных (уточняем ему, чтобы оригинал этого документа не выбрасывал, а сохранил в папочке для последующей передачи работодателю). К письму также прикрепляет сканы или фото требуемых документов.

Шаг 2. Сформируйте пакет документов для приёма (pdf-формат).

Минимальный пакет документов по приёму включает:

  • Приказ о приёме;
  • Трудовой договор;
  • Должностная инструкция (если не включается в трудовой договор);
  • Личная карточка Т2;
  • Заявление о реквизитах для перечисления заработной платы;
  • Заявление на выдачу трудовой книжки (если впервые оформляется).

Шаг 3. Сформируйте ссылку на локально-нормативные акты (ЛНА), где они будут все выложены, так как сотрудник должен с ними ознакомиться ДО подписания трудового договора - направьте эту ссылку для ознакомления. В идеале – прописать в трудовом договоре, что он ознакомился со всеми ЛНА до момента подписания (можно также указать прямо временные промежутки, например, в 10:00 – ознакомился, в 11:00 – подписал трудовой договор).

Шаг 4. Направьте весь вышеназванный пакет документов кандидату в электронном виде. Он его должен распечатать в 2х экземплярах, ознакомиться письменно, и направить его вам. На этом этапе необходима связь с кандидатом, чтобы он мог позвонить и уточнить, правильно ли он понял, где именно нужно поставить свою подпись, потому что подписей обычно требуется много. Обычно я сама распечатываю оба экземпляра, ставлю галочки, где нужна его подпись, наклеиваю цветные стрелочки, чтобы было сразу быстро понятно, где именно он должен ознакомиться, и отправляю оба экземпляра кандидату.

Пакет документов Ольга Платонова pachca.com

Это трудоёмко, но позволяет избежать повторной пересылки документов, если кандидаты или сотрудники пропускают страницы или не видят/не понимают, что нужно было ознакомиться там-то и там.

Карандашом лучше отметить нужные даты (на полях или под строчками). Это важно, потому что пересылка оригиналов, скорее всего, состоится уже после фактической даты наступления трудовых отношений, а сотрудник может по невнимательности поставить текущую дату. А каждый кадровик знает, как обидно переделывать (а тем более пересылать) документы из-за неверно проставленной даты. Помимо этого, желательно приклеить на каждом документе стикер: «Это ваш экземпляр», или «Вернуть в отдел по персоналу».

Если вы не очень уверены в новом человеке, лучше, чтобы он направил вам в вашу сторону оба экземпляра. Потому что может оказаться так, что он пропадёт, перестанет выходить на связь, а с вашей стороны всё подписано, то есть фактически работодатель уже обязан выполнять свои обязанности.

Шаг 5. После получения оригиналов, подпишите все документы со стороны работодателя и направьте сотруднику уже подписанные обеими сторонами экземпляры.

Совет по доставке документов:

Я бы рекомендовала заключить договоры с двумя-тремя компаниями (СДЭК, boxberry, СитиЭкспресс) для разных отправлений. Первые две хороши тем, что пункты самовывоза есть почти везде, в личном кабинете можно формировать накладные, что удобно, и есть скидка на онлайн-оформление.

Вызывать курьера к каждому сотруднику домой по каждому документу – довольно затратно, поэтому я всегда оформляю отправление СКЛАД-СКЛАД транспортной компании. Формируете накладную для отправки – направляете ее работнику, объясняете, как ему нужно выполнить отправку (либо сходить на ближайший пункт, либо дождаться курьера).

Такие компании, как СитиЭкспресс подороже и у них нет повсеместных пунктов получения, но ими можно пользоваться, когда необходимо срочно, например, при увольнении, доставить или забрать документы от сотрудника, к примеру, за один день.

А как же электронные трудовые книжки?

Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован только на 2021 год, то есть весь 2020 год - заполняете эти документы как в бумажном варианте, так и в предложенных ПФР электронных формах.

Как дистанционно ознакомить сотрудника с ЛНА, распоряжениями, другими документами?

У многих компаний в апреле каждый год происходят какие-то изменения, индексации, или пересмотры. Поэтому при необходимости направляйте работникам электронные pdf-формы документов. Возможно, какие-то свои шаблоны придётся адаптировать, убрать данные о других работниках и т.п. По пересылке документов - всё также, как описано выше

Если хотите, чтобы я написала статью об увольнении на удалёнке (например, по соглашению сторон, «глубокое игнорирование» и т.д.) с пошаговой инструкцией, напишите в комментариях.

{ "author_name": "CRMПачка", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 3, "likes": 17, "favorites": 38, "is_advertisement": false, "subsite_label": "hr", "id": 115768, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 27 Mar 2020 20:25:40 +0300", "is_special": false }
Промо
Онлайн-заказов стало больше, продажи в шоурумах упали до нуля: герои ролика «Авито» о бизнесе сегодня
Герои рекламного ролика — предприниматели. Они рассказали, как ведут дела в условиях ограничений и спасают бизнес с…
Объявление на vc.ru
0
3 комментария
Популярные
По порядку
2

Нужно в пакетиках вырезать дырки на тех местах, где ставится подпись!

Ответить
0

"Мы были очень удивлены столь положительной реакции на нашу прошлую статью о переводе сотрудников на удалёнку. " - 9 плюсов и ни одного камента? Или это был сарказм?)

Ответить
1

Для нас репост в крупном тематическом сообществе - это положительная реакция)

Ответить

Прямой эфир