Свобода или дистанционная клетка? Как устроена удаленная работа в IT-компаниях
Когда сотрудники думают об удаленном сотрудничестве, они не учитывают ни риски утечки данных, ни даже бытовые проблемы. Компании же приходится предугадывать и регламентировать любые ситуации еще «на берегу». И не всегда найденные по ним решения устраивают обе стороны.
Мы провели внутренний опрос команды MediaTen, в ходе которого выяснилось, что 17% наших специалистов хотят полную удаленку, а 44% – гибрид. Впрочем, в каждой компании есть свои сторонники homework. Однако многие не понимают, как по-настоящему организована и отслеживается такая работа.
Так как реализовать желанную «свободу», чтобы она и не навредила агентству, и не превратилась в домашнюю клетку с тотальным контролем?
Обратились к опыту руководителей, практикующих дистанционное сотрудничество, и узнали их инструменты и проблемные кейсы формата.
КОД9: г. Москва, 30+ сотрудников
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТЫ С УДАЛЕННЫМИ СОТРУДНИКАМИ
Для удаленки у нас те же программы/софт, которые раньше использовались при работе в офисе.
- Таск-менеджер Jira.
- Трекер рабочего времени add-on Tempo Timesheets в Jira.
- Zoom и Телемост от Яндекса – для видеозвонков.
- Mattermost – корпоративный чат на своем сервере. Мы долго пользовались Slack, с момента его выхода, платили ему много денег, но они ему оказались не нужны 🙂 Затем были Discord, Пачка, но остановились на Mattermost. Заказчики в России любят Телеграм, но мы считаем, что это не рабочий инструмент и сводим коммуникации в нем к минимуму.
- Гугл и Яндекс – почта.
- AmoCRM – продажи.
- Figma и Miro – дизайн.
- Microsoft Office, Notion, Teamly – документы.
- 1Password – пароли.
- GitHub, GitLab – разработка.
ПРОБЛЕМЫ С УДАЛЕННЫМ СОТРУДНИЧЕСТВОМ
В основном это бытовые проблемы – перебои с электричеством и Интернетом.
Пару раз были ситуации, когда сотрудник исчезал и затем появлялся на следующий день. Для таких случаев у нас заготовлен юридический процесс их фиксации. Мы считаем, что даже если произошел форс-мажор, то можно потратить 1-2 минуты и сообщить о ситуации. Если сотрудник не делает этого и просто потом появляется как ни в чем не бывало, то мы обычно расстаемся. У нас нулевая терпимость к подобным ситуациям.
Spectr: г. Пермь, 40+ сотрудников
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТЫ С УДАЛЕННЫМИ СОТРУДНИКАМИ
В целом у нас стандартный набор софта для организации удаленной работы: Jira для управления проектами и тайм-трекинга, email, Confluence и Google Docs для работы с документами, email и Telegram для коммуникации.
У нас есть собственный софт YO! – система, в которой содержится вся информация по сотруднику и через которую согласовываются зарплаты, фиксируются отпуска и больничные. Также мы используем КЭДО EasyDocs – в ней можно быстро оформлять на работу через электронную подпись, создавать по шаблону электронные документы, например, на отпуск, и сразу их подписывать.
ПРОБЛЕМЫ С УДАЛЕННЫМ СОТРУДНИЧЕСТВОМ
Далеко не все люди способны работать удаленно: у кого-то, например, нет подходящих условий, кому-то не хватает самоорганизации. Мы стараемся убедиться в отсутствии подобных факторов еще «на берегу», чтобы не попадать в неудобные ситуации.
Alto: г. Екатеринбург, 25 сотрудников
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТЫ С УДАЛЕННЫМИ СОТРУДНИКАМИ
Мы используем PlanFix для организации задач и всего таск-трекинга, Zoom – для онлайн встреч. Нам не так важен софт, сколько процессы, которые помогают удаленным сотрудникам чувствовать, что они не где-то фрилансят изолированно, а являются частью компании. Три раза в неделю у нас проходят встречи со всеми сотрудниками. Например, в пятницу мы подводим итоги недели, а в понедельник узнаем, как настроение и что классного произошло на выходных.
По поводу безопасности. У нас не так много кейсов, когда требуются белые статичные IP и никак по-другому. Если проект серьезный, то доступ к проду есть только у Team Lead, а доступ к стейджу, к деву никак особо не ограничивается.
ПРОБЛЕМЫ С УДАЛЕННЫМ СОТРУДНИЧЕСТВОМ
Самое сложное на удаленке – брать джунов. Это люди, которые еще не закрепились в профессии. С ними вообще есть риск того, что они передумают быть программистами, тестировщиками, аналитиками. Вдобавок часть этих джунов никогда не работала на удаленке и воспринимает ее как некое послабление.
Из-за этого у нас изменилась воронка найма. Она, с одной стороны, стала шире, с другой – мы отсеиваем в первые дни или недели испытательного срока гораздо больше, чем в офисе.
Мы не задумываемся о переходе в офис, но знаем, что если не собирать людей физически, то у них теряется чувство плеча. Поэтому два раза в год делаем большой съезд наших сотрудников со всей России. Оплачиваем дорогу и корпоратив.
Softorium: г. Кемерово, 25 сотрудников
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ РАБОТЫ С УДАЛЕННЫМИ СОТРУДНИКАМИ
Мы не используем отдельные программы для контроля. Стараемся изначально нанять ответственных людей. У нас жесткие требования и отбор: приживаются только те, кто умеет работать удаленно и посвящать этому 100% времени.
Кто-то ставит себе просто отдельный софт, чтобы вести учет своих рабочих часов и фиксировать их в трекере компании. Это для себя, никакого фактического отслеживания времени и экранов мы не делаем.
Если говорить об инфраструктуре ведения совместной работы, то мы полностью доверяем нашим специалистам и ведем все в программе YouTrack. Бывают исключения и отклонения, которые касаются аутстафа через агентов, агрегаторов. Тогда разработчик настраивает домашнюю машину или просто подключается к офисному десктопу. Мы это не регламентируем.
У нас нет жестких требований. Есть восьмичасовой рабочий график с отклонениями +- 4 часа в зависимости от местонахождения сотрудника и его личного выбора. Если у заказчиков есть пожелания, то стараемся попросить разработчиков быть в нужное время в нужном месте. Например, чтобы организовать созвон или обсуждение.
ПРОБЛЕМЫ С УДАЛЕННЫМ СОТРУДНИЧЕСТВОМ
Есть небольшой плюсик от фактического присутствия сотрудника в офисе. В единичных случаях возникают спорные ситуации: работал специалист или нет. Когда он в офисе компании, то я могу подтвердить его присутствие, даже сфотографировать.
Подобные неудобства возникли с разработчиком, который раньше был в офисе, но перешел на удаленку из-за переезда. Иногда непонятно, когда он начинает и заканчивает работать. Но это не является глобальной проблемой. Всегда стараемся договориться.
Еще один из разработчиков базируется, скажем, в непростом месте. У него бывают проблемы с Интернетом.
Наш вывод
Одни компании вооружаются практически всем арсеналом из инструментов для контроля удаленщиков, предпочитая фактическое подтверждение их действий. Другие – не отслеживают работу специалистов, демонстрируя доверие и важность самоорганизованности. Но несмотря на разность подходов, никто из руководителей не готов мириться с отсутствием дисциплины.
Невыход на работу без предупреждения, неумение закрывать задачи в срок, выявленные несоблюдения графика – все это может обернуться в увольнение слишком «свободолюбивого» сотрудника.
Чтобы окончательно разобраться с введением и отслеживанием дистанционной работы в MediaTen, мы учли опыт коллег и обсудили тему на стратсессии.
Наша команда потратила не один день на анализ рисков и составление регламентации, но до сих пор не пришла к единому мнению в вопросе о защите данных. Ведь для ее гарантированного обеспечения придется обложить разработчиков кирпичами-софтами и отслеживать все рабочие процессы. Подробнее об этом читайте в статье Как настроить удаленную работу: проблемы и решения.
А как считаете вы, стоит ли полностью довериться сотрудникам, включая вопрос информационной безопасности? Или лучше контролировать все процессы и спать спокойно?
Гибрид удаленки это самое идеальное решение как по мне
С точки зрения графика, то да, хороший вариант, чтобы поддерживать общение. Но по софту для контроля одинаково, что так, что так. Мы столкнулись с тем, что наши сотрудники, которые хотят удаленку и гибрид, относятся скептически к программам мониторинга. Мы же пытаемся донести, что нам не так важно, что они будут делать, если задач закрыты в срок. Важнее - оперативно найти причину, если случится проблемная ситуация. Сейчас рассматриваем альтернативные варианты.