Довести дело до конца: как выстроить процесс адаптации новичка в компании

После успешного подбора и привлечения выдающегося кандидата на работу стоит помнить, что пройдена только часть пути. Бизнес заинтересован, чтобы новые сотрудники быстро погрузились в работу. Для этого необходимо выстроить этап адаптации. Как HR может повлиять на успешную интеграцию новых сотрудников в команду и как сделать этот процесс действительно эффективным? Об этом редакции РШУ рассказала Дарья Амосова, IT-рекрутер в digital-агентстве Magnetto.pro.

Довести дело до конца: как выстроить процесс адаптации новичка в компании

Что важно учитывать перед приемом нового человека в команду

При подборе персонала и формировании команды особенно важно обращать внимание на качественную оценку soft-skills, подбирая людей, которые разделяют ценности команды. Успешная адаптация новых сотрудников напрямую зависит от выбранных людей. В своей практике мы делаем упор на качество найма. При правильном формировании команд будет возникать меньше сложностей во время адаптации.

Нужно относиться к этапу адаптации не как к формальности. Всегда помнить о том, как сложно и стрессово приходить на новое место, когда вокруг незнакомые люди и алгоритмы работы. Адаптация — не только про оценку нового человека в команде, но и про оценку текущих процессов в компании. Такой человек может рассказывать о своих трудностях, нехватке какой-то документации, проблемах в коммуникациях. Зачастую у новых сотрудников есть свежий взгляд на существующие процессы и они предлагают свои идеи для улучшений проекта.

Адаптация напоминает процесс притирки, в котором компания должна быть вовлечена максимально.

Сформированная команда и корпоративная культура тоже влияют на процесс адаптации. Если выстроить в компании максимально открытую и дружелюбную атмосферу, то это в разы облегчит интеграцию новых сотрудников в коллектив. Например, иногда я могу не переживать за новоиспеченного коллегу, потому что люди в нашем проекте всегда с радостью принимают новых людей, помогают им осваиваться, даже если они не являются их наставниками.

Профессиональные навыки и личные качества: что важнее

Часто приходится сталкиваться со случаями, когда у кандидата потрясающие профессиональные навыки, но он работал в другой корпоративной культуре и привык к ней. Например, в одной фирме поддержка друг друга может быть приоритетом, в то время как в другой существует жесткая конкуренция. Еще пример: в одной компании является нормой использование мата и повышенных тонов при коммуникации, а в другой это будет недопустимым. Это может касаться различий в рабочих процессах, отношений между сотрудниками, дресс-кода и иных аспектов профессиональной жизни.

Для одних кандидатов такие различия не станут проблемой, так как они умеют быстро адаптироваться к новой рабочей среде. Другие же могут испытывать трудности.

Когда у кандидатов нет гибкости к изменениям окружающей среды, это может стать проблемой для работы в стартапе.

У нас было много случаев, когда сотрудники с различной корпоративной культурой успешно интегрировались в новую среду. Здесь важную роль играет деятельность отдела HR, который, помимо сбора информации о новом сотруднике, транслирует культуру компании и помогает адаптироваться. Например, общаясь с новичком, HR может пояснить особенности коммуникации в компании и урегулировать возможные противоречия. Он должен постоянно подсвечивать и транслировать взгляды компании во время этого периода адаптации.

Что позволяет комфортно адаптироваться в компании: лайфхаки из практики

Прежде всего, необходимо настраивать кандидатов и новых сотрудников на то, что разговор с HR во время адаптации — это не «вызов на ковер». Нужно создать здоровую и комфортную атмосферу, в которой человеку захочется чем-то делиться.

Важно установить прозрачную систему взаимодействия. HR должен объяснять, что разговоры с ним конфиденциальны и новый сотрудник может делиться всеми проблемами, с которыми сталкивается. А если всплывет что-то личное, это не будет передаваться руководителю. Например, у нас не принято докладывать руководителю всю полученную информацию, но мы стараемся информировать его, все ли в порядке. Если есть какая-то трудность, в которой сотруднику необходима помощь, я всегда предлагаю варианты: он хочет сам решить этот вопрос или ему нужна моя помощь.

Когда уже выстроена доверительная атмосфера и новый сотрудник делится сложностями в коммуникациях и процессах, HR может выбрать тактику обучения «самостоятельному решению вопросов». Это позволяет новым людям научится самим решать свои сложности через непосредственную коммуникацию с командой и руководителями. Тогда они быстрее адаптируются и находят общий язык с коллегами.

Специалист по адаптации – кто ты?

В основном адаптацией занимаются HR, HR Business Partner или HR Generalist. Иногда компании выделяют отдельного человека на задачи адаптации. В нашем случае в этот процесс включены рекрутеры. Решение было обусловлено тем, что рекрутеры устанавливают первый контакт с человеком, поэтому с ними ему будет максимально комфортно общаться. Рекрутерам, в свою очередь, это помогает глубже погрузиться в бизнес, что положительно отражается на качестве найма.

Какими навыками должен обладать специалист по адаптации? Хочется выделить несколько основных:

  • Это человек с высоким эмоциональным интеллектом и с высоким уровнем эмпатии. Он должен понимать и учитывать эмоциональное состояние новых сотрудников, оказывать необходимую поддержку и вызывать доверие.
  • Специалист с достаточным уровнем проницательности, чтобы он мог распознать, в какой момент новый сотрудник закрывается от ответов и не рассказывает, что что-то не в порядке.
  • Должен быть высокий уровень вовлеченности и искреннее желание, чтобы у всех людей в компании все было хорошо.
  • Необходим навык активного слушания, чтобы оставаться заинтересованным во время бесед и располагать собеседника к ответам.

Важно уметь выстроить коммуникацию в формате диалога. В моей практике был опыт с другой стороны: я была новым сотрудником одной компании и проходила процесс адаптации. HR-специалист проводил встречи максимально формально в виде опроса (задавая вопросы по списку). В этот момент возникало стойкое ощущение, что ему совершенно неинтересен мой ответ. Такого формата точно стоит избегать.

Как выстроить процесс адаптации сотрудников

Железных стандартов процесса адаптации не существует. Каждый бизнес опирается на свои потребности и специфику. У нас в компании этот процесс включает встречи с новым сотрудником в течение первых трех месяцев, в среднем — четыре раза, включая подведение итогов испытательного срока. Первый раз встреча проходит через неделю после приема на работу, второй раз — через 1,5 месяца, третий раз — еще через месяц, а затем — финальная встреча для подведения итогов испытательного срока.

Этот процесс может варьироваться: могут быть дополнительные встречи, которые инициирует новый сотрудник или компания, если происходят какие-то глобальные изменения. Кроме встреч, можно в любой момент обратиться к HR с какой-то просьбой или вопросом через мессенджеры. Для сотрудников выделяется наставник или бадди из отдела (иногда эту роль может взять на себя руководитель), а HR проводит велком-тренинги для новичков. Еще мы делимся большим количеством полезных материалов: порталы с отдельной страницей для новичков, телеграм-бот, который помогает ответить на вопросы без участия HR, велком-бук и другие.

Существуют различные метрики для оценки эффективности адаптации, которые могут использовать компании. Мы ориентируемся на основную цель: успешное прохождение испытательного срока и удовлетворенность сотрудников этим процессом. Не боимся вносить изменения в процесс адаптации, если в этом есть потребность.

Несколько советов, которые хочется выделить напоследок:

  • Специалист должен не только задавать вопросы и слушать. Со своей стороны ему необходимо погружать нового человека в команду, рассказывать про специфику взаимодействия, особенности компании. Например, у нас очень много коммуникаций через Telegram, в котором сообщения могут потеряться среди других. Мы объясняем, что если нет ответа от коллеги, это не означает «игнор» и ждать его ответа несколько дней не стоит. Необходимо дружелюбно напомнить ему о себе и своей просьбе.
  • Процесс адаптации должен быть комфортным в первую очередь для новых сотрудников, а уже потом для бизнеса. Поэтому вносить изменения в него с учетом обратной связи от сотрудников — самое верное решение.
  • Доверительные отношения — залог успеха динамично развивающегося бизнеса. Старайтесь выстраивать их в команде в целом, а не только на этапе адаптации новичка.
  • Сопровождение HR на этапе адаптации — это только часть процесса. Более важную роль в интеграции нового коллеги играет руководитель и команда. HR подсвечивает риски и проблемы, а руководитель может учитывать это в работе.

Люди — главный ресурс любой компании, а адаптация — важный этап при формировании команды. Главная задача HR — сделать этот процесс максимально комфортным и дать возможность новому члену команды раскрыться. Тогда погружение в работу будет происходить быстрее, а конфликтов и недопонимания будет меньше.

44
Начать дискуссию