Довести дело до конца: как выстроить процесс адаптации новичка в компании

После успешного подбора и привлечения выдающегося кандидата на работу стоит помнить, что пройдена только часть пути. Бизнес заинтересован, чтобы новые сотрудники быстро погрузились в работу. Для этого необходимо выстроить этап адаптации. Как HR может повлиять на успешную интеграцию новых сотрудников в команду и как сделать этот процесс действительно эффективным? Об этом редакции РШУ рассказала Дарья Амосова, IT-рекрутер в digital-агентстве Magnetto.pro.

При подборе персонала и формировании команды особенно важно обращать внимание на качественную оценку soft-skills, подбирая людей, которые разделяют ценности команды. Успешная адаптация новых сотрудников напрямую зависит от выбранных людей. В своей практике мы делаем упор на качество найма. При правильном формировании команд будет возникать меньше сложностей во время адаптации.

Нужно относиться к этапу адаптации не как к формальности. Всегда помнить о том, как сложно и стрессово приходить на новое место, когда вокруг незнакомые люди и алгоритмы работы. Адаптация — не только про оценку нового человека в команде, но и про оценку текущих процессов в компании. Такой человек может рассказывать о своих трудностях, нехватке какой-то документации, проблемах в коммуникациях. Зачастую у новых сотрудников есть свежий взгляд на существующие процессы и они предлагают свои идеи для улучшений проекта.

Адаптация напоминает процесс притирки, в котором компания должна быть вовлечена максимально.

Сформированная команда и корпоративная культура тоже влияют на процесс адаптации. Если выстроить в компании максимально открытую и дружелюбную атмосферу, то это в разы облегчит интеграцию новых сотрудников в коллектив. Например, иногда я могу не переживать за новоиспеченного коллегу, потому что люди в нашем проекте всегда с радостью принимают новых людей, помогают им осваиваться, даже если они не являются их наставниками.

Часто приходится сталкиваться со случаями, когда у кандидата потрясающие профессиональные навыки, но он работал в другой корпоративной культуре и привык к ней. Например, в одной фирме поддержка друг друга может быть приоритетом, в то время как в другой существует жесткая конкуренция. Еще пример: в одной компании является нормой использование мата и повышенных тонов при коммуникации, а в другой это будет недопустимым. Это может касаться различий в рабочих процессах, отношений между сотрудниками, дресс-кода и иных аспектов профессиональной жизни.

Для одних кандидатов такие различия не станут проблемой, так как они умеют быстро адаптироваться к новой рабочей среде. Другие же могут испытывать трудности.

Когда у кандидатов нет гибкости к изменениям окружающей среды, это может стать проблемой для работы в стартапе.

У нас было много случаев, когда сотрудники с различной корпоративной культурой успешно интегрировались в новую среду. Здесь важную роль играет деятельность отдела HR, который, помимо сбора информации о новом сотруднике, транслирует культуру компании и помогает адаптироваться. Например, общаясь с новичком, HR может пояснить особенности коммуникации в компании и урегулировать возможные противоречия. Он должен постоянно подсвечивать и транслировать взгляды компании во время этого периода адаптации.

Прежде всего, необходимо настраивать кандидатов и новых сотрудников на то, что разговор с HR во время адаптации — это не «вызов на ковер». Нужно создать здоровую и комфортную атмосферу, в которой человеку захочется чем-то делиться.

Важно установить прозрачную систему взаимодействия. HR должен объяснять, что разговоры с ним конфиденциальны и новый сотрудник может делиться всеми проблемами, с которыми сталкивается. А если всплывет что-то личное, это не будет передаваться руководителю. Например, у нас не принято докладывать руководителю всю полученную информацию, но мы стараемся информировать его, все ли в порядке. Если есть какая-то трудность, в которой сотруднику необходима помощь, я всегда предлагаю варианты: он хочет сам решить этот вопрос или ему нужна моя помощь.

Когда уже выстроена доверительная атмосфера и новый сотрудник делится сложностями в коммуникациях и процессах, HR может выбрать тактику обучения «самостоятельному решению вопросов». Это позволяет новым людям научится самим решать свои сложности через непосредственную коммуникацию с командой и руководителями. Тогда они быстрее адаптируются и находят общий язык с коллегами.

В основном адаптацией занимаются HR, HR Business Partner или HR Generalist. Иногда компании выделяют отдельного человека на задачи адаптации. В нашем случае в этот процесс включены рекрутеры. Решение было обусловлено тем, что рекрутеры устанавливают первый контакт с человеком, поэтому с ними ему будет максимально комфортно общаться. Рекрутерам, в свою очередь, это помогает глубже погрузиться в бизнес, что положительно отражается на качестве найма.

Какими навыками должен обладать специалист по адаптации? Хочется выделить несколько основных:

Важно уметь выстроить коммуникацию в формате диалога. В моей практике был опыт с другой стороны: я была новым сотрудником одной компании и проходила процесс адаптации. HR-специалист проводил встречи максимально формально в виде опроса (задавая вопросы по списку). В этот момент возникало стойкое ощущение, что ему совершенно неинтересен мой ответ. Такого формата точно стоит избегать.

Железных стандартов процесса адаптации не существует. Каждый бизнес опирается на свои потребности и специфику. У нас в компании этот процесс включает встречи с новым сотрудником в течение первых трех месяцев, в среднем — четыре раза, включая подведение итогов испытательного срока. Первый раз встреча проходит через неделю после приема на работу, второй раз — через 1,5 месяца, третий раз — еще через месяц, а затем — финальная встреча для подведения итогов испытательного срока.

Этот процесс может варьироваться: могут быть дополнительные встречи, которые инициирует новый сотрудник или компания, если происходят какие-то глобальные изменения. Кроме встреч, можно в любой момент обратиться к HR с какой-то просьбой или вопросом через мессенджеры. Для сотрудников выделяется наставник или бадди из отдела (иногда эту роль может взять на себя руководитель), а HR проводит велком-тренинги для новичков. Еще мы делимся большим количеством полезных материалов: порталы с отдельной страницей для новичков, телеграм-бот, который помогает ответить на вопросы без участия HR, велком-бук и другие.

Существуют различные метрики для оценки эффективности адаптации, которые могут использовать компании. Мы ориентируемся на основную цель: успешное прохождение испытательного срока и удовлетворенность сотрудников этим процессом. Не боимся вносить изменения в процесс адаптации, если в этом есть потребность.

Несколько советов, которые хочется выделить напоследок:

Люди — главный ресурс любой компании, а адаптация — важный этап при формировании команды. Главная задача HR — сделать этот процесс максимально комфортным и дать возможность новому члену команды раскрыться. Тогда погружение в работу будет происходить быстрее, а конфликтов и недопонимания будет меньше.