Страшные подводные камни для менеджеров проектов в IT — предостережение для энтузиастов

Всем привет! Меня зовут Роман, я — основатель менторской онлайн-школы Project MindProject Mind. Там мы рассказываем, как проджектам начать зарабатывать хорошие деньги, тратить меньше времени на работу и какой стратегии придерживаться для увеличения дохода.

Страшные подводные камни для менеджеров проектов в IT — предостережение для энтузиастов

Бывают случаи, когда менеджер проекта получает заведомо провальный проект.

Например, планировали сделать какую-то задачу за год, а прошло уже полгода и, соответственно, практически ничего не сделано.

В таких случаях задача менеджера начать все с чистого листа, понять, что уже сделано, что не сделано.

Можно попробовать, найти какую-то информацию о рисках и потенциальных проблемах, которые обсуждались на старте проекта, чтобы аргументировать, почему мы сейчас делаем полное перепланирование.

То есть задача менеджера как раз вывести проект из тупика и сделать понятный, прозрачный для всех статус.

Если вы своевременно сообщите заинтересованным, что план и цели проекта под угрозой и они трудно предсказуемые, то основные работы будут направлены на то, чтобы сделать новый план проекта и найти выход из сложившейся ситуации.

Поэтому нет ничего страшного в том, что вам передали просроченный проект.

Вам нужно хладнокровно пройти этот этап. Собрать заново работы, сроки, проблемы и с новым планом и вариантами решения выйти к руководству или заказчику.

Большинство проблем на проекте на самом деле связаны с типовой причиной – отсутствующей или неверной коммуникацией.

Кто-то, кому-то что-то вовремя не сказал, кто-то не захотел дать развернутый ответ, кто-то не ничего не ответил - и в итоге на другой стороне неверно поняли информацию из-за этого сделали не то, что нужно, потеряли время, потеряли деньги.

Поэтому большинство проблем возникает из-за неверной коммуникации.

В связи с этим, одна из главных задач менеджера это выстроить правильные коммуникации, быть в копии всех переписок, быть в курсе всех телефонных разговоров и встреч.

В этом и есть суть менеджмента, что менеджер регулярно общается со своей командой.

Опять же не назойливо, не стоит над душой, но он всегда где-то вокруг, где-то сбоку, он всегда в курсе происходящего и знает кто, что, кому и в какой манере говорит.

Менеджер может зайти на часовое совещание, послушать в фоне о чём примерно идёт речь, уловить интонации и оценить насколько конструктивно идёт диалог. Если менеджер понимает, что в команде все нормально и работа идет, то можно не погружаться в детали.

Но если менеджер наблюдает, например, что переписка в почте затянулась и вопрос никак не решается, то тут задача менеджера ускорить решение вопроса, например, поставить встречу на участников переписки.

Таким образом, менеджеры регулярно следят за всеми коммуникациями и двигают проект в вперед.

Менеджер должен следить не только за внешним климатом, но и за внутренним

Бывает наваливается одновременно много задач, чувствуется перегруженность, снижается производительность.

Это касается не только функции менеджера, но и в любой профессии.То есть, когда у тебя много задач и ты физически не успеваешь их сделать в рабочее время.

О такой загрузке ваш руководитель иногда даже может не подозревать, потому что есть задачи, которые поступают не от руководителя.

Например, есть какие-то текущие вопросы, есть вопросы со старых задач, есть вопросы от соседних отделов или твоих коллег.

Таким образом получается, что руководитель думает, что вы делаете 1 - 2 задачи, а на самом деле у вас ещё много мелких задач.

Вам нужно уведомлять своего руководителя, прямо писать ему список задач, которые у вас сейчас в работе. Вы пишете письмо своему руководителю с просьбой расставить приоритеты.

Тогда у руководителя будет возможность вступиться за вас, расставить приоритеты, возможно отдать часть задач кому-то другому.

Тем самым он разгребает для вас рабочее время и вы сможете войти в комфортный для вас режим.

Ведь ваша производительность только повысится, если вы сфокусируйтесь на ограниченном круге задач, а не будете распыляться на всё по чуть-чуть.

Поэтому не стесняйтесь говорить со своим руководителем о ваших текущих задачах на регулярной основе.

Особая ситуация, если вы подхватываете проект за кем-то

Как то раз я проходил собеседование на позицию руководитель проектов и мне рассказывали 20 минут как на проекте всё хорошо и понятно, что надо делать. Что проект несложный и прозрачный.

На что я ответил, что у меня уже богатый опыт управления проектами, всё понятно, тем более, что в реальности всё будет по другому и не так, как вы описываете.

На это мне искренне засмеялись и сказали “о, да вы опытный менеджер”.

Эта ситуация наглядно показывает, что невозможно предугадать развитие событий на проекте наперёд.

Понятно, что у опытного менеджера, который уже сделал не один десяток проектов, все варианты развития уже есть в голове и он не растеряется при возникновении того или иного вопроса.

Но когда вам при передаче проекта или на старте кто-то рассказывает, что проект будет несложный и понятный, то абсолютно точно не стоит этому доверять, а быть готовым, что на проекте у вас всё может поменяться.

Основная сущность проектов в том, что это набор неопределенностей, который мы со временем должны устранять, поэтому просто нужно заранее быть готовым к тому, что проект может пройти не так гладко и безупречно, как задумывалось.

Для меня каждый проект, это как интересный, захватывающий фильм-триллер, который погружает тебя в свою атмосферу и имеет хорошую концовку.

Работа менеджера не проста, но оттого и интересна. Соблюдайте данные рекомендации, и у вас всё пойдёт как по маслу.

Если интересно погрузиться в нишу глубже, переходите на сайт или в телеграм-канал.

1
Начать дискуссию