Как руководителю подобрать бизнес-ассистента и выстроить с ним работу
Юлия Комарова, бизнес-стратег, эксперт по управлению продажами, бизнесом и командами, основатель консалтингового агентства KOMARO GROUP, поделилась с редакцией РШУ своим опытом подбора эффективного ассистента — правой руки для предпринимателей и экспертов.
Основная задача помощника — уменьшение операционной нагрузки. У меня сразу освобождается в 10 раз больше времени на решение стратегических задач. Рекомендую брать в ассистенты такого человека, который будет уметь самостоятельно гуглить информацию и самообучаться, если чего-то не знает. А не мучить вас вопросами тысячу раз за день. Хочешь свободы — отдай все ассистенту.
Когда нужен бизнес-ассистент:
- Появляются рутинные задачи, которые уже не вмещаются в ежедневник. И они не влияют напрямую на результат.
- Есть дела, которые ежедневно повторяются.
- Некоторые задачи не хочется делать, но их нужно обязательно нужно решить.
Задачи, которые можно делегировать:
- Привлечение клиентов на интервью, разбор писем, рассылки.
- Работа с клиентской базой, ведение расписания.
- Подготовка отчетов (занесение информации в таблицы и шаблоны).
- Коммуникация с клиентами, деловая переписка, отправка документов с курьером.
- Поиск площадок для коллабораций, совместных эфиров, деловых встреч.
- Оформление визуала в соцсетях, презентаций, выкладка контента по таймингу.
- Технические задачи, создание чат-ботов
Основная ошибка большинства руководителей — сначала взять ассистента и только потом придумывать ему задачи. Сама я обычно делегирую всю рутину, которая ежедневно повторяется.
Как составить объявление о вакансии бизнес-ассистента:
- Выписываем задачи в табличку.
- Составляем текст вакансии с этими обязанностями.
- Определяем человеческие качества, которые хотим видеть в потенциальном кандидате. К примеру, пунктуальность.
- Если ассистент из другого города, то важно обозначить часовой пояс.
- Добавляем тестовое задание и контакты для связи.
По моему опыту тестовое задание должно занимать не более 15 минут. Оно обычно включает что-то из этих пунктов: написать сообщение клиенту, собрать бота, смонтировать ролик, собрать презентацию из трех слайдов.
Перед собеседованием составляем список вопросов, которые нам покажут степень готовности кандидата. Рекомендую составить таблицу оценки: навыки, поведение и знания.
Воронка найма бизнес-ассистента (актуально при выборе любого подрядчика):
- Размещаем вакансию.
- Выбираем 10 ассистентов, которые прошли по таблице оценки.
- Смотрим на качественное выполнение тестового задания.
- Приглашаем на индивидуальное интервью.
На двухнедельный испытательный срок можем взять сразу несколько ассистентов. Когда окончательно определитесь с выбором, можно передать личному помощнику все доступы к важным сервисам (календарь Google/Apple, Trello/Notion, Google-диск).
Маленький лайфхак: создайте документ со всеми паролями (если у вас до этого его не было). Это очень упростит работу и сэкономит ваше время.
Поделюсь собственной схемой ежедневной работы с моими бизнес-ассистентами:
- Ежедневный чек-ап по задачам. К примеру, я провожу его в 9 утра. Заходим в Zoom с ассистентом и обсуждаем текущие дела по системе план-факт (что конкретно было сделано):
— Что ты сделал вчера?
— Что будешь делать сегодня?
— C чем нужна помощь?
- Проверяю таск-менеджер. Мое персональное золотое правило: если задача не внесена в таск-менеджер, значит задачи никогда и не было.
- Настраиваю все так, чтобы ассистент контролировал мой график и мои задачи, а не я ассистента.
- Вечером ассистент отписывается мне со статусом выполненных задач.
- Я четко объясняю сотруднику, как выполнять задачу. А еще ассистент самостоятельно пишет инструкцию по выполнению задачи на будущее.