Ночь фейлов, стендап от топ-менеджеров и Speakers Club: как решить вопрос обмена знаниями внутри команды
«Круто, когда в твоей команде все стремятся к обучению, обмену опытом и общему развитию», — мечтает каждый руководитель. Но у одних это остается мечтами, а другие строят атмосферу, в которой участники делятся наработками. Не под дулом пистолета!
Привет! На связи команда TEAMLY, платформы для совместной работы и управления знаниями.
Мы изучаем, собираем и делимся опытом разных компаний в сфере управления знаниями и накопления проектного опыта. Ольга Елисеева рассказала о том, как создавала культуру для обмена знаниями и ошибками внутри Центра информационной безопасности «Инфосистемы Джет» на 400+ человек!
«Инфосистемы Джет» — крупная российская IT-компания. Она существует с 1991 года, и последние годы стабильно входит в рейтинги крупнейших игроков российского рынка IT. Так зачем такой старой компании внедрять новую систему обмена знаниями? Передаем слово Ольге:
«Став руководителем, я столкнулась с проблемой: с одной стороны, на стажировку к нам приходят сразу 15-20 человек, и мне как руководителю приходится многократно повторять одно и тоже — на это уходит много сил и времени. С другой стороны, иногда из команды уходят эксперты, а вместе с ними и важные знания. Я хотела создать крепкую базу знаний и мотивировать людей делиться инсайтами. Начиная крупное дело, очень важно понимать, какую задачу вы хотите решить»
Обмен знаниями начинается с того, что новичок с первого дня получает трек-лист для обучения.
В идеале он должен сразу получить ответы на свои вопросы и не стесняться уточнять. Таким образом создается атмосфера доверия и уважения, чтобы снять с человека лишние опасения и сомнения — так меньше напряжения по пустякам.
С самого первого дня он может участвовать в трех митингах пока в роли слушателя, а также просмотреть любые архивы этих созвонов. Их три:
- Fail Night — ночь фейлов
- StandUp — встречи с руководителями департаментов
- Проектный опыт — желающие делятся успехами
Расскажем о каждом из них подробнее.
Fails Nights
Событие помогает «учиться на ошибках, своих и чужих».
Формат: 3–4 докладчика кратко рассказывают о факапах в работе. На каждый доклад — 5–7 минут. Проходит раз в квартал.
Цель выступления: понять, как изменить процессы и модель поведения, чтобы больше не повторять ошибок.
Подойдет для крупных компаний, внутри которых разные команды работают параллельно
Особенность современных IT-компаний в том, что в командах ценят любой опыт. А для того, чтобы не наступать на одни и те же грабли из раза в раз, стоит осмысливать как успехи, так и провалы.
Как проходит встреча: спикеры готовят доклад на 5–7 минут с четкой структурой (что делали — в чем ошибка — анализ полученного опыта). Главная цель выступления — понять, как изменить процессы и модель поведения.
В конце встречи проходит голосование «Этот фейл я запомню надолго!». Автор самого эпичного доклада получает приз — большую порцию пончиков, а запись Fails Nights сохраняется в общей базе знаний.
Еще один способ снизить количество фейлов — получать и внедрять в работу опыт и знания эксперта из вашей сферы.
Тем, кто занимается HR-процессами в небольшой или средней компании, рекомендуем 11 июля подключиться к бесплатному вебинару «Как быстрее закрывать вакансии и увеличить eNPS, если вы не Яндекс». Валерия Михалёва поделится крутыми лайфхаками.
StandUp
Компания, в которой высшее руководство сидит на отдельном этаже от всех сотрудников, а общение происходит только через секретаря, никогда не сможет построить доверительные отношения. И мы не говорим сейчас о панибратстве и совместном распитии пивка в рабочее время в офисе. Поэтому топ-менеджменту стоит быть открытым для своей команды, даже если в компании работают несколько сотен человек.
Формат: Руководители подразделений собираются на онлайн-встрече, где коротко рассказывают о важных событиях, достижениях, прорыв и неудачах департамента.
Цель выступления: Повысить информированность сотрудников и прозрачность отношений внутри нашего Департамента.
Как проходит встреча: В Zoom подключаются все желающие участники команды. Руководители подразделений Департамента рассказывают о текущем положении дел, а после этого отвечают на вопросы работников.
Проектный опыт
В этом митинге спикерами могут стать как отдельные сотрудники, так и команды, которые недавно закончили проекты. На одном мероприятии успевают прослушать 3 доклада по 30 минут на каждый.
Формат: 3 доклада по 30 минут. Так можно успеть погрузиться в проект, понять его цели, результаты и оценить приложенные усилия.
Цель выступления: Создание общего инфополя, обмен опытом. Для желающих выступить это еще и прокачка опыта публичных выступлений.
Как проходит встреча: За несколько недель организаторы собирают заявки с желающих поделиться своим опытом. Выступать могут как отдельные эксперты, так и команды. Поскольку не каждый готов с нуля подготовить доклад на полчаса, Ольга и другие специалисты помогают подготовить доклад так, чтобы его было интересно слушать и не упустить детали. Есть репетиции, помощь с презентацией и т. д.
Постепенно внутри подразделения появился клуб спикеров, где можно подтянуть свои навыки.
Сохранение такого опыта в чертогах базы знаний полезно независимо от направления компании, а для IT — втройне. Это сокращает время на изобретение велосипеда, а разработки предыдущих проектов помогают быстро находить новые решения.
Новые решения, проверенные экспертами, можно брать и извне 😉 Для эйчаров малого и среднего бизнеса проводим вебинар, который научит быстрее закрывать вакансии и увеличивать eNPS.
▶️ Регистрация открыта. Ждем вас 11 июля!
Как вы заставили всю эту систему работать?
«Ну-да, ну-да, так все и побежали в свободное время готовить доклады и рассказывать, как они облажались…» — подумает скептичный читатель. И будет прав. Несколько лет назад, когда эта система только зарождалась, немногие были готовы к откровенным выступлениям.
Смоделируем ситуацию, когда у разработчика есть бесценный — реально классный! — опыт, но сам он нелюдимый, стеснительный и вообще не планировал когда-либо выступать перед аудиторией. Как его разговорить?
Итак, чем руководствовалась команда Ольги Елисеевой? Рассказываем!
Поэтапное внедрение
Действительно, кто бы согласился на всю компанию заявить, как он облажался в проекте, о котором знали максимум 3 человека? Для этого нужно иметь смелость и уверенность, что тебя не уволят и не будут клепать обидные мемы для обмена в личных чатиках. Поэтому Fails Nights — самый молодой формат.
Как внедряли эти митинги:
- 1 этап. Система внутреннего обучения, чтобы все — от новичка до руководителя Департамента — находились в одном инфополе.
- 2 этап. Митинг «Проектный опыт» — простой обмен опытом, большинство людей всегда рады послушать рассказ об интересных проектах своих коллег.
- 3 этап. StandUp — он происходил вместе с ростом компании. Если раньше руководство успевало общаться с многими сотрудниками в личных или общих чатах, то растущий загруз, да и численность сотрудников, сделали это невозможным. Поэтому нашли такой способ коммуникации.
- 4 этап. Fail Nights — это было не просто смело, это было... Ну вы поняли. Такие форматы можно внедрять, когда команды находятся в доверительных и вовлеченных отношениях, близких к приятельству и дружбе.
Факторы успешного запуска
В первую очередь надо понять, какие есть проблемы в коммуникации и обмене опытом. Часто важные открытия остаются незамеченными и хранятся только внутри одной команды в то время, как соседи бьются над решением аналогичных задач. Кроме того, всегда есть отток кадров, и эксклюзивные знания уходят вместе с ними. Поэтому важно сохранять ценные знания внутри компании.
Второй важный фактор — это ваши союзники среди сотрудников. Не стоит пытаться заставить выступать тех, кто этого не хочет. Лучше предложите выступить тем, кто сам готов активно делиться опытом (а такие люди всегда есть в командах). Первые созвоны, особенно по формату Fail Nights, держались именно на них. Только через 3–4 митинга (то есть почти через год!) начали поступать заявки от тех, кого специально не просили об этом.
Получается, что сначала новички и те, кто думает, что им нечего сказать, смотрят на опыт коллег и пользуются им. А потом некоторые из них понимают, что могут и хотят сами поделиться своим опытом.
Ну и, конечно, есть система поощрений и мотивации:
- Speakers Club — сообщество для тренировки публичных выступлений (вы не представляете, сколько людей стесняются выступать, и поэтому не проявляют инициативу).
- Репетиции выступления с наставником, чтобы исключить волнение и проработать спич получше.
- Баллы за выступления, которые потом можно тратить на мерч.
Напоследок Ольга дала рекомендации для руководителей, как мотивировать своих подопечных:
- Выявлять потребность сотрудников. Одному важно получить признание и одобрение, другому — учить людей, третьему — делиться размышлениями.
- Искать мотив, как привлечь сотрудника к тому, чтобы делиться опытом, подобрать к нему ключи.
- Действовать — активно предлагать участие в митингах, а не только ждать инициативы снизу.
Мы же даем рекомендацию эйчарам небольших компаний — присоединиться к вебинару 11 июля. Это бесплатно, полезно и важно.
А теперь — время удивительных историй! О каком факапе вы могли бы рассказать в рамках Fail Nights? Обещаем хранить вашу тайну.
Думаю, Фэйл найтс в рекламном агентстве рискует превратиться в классический стендап))
Вы только что придумали еще один интересный формат — Fails StandUp!
Ну Фэйл Найтс — это почти прожарка)))
Не совсем, скорее, автопрожарка. Рассказывайте историю)
Когда-то как линейный сотрудник маленькой компании продвигал тему презентаций по пятницам, но не прижилось. Возможно, это и был мой факап. Но возможно, и не мой:)
о, полутезка, расскажите, почему не прижилось
после прочтения данного материала испытываю какие-то такие чувства