Одна фундаментальная ошибка, которую совершают руководители, желающие автоматизировать учёт стоматологии

Расскажу, почему «нормы списания материалов» — это профанация. Только с её помощью не получить удобный инструмент для расчёта себестоимости.

Собственно, ошибка — это вера в то, что, получив чьи-то нормы списания материалов, можно навести порядок учёте. Если всё поняли, закрывайте, дальше можно не читать 😅 А если нет, продолжайте.

Ко мне постоянно приходят стоматологии с запросом: «дайте нам нормы списания» На вопрос: «А зачем вам чужие нормы списания?», отвечают: «Хотим списывать автоматически, по нормам! У нас не сходятся финансы, нужно знать себестоимость, материал уходит бесконтрольно, не можем найти потери». Иногда отвечают: «Хотим наладить ценообразование, так как работаем „вроде в убыток„».С чужими нормами главное правило — «Не навреди себе!»

Нормы списания в стоматологии — это такая таблица, которая регламентирует, сколько и каких материалов «положено» списать при обслуживании клиента.

Где это нужно? Например, пациент пришёл на первичный осмотр с жалобой «боль в зубе». На этот приём нужно потратить перчатки и маску для врача, и бахилы для пациента. Ещё нужно списать инструмент, которым пользуется стоматолог, если этот инструмент одноразовый, или заложить расходы на стерилизацию. Таблица «нормы списания» — регламентирует эти расходы.

Что это даёт клинике? В другой табличке, на которую смотрит руководитель, чтобы управлять клиникой, появится строчка: кто приходил, что с ним сделали, что для этого забрали со склада, сколько на складе осталось. После этого руководитель получит финансовые отчёты, ну и мимоходом сможет оптимизировать маркетинг, улучшить процессы в клинике, повысить клиентский сервис и качество лечения.

Как это делать? Для начала можно ручками. После каждого пациента записывать в тетрадке или в гугл-доке, что произошло. Если вы хоть раз записывали личные финансы руками, можете увеличить всю эту работу в 10-100 раз и представить, насколько это «увлекательное занятие». Неудивительно, что хочется как-то упростить, автоматизировать. Очень хочется: «Вместо того, чтобы на каждую каждый раз списывать материалы, давайте сделаем это „пакетно“, а лучше вообще, автоматически, чтобы я только названия услуг писал».

Поскольку я автоматизирую управленческий учёт в стоматологиях, у меня постоянно появляются клиенты, которые говорят: «Дайте мне нормы списания, мы автоматизируем!»

Я уверен, вы уже встречали «нормы списаний» в других сферах. Они там могут назваться по-другому. Рецепты в кулинарии. Или СНиПы (строительные нормы и правила), их вообще регламентирует правительство, таким образом, гарантирует, что строительная компания не зальёт в фундамент бетон, который развалится при первых заморозках.

В стоматологии говорят «нормы списания материалов» или «технологическая карта». И их государство особо не регламентирует.

Поэтому каждая стоматология может работать со своими материалами, где-то использовать дженерики, у всех свои поставщики, у каждого своё ценообразование, и очень часто одна и та же процедура в разных клиниках называется по-своему (первичный осмотр, консультация врача-стоматолога, приём).

Когда у одной стоматологии появляется чья-то чужая таблица с нормами, в ней будет написано что-то в духе: «услуга Х, на неё уходят материала Y1 — 0,08 гр, Y2 — 0,3 гр, Y3 — 4 шт». У нас, вместо Y1 может быть вообще Z, и его надо в 2 раза больше. То есть эту самую таблицу с нормами, нужно привести в порядок.

Для этого нужно поручить кому-то из специалистов, пройтись по таблице, заменить названия, скорректировать расход. Кто этим займётся? Не сделает ли ошибку из-за невнимательности или со скуки? А сколько времени это займёт? А сколько за это заплатить? А сколько потеряем пациентов? Работа не столько сложная, сколько нудная. Чаще на этом этапе всё и ломается. Руководитель пришёл считать себестоимость, думает, что поставит табличку и всё получит, в результате всё бросается: ресурсы потрачены, а результат «котлован».

В учёте есть такое понятие план-факт анализ себестоимости. Мы им пользуемся, чтобы разобраться: кто из докторов расходует материалов больше, кто халтурит (их пациенты чаще возвращаются за гарантийным лечением), кто ворует или выносит материалы ( у них, в среднем, сильно выше расход материала), кто работает мимо кассы и так далее. Ещё с его помощью можно понять, какие услуге выгодны для клиники.

Нормы списания — это главный источник для плановой информации о себестоимости. В этих таблицах информация о том, сколько среднестатистический доктор списывает «денег» со склада стоматологии. Нормы списания — это плановая себестоимость.

Реальный показатель списания в настоящей процедуре почти никогда не совпадает с плановым. Зубы у всех разные, кому-то нужно дольше сверлить, кому-то надо больше обезбола. Поэтому, если мы будем списывать по готовым табличкам, мы получим плановую себестоимость, и что ещё интереснее, получм чужую плановую себестоимость.

А нам-то нужны реальные данные и на своей больнице. Нам нужно узнать не просто фактическую себестоимость, а сравнить плановую и фактическую себестоимость. Именно в этом ценность план-факт анализа себестоимости.

Чтобы получить фактическую себестоимость услуги, нужно соотнести весь реальный расход материалов на все услуги. Идеалистический ход — после каждого пациента записывать списание. Кому-то придётся открывать эксельку и после каждого пациента записывать 20-40 строк информации. Представьте, насколько долго такое будет жить? (как сделать нормально и, чтобы работало — читайте дальше)

В стоматологии себестоимость, конечно же, влияет на ценообразование. В том смысле, что если цена всех услуг ниже себестоимости — вы точно работаете в минус.

По нашему 20 летнему опыту автоматизации управленческого учёта, уверенно утверждаю, что дыры в финансах возникают из-за:

Эти вещи не увидеть в отчёте по себестоимости, особенно если работать по чужим нормам. Это увидишь лишь при фактическом списании. Для этого нужно оцифровать клинику и навести порядок в учёте финансов и материалов.

Ценообразование в стоматологии зависит от рыночных факторов: поведения соседей, конкурентных клиник, маркетинга, продукта, чем от реальной себестоимости материалов. Себестоимость поможет не работать в минус, но поможет так только фактическая себестоимость.

В первую очередь настраиваем учёт материалов. Можно использовать гугл-доки или что-то в этом роде, но это будет работать, если клиника с небольшим количеством пациентов, которых «можно запомнить и удержать в голове». С ростом количества оказанных процедур нужно будет опираться на специальные программы для ведения учёта.

Фактическое списание материалов — залог правдивой информации во всех отчётов. Идеалистично — списывать материалы после каждого пациента. Но, чтобы не перегружать докторов детальным списанием каждой десятой грамма материала на каждого клиента, у нас есть хитрый план: списываем на кабинет или врача и по группам. Получится усреднённо. Мы не сможем узнать себестоимость каждого «Игоря Арсеньева», но сколько в среднем тратит доктор А и Б и какая себестоимость услуг Х и У вы увидите. То что нам и нужно!

Используем горизонтальный анализ вместо вертикального! То есть сравниваем списание материалов и ФОТ не с абстрактными нормами из сферических больниц конкурентов, а фактические нормы между своими докторами. Выделяем наиболее экономных докторов, привлекаем наиболее безалаберных.

Учёт дорогостоящего материала требует особого внимания!

Дорогостоящие материалы требуют особого внимания. Импланты, виниры, брекеты и тому подобное в чеке весят прилично. Их будем списывать на каждый конкретный приём.Такая простая стратегия даст ответы на все ваши финансовые вопросы и сократит трудозатраты персонала клиники!

Подробнее о том, как настроить нормы списания в клинике, вы можете прочитать у моего коллеги Анатолия в статье: «Реальный опыт: нормы списания в стоматологии».

Если у вас будут вопросы: задавайте их тут или пишите мне в личный телеграм, постараюсь ответить: @interlogik

Ещё рекомендую к чтению статьи:
— Ценообразование услуг в стоматологии
— Автоматизируем склад в стоматологии
— Воронка продаж в стоматологии
— Автоматизируем технологические карты в стоматологии