Как меняются командировки при переходе компании в «цифру»

Бизнес-процессы переходят в онлайн. Сегодня уже необязательно, например, отправлять директора по продажам в другой город, чтобы провести переговоры и заключить сделку. Но несмотря на это, деловые поездки остаются постоянной статьей расходов для многих компаний. Как снизить стоимость этого процесса, сделать его более удобным и исключить фактор человеческой ошибки — рассказывает Диана Васильева, менеджер систем Neon HRM и Nexign Business Travel.

Если смотреть на рынок делового туризма в России в целом, то можно увидеть стабильный рост от года к году. По оценкам Союза агентств делового туризма (САД), в прошлом году объем рынка делового туризма вырос на 30% до 827 млрд рублей. В 2024 году рост продолжается и этот показатель может достичь 1 трлн рублей. Количество командировок тоже увеличивается и постепенно приближается к показателям 2019 года — это около 13 млн командировок в год. В первом квартале 2024 сотрудники российских компаний стали на 15% чаще отправляться в командировки за рубеж.

При этом командировки остаются наиболее бюрократизированным процессом в компаниях, они сопряжены с десятками рутинных операций и подразумевают взаимодействие нескольких отделов, что неизбежно порождает проблемы: ошибки при заполнении, затягивание сроков и перегруженность сотрудников.

Каждая поездка — это свой набор условий. Так, технический директор, вылетающий из Нижнего Новгорода в Москву на двое суток, и линейный сотрудник, отправляющийся на недельную выставку в Китай, требуют применения двух разных тревел-политик. Отличается размер суточных и их количество, требования к условиям проживания и транспорту и прочее.

Это комплексная задача, для решения которой привлекаются сотрудники из нескольких отделов, пишутся тревел-политики.

Можно выделить несколько участков процесса, на которые стоит обратить внимание:

Ошибки при вводе данных на сайтах бронирования. Если сотрудники делают это каждый раз вручную, возрастает вероятность неточностей. Ошибка в таком случае может привести и к полному срыву деловой поездки.

Затянутый процесс бронирования. Сам сотрудник или тревел-менеджер, если он берет на себя эту функцию, должен вручную сравнить цены на нескольких ресурсах, выбрать самый подходящий по цене вариант, свериться с тревел-политикой. Всё это отнимает время и не исключает ошибки из-за человеческого фактора.

Перегруженность специалистов ручной работой. Растущие потребности в командировках вынуждают компанию расширять штат или перегружать текущих специалистов. Учитывая, что это рутинные операции, такая нагрузка будет демотивировать сотрудников.

Бумажный документооборот. Сотрудник, вернувшийся из командировки, обязан передать в бухгалтерию посадочные талоны, чеки, акты из гостиницы. У бумажных документов есть один известный недостаток — они теряются или сотрудники просто забывают их взять с собой.

Кроме того, существуют не всегда очевидные тонкости. Так, согласно ТК РФ, существует перечень сотрудников, которых в принципе нельзя отправить в командировку — например, это женщины с детьми до трех лет или многодетные родители, младшему ребенку которых еще не исполнилось 14 лет. Нарушив такие требования, работодатель может получить штраф.

Отправляя сотрудника в командировку, компании нужно рассчитать для него отпускные, забронировать билеты и гостиницу, корректно оформить все документы, а по возвращении из поездки — в сжатые сроки подтвердить расходы документально. Процесс включает в себя множество ручных операций и специалистов, а количество командировок в год у компании на несколько тысяч сотрудников тоже может измеряться тысячами. Поэтому организация рабочих поездок становится задачей, требующей повышенной внимательности сотрудников и больших как временных, так и финансовых затрат.

Общие затраты на оформление командировок без автоматизации по рынку могут составлять до 500 млрд в год при средней стоимости командировки 30–35 тыс. руб. на сотрудника. До 20% сокращаются прямые расходы за счет автоматизированного применения тревел-политик и до 70–80% — косвенные расходы за счет минимизации ручного труда и времени на оформление командировок.

Таким образом, потенциальная выгода от автоматизации может составлять от 150 млрд в год.

Преимущество решений для автоматизации командировок в том, что они создают единое цифровое пространство для всех участников процесса и максимально подробно визуализируют каждый этап.

Так, даже новый сотрудник, никогда ранее не бывавший в командировках, сможет самостоятельно забронировать билеты и отель, не боясь превысить допустимые тревел-политикой лимиты — система просто не даст ему этого сделать.

Также система автоматизации решает и проблему появления ошибок при вводе данных при бронировании. После того, как сотрудник впервые заполнил данные о себе, они сохраняются внутри системы. Благодаря этому, в будущем работнику не нужно будет вводить их вручную, что минимизирует ошибки и ускоряет процесс оформления.

Доступ к системе имеют все задействованные в процессе сотрудники: отдел кадров, бухгалтерия, менеджеры, занимающиеся организацией поездок. После того, как сотрудник, который отправляется в командировку, сделал свою часть, задача передается дальше по цепочке.

Руководитель:

- Просматривает данные о поездках в режиме реального времени.

- Готовит отчеты по заранее подготовленным или индивидуальным шаблонам: видит затраты, количество поездок, остаток бюджета на командировки.

Тревел-менеджер:

- Меньше времени тратит на бронирование транспорта и места проживания.

- Имеет под рукой всегда актуальные тревел-политики (с возможностью редактирования). Тревел-политики автоматически применяются к соответствующим сотрудникам — исключается возможность ошибки.

Бухгалтер:

- Резервирует суммы командировочных и согласовывает заявку.

- Автоматически формирует авансовый отчет и отправляет его на согласование.

- Проверяет остатки бюджетов на деловые поездки по разным подразделениям.

Сотрудник:

- Может сам бронировать билеты и другие услуги, не боясь нарушить тревел-политику.

- Всегда может получить помощь от сотрудника тревел-агентства в режиме онлайн.

- Загружает сканы или фото закрывающих документов без необходимости возить с собой бумажные оригиналы.

Использование системы автоматизации деловых поездок способно сократить время всего процесса в несколько раз, исключить ошибки, вызванные человеческим фактором, снизить нагрузку на отделы и оцифровать «бумажные» операции. Как результат — система экономит как человеческие ресурсы компании, так и снижает ее издержки на расширение штата.

По внутренним данным Nexign, автоматизация бизнес-поездок приносит следующие результаты:

Помимо очевидных эффектов, вроде сокращения времени на рабочие операции и уменьшения количества рутинных задач, автоматизация приносит и другие позитивные результаты.

Во-первых, существует общий тренд на обучение. Компаниям выгодно выращивать уникальных сотрудников под себя, а это значит, что всё больше деловых поездок приходится на посещение сотрудниками конференций, семинаров, выставок, тренингов. Процесс усложняется тем, что такие поездки чаще всего — поездки в группах. И они требуют более пристального внимания со стороны специалиста, бронирующего тревел-услуги.

Во-вторых, компания становится человекоцентричной. Существует глобальный запрос на учет интересов и индивидуальных особенностей сотрудников — предпочтений в еде, местах в гостинице и самолете. С таким решением это можно реализовать — бронирование упрощается и переходит на сторону сотрудников.

Также, чем больше процессов в компании оцифровано, тем больше ресурсов высвобождается у HR-специалистов для помощи сотрудникам и их адаптации. Что в итоге ведет к росту удовлетворенности персонала и помогает создать комфортные условия работы.