Как работа с идеями влияет на лояльность ИТ-специалистов
Для повышения мотивации и более глубокого вовлечения в рабочие процессы своих сотрудников можно использовать инструмент под названием «копилка идей». Внимательное и бережное отношение к предложениям сотрудников позволяет оптимизировать бизнес-процессы и улучшить выпускаемые продукты, а также значительно повысить лояльность команды.
Меня зовут Елизавета Бурдина, я руководитель продуктового офиса компании iFellow. Вместе с моей коллегой Екатериной Жирновой рассказываем, что такое копилка идей и как внедрить этот инструмент в компании.
Копилка идей — это безопасное место, где любой сотрудник компании может оставить свои идеи и предложения, касающиеся, как рабочего процесса, так и жизни компании. Важно, чтобы человек был уверен, что инициатива не затеряется и не будет обесценена.
Для этого необходимо организовать механизмы оценки, отбора, рассмотрения и реализации идей. Кроме того, если копилка запущена, то все эти процессы нужно постоянно поддерживать на высоком уровне — а это не так просто.
Всем ли нужна копилка идей?
Очевидно, что работа с идеями сотрудников — это неприоритетный бизнес-процесс даже для HR. Поэтому проект имеет смысл запускать в компаниях со зрелыми HR-процессами. Например, где уже налажен сбор обратной связи от сотрудников, работают серьезные программы обучения и развития, регулярно проводится оценка индекса лояльности и т. д.
Кроме того, еще на этапе запуска проекта важно понять каковы его цели: компания хочет повысить мотивацию сотрудников, улучшить обратную связь от них, получить новые идеи для развития компании.
В зависимости от этого определяется стратегия проекта: как будет организовано информирование о проекте, будет ли материальное вознаграждение сотрудникам за реализованные идеи, какого плана идеи будут приниматься в разработку.
Виды инициатив
Все предложения делятся на инициативы по улучшению работы компании и идеи по улучшению условий труда сотрудников. И те, и другие одинаково важны.
Рабочие идеи сотрудников ИТ-сферы чаще всего касаются автоматизации процессов и их усовершенствования для повышения удобства и снижения доли ручного труда. Польза от реализации этих предложений очевидна и может измеряться категориями коммерческой выгоды.
Реже встречаются идеи по улучшению продуктовой линейки выпускаемых программных продуктов. Эти предложения особенно высоко ценятся и тщательно рассматриваются. На их реализацию могут быть выделены дополнительный ресурсы, поскольку эти проекты быстрее всего приносят коммерческую выгоду.
У идей по улучшению условий труда самая неочевидная польза — ее сложно измерить в деньгах. Эти предложения могут быть разного масштаба: от нового формата поздравлений на день рождения или корпоративной вечеринки до внедрения кадрового электронного документооборота и пересмотра образовательной программы. Для самих сотрудников эти идеи являются наиболее интересными.
Во всех случаях сотрудники, оставившие свою идею в копилке, и пожелавшие изменить что-то в существующей системе, готовы перейти на другой этап своего внутрикорпоративного развития, что безусловно повышает их лояльность к компании, а значит и эффективность.
Одновременно с этим, сама компания благодаря копилке идей не стоит на месте, а находится в постоянном диалоге со своими сотрудниками, поощряет их вовлеченность и таким образом, повышает их мотивацию.
Критерии оценки идей
Чтобы избежать недопониманий и недовольства тех, чьи идеи остались нереализованными, необходимо, чтобы механизмы работы копилки идей были четко регламентированы, прозрачны и понятны для всех сотрудников.
Прежде всего следует установить критерии, по которым идеи будут приниматься в копилку и дальше — поступать на рассмотрение. Их формируют исходя из целей всего проекта.
Канал поступления идей должен быть легкодоступным и простым. Например, корпоративный чат, электронная почта, специальный раздел на внутреннем портале. Мы используем как раз последний вариант. Сначала сотрудник заполняет несколько простых полей формы — что за идея, в чем ее ценность, а затем ответственное подразделение или руководитель связывается с сотрудником и они вместе прорабатывают детали.
При этом важно обеспечить быструю обратную связь. Даже, если идей много, автора инициативы нужно поблагодарить и сообщить, когда его предложение поступит в работу и будет рассмотрено. У сотрудников быстро пропадет мотивация, если они будут отправлять идеи в «пустоту».
Анонимность в данном проекте неэффективна. Идеи, касающиеся улучшения условий труда в компании, конечно, могут быть анонимными, но в большинстве случаев автор идеи ждет какого-то ответа. В противном случае он теряет мотивацию и в следующий раз вряд ли выступит с предложением. В результате копилка идей станет похожей на книгу жалоб и предложений и не будет выполнять свою функцию.
Анонимные идеи нежизнеспособны еще и потому, что без четких обоснований автора вероятность реализации значительно снижается.
Оценка и отбор идей
Механизм оценки выбирается в зависимости от типа идеи. Если предложение касается улучшения жизни в компании или каких-то изменений, касающихся большей части сотрудников, то оно выносится на всеобщее обсуждение. Это дает возможность автору выслушать другое мнение и привести доводы в защиту своей идеи. Опыт показывает, что не всем нравится такая система оценки, но она объективна и справедлива.
Как правило, ни одна идея, особенно сложная, не может быть реализована без финансовых вложений. И сотрудники в большинстве своем это прекрасно понимают, когда высказываются за или против предложения. Реализация идеи должна проходить не только в рамках бюджета, но и актуальных для компании на данный момент задач.
Если идея касается масштабных или сложных вопросов: внедрения КЭДО, изменения бизнес-процессов или их автоматизации, то она может быть сформулирована как полноценный технический запрос. Тогда к оценке идеи подключаются профильные специалисты: технические, финансовые, кадровые.
Финальное решение, как правило, выносит высший менеджмент компании, ответственный за прямые инвестиции, а также за эффективность, репутацию и другие ключевые показатели бизнеса.
Реализованные идеи
Одна из интересных реализованных идей, которая касалась жизни компании, — традиция компьютерных турниров у нас в iFellow. Кто-то предложил проводить их для любителей видеоигр — и идея прижилась. Сотрудники собираются вместе, делятся на команды и играют в компьютерные игры. Иногда, заранее согласовав время, устраивают такие турниры, в меньшем масштабе и прямо на рабочих местах. Для них это прекрасная возможность расслабиться, а для руководства — хороший тимбилдинг. По такому же принципу у нас проходят квест-партии для любителей квестов.
Другой пример реализации инициативы из копилки идей — это большой коммерческий проект по запуску Telegram-бота MyFellow Bot для Service Desk. Он предназначен для организации оперативной техподдержки. Бот помогает удаленно решать различные технические и бизнес-запросы в формате единого окна через мессенджер. Безопасность пользователя обеспечивает двухфакторная авторизация через корпоративный e-mail, с помощью инструмента Jira. MyFellow Bot позволяет сотрудникам получать техподдержку прямо в мессенджере, без необходимости заходить на портал или отправлять заявки по электронной почте.
Внимание к предложениям сотрудников позволило нам сформировать расширенную версию корпоративной библиотеки, куда входят кроме базовых для ИТ-сферы образовательных курсов и пособий, вебинары и лекции по саморазвитию, самопрезентации, ораторскому мастерству и т. д. Самым популярным среди ИТ-специалистов оказался вебинар о том, как выбрать вино. Это показало, что корпоративное обучение может в том числе восприниматься как расслабляющий контент, ради которого сотрудник готов задержаться после окончания рабочего дня.
Копилка идей нужна от покупателей продукта, а не от разработчиков. И заниматься этим должен специально обученный product owner, который должен собирать идеи (хотелки) от покупателей, анализировать статистику этих идей и потом особо ценные идеи обсуждать с разработчиками на предмет возможности, затрат и сроков реализации.
От сотрудников можно собирать идеи по благоустройству офиса и организации работы. Откуда разработчик может знать проблемы заказчика или покупателя, если он с ними никогда не контактирует?
Учите лучше матчасть и не грузите персонал никому не нужными задачами.
Так автор не про продует пишет: "любой сотрудник компании может оставить свои идеи и предложения, касающиеся, как рабочего процесса, так и жизни компании" и "Реже встречаются идеи по улучшению продуктовой линейки выпускаемых программных продуктов"
Насколько я поняла, улучшение продукта может быть связано не только с интерфейсом. А, к примеру, с использованием технологий - давайте этот винтик заменим на этот и тогда улучшится скорость/безопасность/еще какие-то характеристики продукта, о которых пользователь может не догадываться - то есть оптимальность его внутренней начинки
Здравствуйте, в комментариях уже ответили, подчеркну, что копилка идей посвящена выражению идей сотрудников относительно жизни компании. Product owner работает с продуктами и с аудиторией внешнего рынка. Это не связанные друг с другом процессы. Копилка идей не мешает изъявлять идеи сотрудникам относительно внутренней атмосферы и работы компании. Это возможность, а не приказ к исполнению.
У сотрудников, наверное, есть ощущение, что они могут влиять на жизнь компании.
есть не ощущение, а иллюзия
А что значит безопасное место?