Как работа с идеями влияет на лояльность ИТ-специалистов

Для повышения мотивации и более глубокого вовлечения в рабочие процессы своих сотрудников можно использовать инструмент под названием «копилка идей». Внимательное и бережное отношение к предложениям сотрудников позволяет оптимизировать бизнес-процессы и улучшить выпускаемые продукты, а также значительно повысить лояльность команды.

Меня зовут Елизавета Бурдина, я руководитель продуктового офиса компании iFellow. Вместе с моей коллегой Екатериной Жирновой рассказываем, что такое копилка идей и как внедрить этот инструмент в компании.

Копилка идей — это безопасное место, где любой сотрудник компании может оставить свои идеи и предложения, касающиеся, как рабочего процесса, так и жизни компании. Важно, чтобы человек был уверен, что инициатива не затеряется и не будет обесценена.

Для этого необходимо организовать механизмы оценки, отбора, рассмотрения и реализации идей. Кроме того, если копилка запущена, то все эти процессы нужно постоянно поддерживать на высоком уровне — а это не так просто.

Очевидно, что работа с идеями сотрудников — это неприоритетный бизнес-процесс даже для HR. Поэтому проект имеет смысл запускать в компаниях со зрелыми HR-процессами. Например, где уже налажен сбор обратной связи от сотрудников, работают серьезные программы обучения и развития, регулярно проводится оценка индекса лояльности и т. д.

Кроме того, еще на этапе запуска проекта важно понять каковы его цели: компания хочет повысить мотивацию сотрудников, улучшить обратную связь от них, получить новые идеи для развития компании.

В зависимости от этого определяется стратегия проекта: как будет организовано информирование о проекте, будет ли материальное вознаграждение сотрудникам за реализованные идеи, какого плана идеи будут приниматься в разработку.

Все предложения делятся на инициативы по улучшению работы компании и идеи по улучшению условий труда сотрудников. И те, и другие одинаково важны.

Рабочие идеи сотрудников ИТ-сферы чаще всего касаются автоматизации процессов и их усовершенствования для повышения удобства и снижения доли ручного труда. Польза от реализации этих предложений очевидна и может измеряться категориями коммерческой выгоды.

Реже встречаются идеи по улучшению продуктовой линейки выпускаемых программных продуктов. Эти предложения особенно высоко ценятся и тщательно рассматриваются. На их реализацию могут быть выделены дополнительный ресурсы, поскольку эти проекты быстрее всего приносят коммерческую выгоду.

У идей по улучшению условий труда самая неочевидная польза — ее сложно измерить в деньгах. Эти предложения могут быть разного масштаба: от нового формата поздравлений на день рождения или корпоративной вечеринки до внедрения кадрового электронного документооборота и пересмотра образовательной программы. Для самих сотрудников эти идеи являются наиболее интересными.

Во всех случаях сотрудники, оставившие свою идею в копилке, и пожелавшие изменить что-то в существующей системе, готовы перейти на другой этап своего внутрикорпоративного развития, что безусловно повышает их лояльность к компании, а значит и эффективность.

Одновременно с этим, сама компания благодаря копилке идей не стоит на месте, а находится в постоянном диалоге со своими сотрудниками, поощряет их вовлеченность и таким образом, повышает их мотивацию.

Чтобы избежать недопониманий и недовольства тех, чьи идеи остались нереализованными, необходимо, чтобы механизмы работы копилки идей были четко регламентированы, прозрачны и понятны для всех сотрудников.

Прежде всего следует установить критерии, по которым идеи будут приниматься в копилку и дальше — поступать на рассмотрение. Их формируют исходя из целей всего проекта.

Канал поступления идей должен быть легкодоступным и простым. Например, корпоративный чат, электронная почта, специальный раздел на внутреннем портале. Мы используем как раз последний вариант. Сначала сотрудник заполняет несколько простых полей формы — что за идея, в чем ее ценность, а затем ответственное подразделение или руководитель связывается с сотрудником и они вместе прорабатывают детали.

При этом важно обеспечить быструю обратную связь. Даже, если идей много, автора инициативы нужно поблагодарить и сообщить, когда его предложение поступит в работу и будет рассмотрено. У сотрудников быстро пропадет мотивация, если они будут отправлять идеи в «пустоту».

Анонимность в данном проекте неэффективна. Идеи, касающиеся улучшения условий труда в компании, конечно, могут быть анонимными, но в большинстве случаев автор идеи ждет какого-то ответа. В противном случае он теряет мотивацию и в следующий раз вряд ли выступит с предложением. В результате копилка идей станет похожей на книгу жалоб и предложений и не будет выполнять свою функцию.

Анонимные идеи нежизнеспособны еще и потому, что без четких обоснований автора вероятность реализации значительно снижается.

Механизм оценки выбирается в зависимости от типа идеи. Если предложение касается улучшения жизни в компании или каких-то изменений, касающихся большей части сотрудников, то оно выносится на всеобщее обсуждение. Это дает возможность автору выслушать другое мнение и привести доводы в защиту своей идеи. Опыт показывает, что не всем нравится такая система оценки, но она объективна и справедлива.

Как правило, ни одна идея, особенно сложная, не может быть реализована без финансовых вложений. И сотрудники в большинстве своем это прекрасно понимают, когда высказываются за или против предложения. Реализация идеи должна проходить не только в рамках бюджета, но и актуальных для компании на данный момент задач.

Если идея касается масштабных или сложных вопросов: внедрения КЭДО, изменения бизнес-процессов или их автоматизации, то она может быть сформулирована как полноценный технический запрос. Тогда к оценке идеи подключаются профильные специалисты: технические, финансовые, кадровые.

Финальное решение, как правило, выносит высший менеджмент компании, ответственный за прямые инвестиции, а также за эффективность, репутацию и другие ключевые показатели бизнеса.

Одна из интересных реализованных идей, которая касалась жизни компании, — традиция компьютерных турниров у нас в iFellow. Кто-то предложил проводить их для любителей видеоигр — и идея прижилась. Сотрудники собираются вместе, делятся на команды и играют в компьютерные игры. Иногда, заранее согласовав время, устраивают такие турниры, в меньшем масштабе и прямо на рабочих местах. Для них это прекрасная возможность расслабиться, а для руководства — хороший тимбилдинг. По такому же принципу у нас проходят квест-партии для любителей квестов.

Другой пример реализации инициативы из копилки идей — это большой коммерческий проект по запуску Telegram-бота MyFellow Bot для Service Desk. Он предназначен для организации оперативной техподдержки. Бот помогает удаленно решать различные технические и бизнес-запросы в формате единого окна через мессенджер. Безопасность пользователя обеспечивает двухфакторная авторизация через корпоративный e-mail, с помощью инструмента Jira. MyFellow Bot позволяет сотрудникам получать техподдержку прямо в мессенджере, без необходимости заходить на портал или отправлять заявки по электронной почте.

Внимание к предложениям сотрудников позволило нам сформировать расширенную версию корпоративной библиотеки, куда входят кроме базовых для ИТ-сферы образовательных курсов и пособий, вебинары и лекции по саморазвитию, самопрезентации, ораторскому мастерству и т. д. Самым популярным среди ИТ-специалистов оказался вебинар о том, как выбрать вино. Это показало, что корпоративное обучение может в том числе восприниматься как расслабляющий контент, ради которого сотрудник готов задержаться после окончания рабочего дня.