Не печеньками едиными: как быстро и без стресса погрузить сотрудников в работу

В 2024 году разработчики посмеиваются в ответ на упоминание печенек на кухне, HR-софт продается аргументом «кандидат решает», а компании придумывают новые способы завлечь соискателей. Специалисты дорожают, и стоимость неудачного найма растет. Чтобы поберечь свои и чужие денежки, мы рассказали про лайфхаки, которые помогут погрузить новичков в культуру компании быстро и дешево.

Я Лиза, HR-менеджер из Топвизора. В найме знают, что недостаточно довести кандидата до выхода на работу. Опытные рекрутеры радуются не раньше, чем новичок пройдет испытательный срок.

Вывод нового сотрудника все равно что ограбление банка: наличие плана не гарантирует, что вам не принесут заявление об увольнении на стол. Специалист выходит на работу и после трех дней заявляет, что ни дня больше не готов работать по профессии — не байка, а случай из нашей практики.

Новая работа — большие перемены. Нормально, что при переходе люди переживают и драматизируют. Мой кандидат задумывался об увольнении в первый месяц работы по причине «меня посадили под кондиционер, я им явно не нравлюсь». Другой специалист плакал после первого дня по причине «у них все странно устроено, я не разберусь и меня уволят».

Кандидат не выбирает вас окончательно на этапе оффера. Решение работать в компании формируется из впечатлений от нового места. Вы не продумываете онбординг, и новички увольняются из-за «недобрых» взглядов коллег, «дурацкой» первой задачи или кабинета у туалета.

Не существует одинаковых компаний. Процессы внутри могут быть похожи, но не идентичны. Поэтому онбординг есть в каждой компании: как минимум приходится знакомить новичков с задачами.

Качество онбординга бывает разным. В одной компании новички проходят квесты, чтобы познакомиться с компанией. В другой в первый день не знают, кому задавать вопросы.

Компании, которые вложились в онбординг, предлагают баддинг, ознакомительные онлайн-курсы и игры на входе. С первого дня новичков окружают заботой их кураторы: вводят в контекст, знакомят с коллегами и рассказывают местные шутки. Изучение офиса проходит в формате квеста, а процессы освещаются в онлайн-курс для новичков. На этом фоне компания с арсеналом из внутренней документации и свободного времени руководителя проигрывает.

Проиграть, но сделать хорошо можно. Для этого думайте о погружении кандидата в культуру компании с первого разговора с ним. И будьте честными.

В Топвизоре корпоративы проходят в рабочее время, сотрудники шутят на любые темы, а в офисе стоит картонный Райан Гослинг. Нужно поработать в компании, чтобы полюбить работу и будни больше выходных.

У нас молодой и дружный коллектив. Но рассказать об этом в вакансии — никого не привлечь и вызвать недоверие у кандидатов. Поэтому мы меньше говорим об атмосфере в компании и больше ее показываем.

Знакомство с компанией начинается с текста. Либо пара параграфов вызовет интерес, либо привлекать вам кандидата силами рекрутера.

Общение соискателей с компанией можно развивать как продукт. С этой идеей мы пошли дальше создания лендинга с вакансиями. Этим летом сотрудники Топвизора появляются на конференциях и трансляциях в фирменных футболках.

Компании работают над узнаваемостью своих брендов, и одежда с корпоративной символикой — не наше изобретение. Разработка Топвизора — футболка с кликбейтом. Лаконичное «Хочу программиста» вместо принта и QR-коды для перехода к близкому знакомству с компанией. Одевали в них девочек, уговариваем присоединиться мальчиков.

Этот канал не дает потока откликов, но включает cultural-fit-отсев. Кандидаты вовлекаются в интерактив и доходят до вакансий. Топвизор с первого лозунга обозначает свою неформальность и развивает HR-бренд. А сотрудники рады выгуливать новую футболку.

Кандидатам недостаточно влюбиться в компанию глазами. После отклика на вакансию они хотят услышать то, из-за чего предложение показалось интересным.

Первые звонки и встречи с компаниями вызывают у кандидатов беспокойство. Люди боятся плохо себя представить, не ответить на вопросы и показаться глупыми. Я наблюдала, как кандидат откладывал общение неделями, хотя хотел работать в компании.

Если вы не поможете кандидату справиться с переживаниями в процессе отбора, он неосознанно свяжет страх с компанией. Человек выйдет на работу, но будет чувствовать дискомфорт из-за подсознательной ассоциации. Придется приложить усилия, чтобы удержать такого новичка.

Поэтому работа с волнением кандидата на отборе — часть онбординга. Стратегия простая: для начала исключить все, на чем человек может споткнуться на пути к собеседованию.

Этот подход меняет ролевую модель общения с кандидатами. Люди осознают свою ценность, воспринимают процесс отбора как услугу. Вы превращаетесь из дознавателей в персональных консультантов. Дальше дело за малым: помогите человеку выбрать вас обоснованно, и он с порога полюбит компанию.

Чтобы помочь, недостаточно развеять страхи, нужно завоевать доверие, стать для кандидата другом. Человек, который односложно отвечал в начале звонка, а в финале шутит и смеется — потенциально ваш будущий сотрудник.

Доверительные отношения с кандидатами строятся на трех китах: активном слушании, честности и равенстве. Людям нравится, когда нанимающие стремятся узнать их пожелания, не утаивают правду о компании, не льстят и не обесценивают. Такие собеседования располагают кандидатов. Они могут не выбрать вас, но обязательно порекомендуют.

Вишенка на торте онбординга на отборе — проявления корпоративной культуры. Для неформального Топвизора это быстрый переход на «ты», смайлики и обмен фотографиями питомцев в переписке, шутки вроде «писать про SEO — не товары секс-шопа описывать» на финальных интервью. Кому это не подходит, отказываются до выхода на работу. Остальным закрадываемся в душу.

У меня есть совет, как организовать выход новичка. Представьте, что он первоклассник, который в первый раз пришел на линейку. И создайте праздник.

Первое сентября — прослойка между летними каникулами и учебным годом. Целый день отводится на то, чтобы подготовить школьников к учебному режиму. Не только дети испытывают стресс из-за перемен, а потому важно сделать выход на новую работу комфортным.

До дня выхода мы пишем новичкам лишь при необходимости. О том, какие документы взять собой, куда приехать, сообщаем еще до возникновения вопросов. Если проговорили это устно, обязательно дублируем в письме, чтобы человек мог вернуться к информации.

При этом сами на связи в любой день недели от рассвета до заката: отвечаем на вопросы, помогаем справиться с сомнениями. Накануне напоминаем о выходе, убеждаемся, что человек не изменил своего решения.

Не торопитесь. В Топвизоре первый день начинается не раньше 11 часов. Новичок тратит утро на себя, а мы успеваем подготовиться к его выходу. При этом домой отпускаем в 6 вечера. Для нас это мелочь, а новички не чувствуют загнанности в рамки и знакомятся с политикой «рабочее время определяется задачами».

Подготовка компании к выходу новичка — тоже важный этап онбординга, поскольку от ее качества зависит первое впечатление о компании. Ноутбук, пароль от которого никто не знает, учетные записи, которые ждешь половину рабочего дня — мелочи, из-за которых в первый день новичок почувствует себя ненужным.

Подготовьте рабочее место и технику. Готовьте выход как подарок. Представьте себя на месте новичка и подумайте, что будет в первый день приятно и удобно. Сбросьте ноутбук до заводских настроек, если даете его человеку после другого сотрудника. Установите программы, в которых предложите работать. Оставьте на столе новичка документы на подпись и ручку.

Сделайте подарок. В Топвизоре разработали велком-бокс. Вместе с приятными мелочами собрали в нем то, что пригодится в офисе: ручку, блокнот, кружку. Все это в фирменном дизайне и в удобном шоппере. Его оставляем на столе с благодарностью за выбор компании.

Не бросайте новичка одного. Людей не так страшит новое, если их поддерживает кто-то знакомый. Поэтому в Топвизоре встречает в первый день новичка эйчар, который ранее вел его по этапам. Весь день он сопровождает новенького: рассказывает про порядки, проводит экскурсию по офису, знакомит с коллегами. Старается ответить на каждый вопрос и пинает команду, если видит, что новичок заскучал.

Устройте экскурсию по офису. Экскурсия по офису Топвизора похожа на игру по станциям. Новички не выполняют задания, но погружаются в культуру через детали.

Нет ничего особенного в неоновой вывеске или большом плюшевом гусе в офисе. Игрушки, постеры, открытки и фотографии — все это не оригинально и не практично, однако хранит в себе истории. В первый день такие мелочи рассказывают о компании больше, чем сами сотрудники.

Культура в Топвизоре неформальная, а потому и офис у нас выразительный. Сотрудники завешивают стены мемами, оставляют послания на белых досках, дарят коллегам сувениры на столы.

Когда весной мы переезжали в новый офис, мы с восторгом разбирали старые шкафы. Такие же ощущения получаешь, когда залезаешь на бабушкины антресоли — с каждой находкой гадаешь, что еще сможешь там найти. Барный инвентарь, лототрон и деревянные тотемы основателей компании — а какие скелеты скрывает в шкафу ваша компания? Пока в других офисах грузчики перевозят столы и стулья, у нас в предварительную опись вещей для переезда закрались пантера и Хаги Ваги.

В комнате отдыха в Топвизоре найдешь не только плойку и библиотеку. У нас целая галерея мерча, подвесное кресло с кодовым названием «Секс-качели», модульный диван, из которого можно построить домик. Встанем на место новичка: догадайтесь по фотографии, какую музыку любят в Топвизоре.

На кухне на двери холодильника — доска для объявлений и заказов. Сотрудники просят купить мажитэль, и на следующий день находят его в холодильнике. А еще на доске оставляют благодарности и смешные рисунки.

На экскурсии мы не забываем показать содержимое холодильника. Рассказываем, что почти все внутри — общее, в том числе алкоголь. Дальше наблюдаем за реакцией. Обычно она бесценна.

Экскурсия — это история про впечатление. Новичок смотрит широко раскрытыми глазами и запоминает лишь долю информации. Мы это понимаем и создали Памятку новому сотруднику: где, что, почем. В документе дали ответы на самые распространенные вопросы: когда выплачивается зарплата, как уйти в отпуск. Не забыли и про обычаи компании: как отмечаем праздники, что дарим в дни рождения. Есть инструкции к офису: где найти аптечку, какие правила на кухне. Даем почитать ее уже в первый день, но помогает она и после года работы.

Познакомьте с командой. Знакомство с командой тоже упрощаем. В Slack, корпоративном мессенджере, просим сотрудников прописывать свои должности и ставить настоящие фотографии на аватарки. Это помогает запомнить, кого как зовут, с какими вопросами к кому идти. В день выхода нового сотрудника пишем приветственное сообщение в общий чат: новичку приятно внимание, коллеги не упускают новость и устанавливают контакт через поздравления.

Новичок прошел вводный день, и вы отпускаете его в свободное плавание, работать над первыми задачами. Как бы хорошо вы ни проводили онбординг до этого, на этом этапе может не сложиться.

Выделите новичку бадди. Чтобы новичок чувствовал себя своим, ему нужно сблизиться с людьми в компании, привыкнуть к месту, порядкам. Пока это не случилось, важно его сопровождать. Эту задачу может взять на себя руководитель или коллеги по отделу.

В Топвизоре не выделяют новичкам товарищей-наставников. Но среди нас есть ребята, которые сами не прочь взять на себя эту роль и пригласить новичка на обед. Если у вас в команде появляются такие, держите их крепче.

Добавьте в нужные рабочие чаты. Первое время новички как дети: наблюдают и учатся. Ваша задача — дать им пищу для усвоения. Мы просим новичков вначале ходить в офис и работать удаленно не более двух дней в неделю. Мы добавляем их в чаты в Slack и не стесняемся общаться в них как обычно.

Рабочие чаты в Топвизоре — вводный онлайн-курс по корпоративной культуре. В канале новостей пишем о результатах, хвастаемся достижениями. Есть чат команды, куда каждый может отправить мем, где делимся событиями из личной жизни. Для офисных будней тоже создали канал: там у нас все про оффлайн события и повседневные радости.

Познакомьте с чатовыми активностями. В Топвизоре мы мотивируем сотрудников общаться с коллегами в чатах. Для этого мы ввели внутренний рейтинг активности. Идея возникла еще в период распространения в компании удаленки, но сработала для всего коллектива.

В Slack можно добавлять кастомные эмодзи. В Топвизоре новые появляются почти каждый день — это тоже часть нашей культуры. Среди них — баночка пива «Охота крепкое», по которой и вычисляется место в рейтинге. Чем больше коллеги выставили баночек на твои сообщения в публичных каналах за месяц, тем выше ты в списке. Кстати об этом тоже написали в Памятке с подзаголовком «Что за пиво в реакциях».

Проведите небольшие посиделки. Рабочие будни, даже если в них масса забавного, остаются рабочими. Для полноценного погружения новичка важно помочь ему установить контакты в менее формальной обстановке. С этой идеей в первую-вторую неделю работы новенького организуем велком-корпоратив.

Иногда это посиделки на кухне, иногда — выезд куда-нибудь. С кем-то играли в Бинго: собирали интересные факты о сотрудниках и предлагали коллегам угадать, к кому что относится. А кому-то повезло поехать со всей командой в СПА.

Узнайте, как идут дела. Завершающий штрих — 1-to-1 беседы. Если вы не проводите такие встречи, вы не проводите и онбординг. Можно сближать новичка с командой и не знать, что ему не нравится постановка задач в компании. Встреча 1-to-1 — возможность спросить о проблемах напрямую, пока они не стали критическими.

То, что описала выше — не rocket science. Компании пользуются этими методами и удачно онбордят новичков. При этом успех онбординга во многом гарантируется не первой совместной пьянкой, а вдумчивым наймом.

Но то, как в Топвизоре новички становятся топвизорянами, похоже на магию. Спустя месяц новичок хвастается в общем чате, что слышал в метро, как хвалят сервис. И разделяет восторг наравне со всеми.

Резюмирую, что для этого нужно:

А как у вас устроен онбординг? Или, может, вам нравится онбординг какой-то другой компании? Поделитесь своим опытом в комментариях!