Семь законных способов сократить расходы на персонал

Привет. Мы несколько лет разрабатываем сервис, который автоматизирует учет финансов, экономит время и деньги предпринимателей. Нам есть, что рассказать на тему оптимизации затрат в бизнесе.

Любого собственника в кризис волнует вопрос — как законно уменьшить расходы на сотрудников и не сильно их обидеть. Держите 7 актуальных способов и комментарии экспертов.

В зависимости от специфики, можно варьировать рабочий график. Кому-то будет выгоднее нанять новых работников, чтобы не платить сверхурочные, кому-то установить сменный график, а кому-то перейти на неполный день. Работодатель может использовать следующие варианты:

1. Простой

Если организация вынуждена остановить деятельность из-за того, что не работают поставщики или покупатели, можно объявить режим простоя по экономическим причинам.

Если сломалось оборудование и починить его нельзя — по техническим. По статье 157 ТК РФ это время оплачивается в размере двух третей от средней заработной платы сотрудника.

Для объявления простоя нужно выпустить приказ, в котором будет отражены причины и список работников, которые на него отправляются. Основанием может стать снижение темпов производства, отсутствие запчастей, комплектующих или запасов на складе.

2. График неполного рабочего времени

Работодатель может сделать это по своей инициативе, если в организационной структуре или технологическом процессе произошли изменения, которые могут привести к массовому увольнению (более 50 человек в месяц).

Например, в случае приобретения оборудования с большей производительностью или создания нового подразделения, которое возьмет на себя часть функций других отделов. Предупредить об этом режиме работы нужно за 2 месяца до его введения.

Если у сотрудника возникла необходимость работать неполный день, компания обязана его установить при наличии законных оснований. Например, работник является родителем или опекуном ребенка до 14 лет или осуществляет уход за больным членом семьи (потребуется соответствующее медицинское заключение).

3. Ненормированный рабочий день

При большой загруженности этот график позволит привлекать персонал к работе сверхурочно, но компенсировать это не дополнительной оплатой, а предоставлением трех дней отпуска.

При увольнении эти дни не оплачиваются. Такой режим нельзя ввести для всей организации, только для конкретных сотрудников.

4. Суммированный учет рабочего времени

Статья 104 ТК РФ позволяет отложить выплату за сверхурочную работу до конца учетного периода. Этот способ используется при сезонных колебаниях объема работы, но, если сотрудники уволятся в период неполной загрузки, им придется доплатить до той суммы, которую бы они заработали, отработав норму.

5. Сменный режим работы

Этот режим поможет сэкономить, если у вас есть возможность выполнять работу в вечернее и ночное время. Так оборудование не будет простаивать.

При введении сменного графика нужно учитывать, что час работы в ночное время (с 22:00 до 6:00) должен оплачиваться как минимум на 20% дороже, чем в дневное. Плюс ночная смена должна быть короче дневной на один час.

Смена считается ночной, если половина времени приходится на период с десяти вечера до шести утра. Так работа с 15:00 до 23:00 не будет считаться ночной, но сотруднику нужно будет заплатить больше за последний час работы, а работа с 19:00 до 3:00 — ночная смена и уже сокращена на один час по отношению к дневной, без уменьшения оплаты сотруднику.

Работодатель может сдвинуть график работы или ввести 2 смены так, чтобы вообще не затрагивать ночное время или использовать его минимально.

6. Шестидневная рабочая неделя

Если сотрудники регулярно работают по субботам, можно перейти на шестидневку, чтобы не оплачивать в двойном размере работу в выходной день.

Как и при пятидневке, нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, а время работы перед выходным днем должно быть не более пяти часов. Обычно используют график, при котором в обычный рабочий день сотрудник отрабатывает 7 часов, а в субботу — 5.

С помощью систем учета рабочего времени можно проанализировать работу и определить узкие места или недостаточную загрузку. Если сотрудники справляются с работой за 2–3 часа, стоит пересмотреть численность штата и увеличить количество задач для оставшихся.

Если анализ показал, что работники много времени тратят на рутинные задачи, стоит автоматизировать эти процессы. Тут помогут скрипты разговоров, алгоритмы, регламенты взаимодействия между отделами, а также CRM-система, в которой будут храниться данные по сделкам и клиентам.

С помощью отлаженных бизнес-процессов получится сэкономить время, перераспределить нагрузку, уменьшить количество сотрудников и, как следствие, сократить расходы на персонал.

Производство можно усовершенствовать так, чтобы 1 человек, с помощью техники, мог выполнить больше работы. Однако иногда выгоднее платить зарплату нескольким квалифицированным работникам, чем покупать дорогое оборудование и тратиться на его обслуживание. Этот вариант требует детального просчета рисков и выгоды от автоматизации и сокращения штата.

Кризис затянется, поэтому нужно здраво оценить количество сотрудников и определить, как и кого можно сократить. Проанализировать затраты можно в онлайн-сервисах финансово-управленческого учета.

Соотнесите расходы на заработную плату сотрудника (или отдела) с его эффективностью и примите решение — как выгоднее оплачивать работу: сдельно или по отработанному времени.

Есть и другие варианты экономии. Иногда проще полностью автоматизировать процесс, исключив участие сотрудника. Собственник логистической компании Алексей Прозоров заменил финансового менеджера на сервис автоматизации финучета и смог существенно сэкономить:

Другие варианты оптимизации:

• объединение функций: бухгалтер может дополнительно взять на себя кадровый учет, а водитель выполнять обязанности курьера.
• сокращение количества сотрудников в отделе: если объем работы снизился, получится обойтись меньшими силами.
• выбор универсальных сотрудников: вместо найма офис-менеджера и уборщицы, нанять специалиста, который будет совмещать эти функции.
• ротация кадров: можно перебрасывать персонал в зависимости от загрузки в разные филиалы, чтобы не увольнять старых сотрудников и не нанимать новых.
• отказ от дублирования функций: если клиент оставляет заявку на установку кухни менеджеру, а потом повторяет ту же информацию дизайнеру и замерщику, получается, что организация тратит в три раза больше времени на это взаимодействие. Если научить дизайнера расчету стоимости, должность менеджера можно убрать, а другие его обязанности распределить между сотрудниками.
• передача части задач фрилансерам: штатный копирайтер может быть занят только половину рабочего времени, а зарплату получает в полном объеме. Передав эту задачу фрилансеру получится сэкономить.
• аутсорсинг: например, нанять клининговую компанию, которая возьмет на себя все функции по поддержанию чистоты, чтобы не платить зарплату (и взносы с нее) уборщице, работающей один час. Это не панацея — компания-аутсорсер также платит зарплату сотрудникам, да еще и зарабатывает на услугах, поэтому целесообразность этого варианта нужно просчитать.
• снижение требований к квалификации: разработать подробные инструкции для сотрудников, где по шагам будут расписаны алгоритмы работы, и назначить контрольные точки для проверки. С четкими инструкциями сможет работать и менее квалифицированный персонал, труд которого стоит дешевле.
• привлечение сотрудников без опыта работы: иногда лучше «воспитать» сотрудника самостоятельно. Это сократит расходы на поиск высококвалифицированных специалистов и позволит научить человека тому, что будет востребовано в конкретной организации.

По закону сокращение штата несет дополнительные затраты для организации. Сотруднику нужно обязательно выплатить сумму за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие (обычно в размере среднемесячного заработка). Если бывший сотрудник не сможет устроиться на новую работу в течение трех месяцев, то работодатель должен будет выплатить дополнительно до двух средних заработков.

При сокращении штата происходит аннулирование должностей: было 3 менеджера по штатному расписанию, а остался 1. В этом случае сначала приказом изменяют штатное расписание, предупреждают работников (не менее, чем за 2 месяца) о сокращении, сообщают в профсоюз и органам занятости.

После этого на основании производительности квалификации и, возможно, семейного положения сотрудников (учитывается наличие детей или иждивенцев) руководителю предстоит выбрать тех, кто продолжит работу. Остальным нужно предложить вакансии, соответствующие их квалификации. В случае согласия — перевести на новую работу, в случае отказа — уволить со всеми причитающимися выплатами.

Увольнение по соглашению сторон тоже обойдется компании недешево. Помимо оплаты за отработанное время и компенсации за неиспользованный отпуск, работодатель должен выплатить выходное пособие, о размере которого договариваются в процессе увольнения. Но в перспективе, через несколько месяцев, эти меры могут окупиться.

В «Додо пицце» нет пицца-мейкеров или официантов. Все сотрудники универсальны, взаимозаменяемы и могут работать на любой позиции. Это позволяет обходиться меньшим штатом и быть гибкими в планировании смен, кафе не останавливается, если не вышел повар — на его место просто встает кассир.

Этим, на первый взгляд парадоксальным, способом воспользовались организации после объявления президентом нерабочих дней. Они должны были оплачиваться также, как если бы работник отработал их полностью.

Для компании это невыгодно: сотрудник сидит дома, но заплатить ему нужно столько же. Предоставить отпуск оказалось удобнее, чем сохранять зарплату при отсутствии рабочей нагрузки.

Получилось убить двух зайцев: сотрудник отдыхает в то время, когда удобно организации, работодатель исполняет обязанность по предоставлению отпуска и экономит на оплате нерабочих дней. Минтруда подтвердило законность этого способа. Плюс — если организация будет сокращать штат после пандемии, выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск не придется.

Это может показаться ущемлением прав работника, но отпуск рассчитывается исходя из среднемесячного заработка, а, значит, сумма отпускных может быть выше, чем обычный оклад. Этот же способ может помочь, если организация вынуждена простаивать — посчитайте, возможно, будет выгоднее отправить сотрудников в отпуск с их согласия, чем платить две трети оклада за простой.

Еще один вариант — предоставление отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ). Поговорите со своими работниками: может быть, они нуждаются в нем, но не знают о такой возможности или не решаются предложить.

Сотрудник может воспользоваться им по разным причинам: необходимость сидеть дома с ребенком из-за неработающего детского сада или школы, отъезд на лечение.

Вынуждать пойти в такой отпуск незаконно, но, если сотрудник добровольно хочет его взять, он может составить заявление, приложить пояснительную записку и подтверждающие документы, например, копию графика работы школы, чтобы работодатель мог предъявить их при проверке трудовой инспекцией.

Использование срочного трудового договора ограничено статьей 59 ТК РФ. Если условия позволяют, лучше заключать с сотрудниками договор с определенным сроком действия, чтобы сократить выплаты при увольнении. По закону предупредить о расторжении срочного трудового договора работодатель должен за 3 дня, после этого он не продлевается. Оплачивать выходное пособие не нужно.

Договор гражданско-правового характера может заключаться между физическими и юридическими лицами для выполнения определенного вида работ (подряда) или оказания услуг, например, перевозки грузов. Если у вас есть основания для заключения гражданско-правового договора — отлично. Выполнение работ в его рамках освобождает от обязанностей работодателя, так как не попадает под регулирование Трудовым кодексом.

1. Дополнительные бонусы

Многие компании включают в социальные пакеты оплату проезда, занятия в тренажерном зале, организацию питания. Если эти бонусы зафиксированы в локальных нормативных актах, их можно пересмотреть (статья 74 ТК РФ). Если дополнительные льготы отражены в трудовых договорах или коллективном договоре, отказаться от них будет сложнее. Поговорите с работниками, объясните эти меры и, возможно, они смогут пойти вам навстречу.

2. Обучение сотрудников

Сэкономить на нем получится, если сотрудникам не положено обязательное обучение (ст. 196 ТК РФ). В остальных случаях, компания имеет право установить лимиты на обучение, выделить основные направления и рассчитать, что выгоднее — учить людей самостоятельно, приглашать тренера или повышать квалификацию с помощью онлайн-курсов.

3. Корпоративные мероприятия и тимбилдинг

Безусловно, все это делает коллектив более дружным, но стоит ли тратить деньги, если фирма вынуждена сокращать персонал, чтобы выжить?

4. Аренда офиса

Удаленка для многих уже стала привычной. Сотрудники адаптировались и могут работать из дома с той же эффективностью, что и в офисе. Дистанционная работа позволит сэкономить на аренде и офисной мебели. Если нет требований к проходимости офиса, можно переехать в более дешевое помещение, а еще отказаться от просторных кабинетов для начальства и шикарных переговорных.

5. Дорогое программное обеспечение

Стоит провести мониторинг рынка и найти более выгодные аналоги нужного вам ПО. Установленные в тучные времена пакеты программ, могут не использоваться в полной мере. Проведите анализ, например, с помощью опроса персонала и откажитесь от лишнего. Покупайте только то, что нужно для работы.

6. Лишний сервис

Сюда относится сокращение расходов на сотовую связь, поездки в такси, закупку статусных канцелярских товаров и представительские расходы. Бережное отношение к ресурсам организации и сознательная экономия на мелочах поможет сократить бездумные траты.

Больше идей для оптимизации прочих расходов в статье «Как сократить расходы компании в кризис: 8 рабочих способов». Также в материале есть советы, как провести сокращение расходов правильно, чтобы эти меры стали для собственника спасательным кругом, а не тазиком с цементом.

Работодатель несет ответственность за своих сотрудников, поэтому нельзя принуждать их увольняться, уходить в отпуск за свой счет или переводить на неполный рабочий день «на бумаге» при полной фактической загрузке. Нельзя сокращать зарплату до суммы меньше минимального размера оплаты труда, который составляет 12 130 рублей. Не следует проводить внеплановую аттестацию и увольнять тех, кто ее не прошел.

Эти действия могут привлечь внимание трудовой инспекции или стать поводом для обращения сотрудников в суд, а это сведет на нет все попытки сэкономить.

Мы рассмотрели разные способы сокращения затрат:

• Изменение графика работы.
• Повышение производительности труда.
• Оптимизация штата.
• Предоставление отпуска.
• Заключение срочных трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера.
• Сокращение прочих расходов.
• Экономия на штрафах.

Новый кризис снова показал, что управление расходами на персонал — важная часть экономии бюджета компании. Иногда приходится пересматривать график работы, систему оплаты труда или распределение функций, чтобы остаться на плаву и избежать банкротства.

Все понимают, что кризис пройдет, а найти новую команду специалистов будет непросто. Перекладывание оплаты нерабочих дней на работодателей, несвоевременная и ограниченная помощь, вынужденное закрытие для многих компаний и неопределенность — все это тяжелая нагрузка для бизнеса. Тем, кто сможет вынести ее достойно, уже ничего не будет страшно.

Рекомендую к прочтению материалы по выживанию в кризис.

• Как ресторану выжить в кризис: 11 советов для тех, кто хочет остаться на плаву
• Пандемия и туризм: кто кого
• Что делать салону красоты и фитнес-клубу в пандемию?

#учётфинансов #инструкция #персонал