Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

Более 80% пользователей нашей CRM-системы — небольшие компании до 25 человек в штате. У них нет отдела кадров, своего HR-менеджера или рекрутера. Бухгалтер ведет документооборот, директор сам подбирает сотрудников. Решили разобраться, действительно ли нужен компании HR и как можно обойтись без него.

Сразу скажем — мы не противники HR-менеджеров и считаем, что это важный специалист в компании. Наша идея направлена на автоматизацию работы HR, и как альтернатива чем его заменить, если компания просто не может позволить себе такого специалиста на данный момент.

В больших компаниях есть HR-отделы, где обычно работают: кадровики — отвечают за документооборот, рекрутеры — подбирают кандидатов на должность, и HR-менеджеры — помогают новичкам на стажировке, прокачивают персонал и налаживают микроклимат в офисе.

В небольших компаниях HR — это отдел кадров и бухгалтер в одном лице, а поиском подходящих сотрудников занимается директор или руководитель. Зачастую многие сравнивают HR с обычным рекрутером, поэтому не видят необходимость такого специалиста в команде.

В идеале, помимо работы с документами и поиска новых сотрудников, HR-менеджер выполняет пять важных задач:

• подбирает специалистов на должности в компании;
• помогает новичкам адаптироваться в компании;
• проводит тренинги или определяет кому из сотрудников какие курсы пройти;
• решает конфликтные ситуации в коллективе компании;
• собирает базу кандидатов на вакансии, чтобы в случае чего экстренно заменить.

Если же компании все-таки нужен HR, но создавать ради него отдел они не хотят по экономическим соображениям — обращаются к HR-менеджерам на аутсорсе. Услуги таких компаний более выгодны бизнесменам, потому что:

• HR-менеджеру хочется как можно быстрее закрыть позицию;
• платить нужно только за оказанную услугу: подбор кандидата, тренинг или проведение собеседование и другие.
• больше опыта в подборе, плюс в агентствах часто работают профильные HR — они лучше подбирают кандидатов, потому что в прошлом работали на этих должностях;
• у них есть своя база хороших кандидатов, которые не подошли другим компаниям.

Удаленный HR делает все то же самое, что и HR в компании, только не оформляет сотрудников в штат. Однако, если компания на аутсорсе работает с предприятием давно, они могут взять и эту задачу на себя.

Однако, работая со специалистом на аутсорсе — появляются свои сложности. Например, нет понимания, на что уходят деньги, сколько внимания уделяется подбору персонала и действительно ли рекрутер выбрал хорошего специалиста.

Мы нашли решение, которое поможет в обоих случаях: обойтись директору без HR в штате и мониторить работу HR на аутсорсе, не доставая специалиста по мелочам. Для этого разработали дополнение для CRM — «Подбор персонала».

С его помощью легко организовать работу сотрудника на удаленке. Подойдет как небольшим компаниям, так и крупным со множеством филиалов с большой потребностью в персонале. Через дополнение руководитель такой компании сможет мониторить работу всех HR-отделов в разных регионах.

Спойлер: Да.

Идея не возникла сама собой — мы тоже были небольшой компанией. Директор сам находил кандидатов, проводил собеседования и отбирал лучших. В какой-то момент он сам того не заметил, как стал заложником операционки. Чтобы каждое направление в бизнесе на страдало и он мог и дальше эффективно уделять время проектам, пришла идея разработать своего рода «помощника» для руководителя компании или отдела HR.

Дополнение «Подбор персонала» работает как отдельная вкладка в CRM-системе, но заточенная под HR-отдел. В ней может работать директор компании, бухгалтер или кадровик. Подключить можно как одного, так и больше 100 человек — без ограничений.

К дополнению также можно подключить специалиста на аутсорсе или удаленного HR — просто выдать ему логин и пароль. Здесь директор сможет вести переписки, выставлять задачи, просматривать кандидатов, отслеживать динамику и давать обратную связь.

В дополнение мы вложили такие бизнес-процессы:

• создание вакансии;
• сохранение базы кандидатов, даже если они скроют свои резюме;
• автоматический поиск кандидата в социальных сетях, например во Вконтакте;
• автоматическое заполнение полей Резюме по текстовому файлу с hh.ru;
• назначение собеседований из карточки кандидата;
• отчетность и статистика по собеседованиям.

Как это работает. Например, некой компании Gritchie Company не хватает программистов в штате. Директор создает вакансию в CRM-системе, переносит в базу список кандидатов, которые ему понравились на том же hh.ru. Назначает кандидатам собеседования, а в карточке вакансии просматривает расписание встреч и их результат.

Пришел новый кандидат — директор переходит в карточку с его собеседованием. Здесь для собеседования уже собраны подходящие вопросы, которые стоит задать кандидату. Кстати, вопросы можно поменять в справочнике.

Ответы на вопросы можно записать в саму CRM или распечатать вопросы и заполнить вручную.

В карточке собеседования можно указать сразу, что кандидат не подошел. Если кандидат подошел, но на данном этапе вы не можете взять этого специалиста — его резюме уже не потеряется.

В следующий раз вы сможете поднять список всех кандидатов, кто вам понравился и связаться с ними повторно. Таким образом, вы со временем сформируете для себя базу подходящих специалистов.

Отправить тестовое задание кандидату можно сразу после собеседования через дополнительное действие, так директор не заставит человека долго ждать. Когда кандидат выполнит задание, он загрузит его в форму и оно автоматически окажется в CRM.

Мониторить отчетность по вакансиям и выполненной работе HR можно во вкладках «Вакансии» и на «Отчет». Здесь отображаются такие показатели: сколько человек рассматривается на должность, сколько прошло собеседований, сколько кандидатов справились с тестовым заданием, какие позиции уже были закрыты.

Дополнение «подбор персонала» помогает директору:

• не потерять классных кандидатов;
• сформировать базу резюме для своей компании;
• грамотно вести отчетность по поиску новых сотрудников;
• не забывать встречи, детали собеседования;
• не терять тестовые задания;
• давать конструктивную обратную связь тем, кто не подошел.

Ну, и конечно, вы сэкономите в среднем 40 тысяч рублей. Эти деньги можно вложить в развитие продукта или услуги. Если же у вас есть отдел кадров, с помощью дополнения вы сможете контролировать работу HR — поймете, чем сотрудник занимался в течение дня и каких результатов добился. В конце концов выясните, за что вы платите HR. :)

• Дополнение «Подбор персонала» поможет крупным компаниям наладить механику работы HR, где много специалистов и за каждым уследить невозможно. Например, розничным магазинам, call-центрам.
• В сегменте B2B с помощью дополнения можно наладить коммуникацию через CRM — выдать специалисту на аутсорсе доступ к программе и попросить вести отчетность в ней.

• Если у компании есть HR-отдел — дополнение поможет повысить эффективность его работы и мониторить результаты, не дергая сотрудника.
• Собрать «вечную» базу кандидатов — кандидат уйдет с hh.ru, но останется в вашей базе.

Переходите по ссылке, чтобы посмотреть, как работает дополнение. Если у вас есть вопросы по его работе, пишите в комментариях — ответим.