Как ИП и ООО оплачивают услуги самозанятого: полное руководство по расчетам и переводу средств

В новом материале от EasyStaff предлагаем полный гайд по ведению дел с самозанятыми исполнителями и расчетам с ними.

Самозанятость – это специальный налоговый режим, на который может перейти физлицо. Самозанятый профессионал, или плательщик налога на профессиональный доход (НПД), может работать с бизнесом в качестве подрядчика, который уплачивает налоги самостоятельно, поэтому бизнесам со статусом ИП и ООО удобно привлекать к работе таких профессионалов.

Бумажное соглашение об условиях работы с самозанятым послужит надёжным аргументом в случае разногласий, а также поможет придерживаться оговоренных условий сотрудничества. Существует несколько видов договоров ГПХ. Наиболее часто используемые формы – договор услуг и договор подряда. Если результат работ нематериальный, то заключают договор услуг; если в результате работ появляется материальный продукт, то используется договор подряда.

В любом случае в договоре прописываются ключевые условия сотрудничества:

«Исполнитель обязуется оказать Заказчику услуги, а заказчик обязуется принять и оплатить их» – далее идет перечисление того, что требуется сделать.

«Срок оказания Услуг: с (дата начала) по (дата окончания)».

«В течение 7 рабочих дней после получения Акта приемки оказанных услуг Заказчик обязан принять услуги и подписать Акт».

«В случае, если Заказчик просрочил оплату Услуг на срок более чем 10 календарных дней, Исполнитель вправе заявить отказ от Договора».

Договор ГПХ не является поводом не платить налоги за самозанятого. Многие заказчики случайно становятся «работодателями», думая, что сам по себе договор ГПХ уже освобождает от ответственности.

На самом деле основанием для заказчика не платить налоги за исполнителя является наличие у второго специального налогового режима. Статус самозанятого можно подтвердить двумя способами:

На случай, если самозанятый потеряет статус плательщика НПД и снова станет физлицом, компании важно иметь подтверждение, что исполнитель находился на специальном налоговом режиме к началу работы с ним. Это позволит компании защититься перед налоговой и избежать нежелательных выплат НДФЛ, страховых взносов и даже штрафов.

Еще более надежным способом для компании избежать подобных рисков будет надлежащий раздел в договоре с подрядчиком. Например, можно указать условие: «В случае утери статуса плательщика НПД исполнитель обязан заплатить заказчику неустойку в размере выплаченных последним страховых взносов, НДФЛ, пени и штрафов».

Самозанятый – это фрилансер, который присоединяется к заказчику на краткосрочный проект либо относительно небольшой срок работ. При этом он не становится сотрудником. Для многих компаний может быть непривычно работать с исполнителями, поэтому они склонны относиться к ним так же, как к штатным работникам. Вот подсказки, которые помогут компании эффективнее общаться с исполнителями-фрилансерами и получать больше пользы от сотрудничества.

Даже если вы оплачиваете только услуги самозанятого и не намереваетесь работать с ним постоянно, налоговая все равно может признать договор ГПХ трудовым договором. Этому способствуют неточные формулировки, которые подразумевают, например, избыточный контроль над работой самозанятого. Договор ГПХ в отношении фрилансера должен четко указывать на «разовый» характер услуг.

Закрыть пробелы в линейном персонале самозанятыми не получится, ведь тогда, казалось бы, внешний исполнитель будет работать по внутренним правилам компании. Если нужен человек для постоянных задач, то это все же наемный работник, а не самозанятый. Исполнитель делает понятные законченные проекты, а не выполняет операционные задачи в компании. Отсюда также следует, что фрилансера не надо контролировать на уровне микроменеджмента. И дело не только в том, что высокий уровень контроля в договоре вызовет подозрения налоговой, но и в том, что сами исполнители не захотят работать с вами. Это специфика фриланса – высокий уровень независимости от заказчика.

Да, контролировать исполнителя не надо, но предоставить ему всё необходимое для успешного выполнения задачи, конечно, потребуется. Самое главное, что нужно сделать, – это написать грамотное, подробное техническое задание, в котором описывается задача и даются понятные критерии «хорошей» работы.

Самозанятому действительно можно заплатить наличными. В таком случае потребуется передать деньги и обязательно потребовать чек, чтобы в спорной ситуации иметь неопровержимые доказательства того, что оплата была проведена. Конечно, если договоренность была об оплате безналом, то заменить его на наличный расчет нельзя.

В этом случае деньги самозанятому нужно переводить с расчетного счета ООО или ИП на банковский счет или карту самозанятого. Основанием для перевода будет счет, который плательщик НПД выставит заказчику из приложения «Мой налог». Потребуется также знать реквизиты подрядчика (имя самозанятого, номер расчетного и корреспондентского счетов, БИК и полное название банка). В назначении платежа следует правильно описать, за что делается перевод. При этом в формулировках нельзя использовать слова вроде «зарплата», потому что из-за этого ФНС может заставить компанию заплатить налоги за работника, ведь внешний исполнитель не может получать зарплату или премию, как штатный сотрудник. Например, «Оплата по договору от 15.08.2023 за услуги по переводу инструкции».

Когда заказчик привлекает к работе много самозанятых исполнителей, он вправе обратиться к специальным сервисам выплат, которые проверяют статус самозанятого и выдают чеки. Если статус плательщика НПД больше не действителен, то оплата не пройдет.

Почему необходимо запросить чек после того, как вы перевели деньги самозанятому? Дело в том, что чек – это полноценный закрывающий документ при работе с исполнителем. Чек, который выдает самозанятый, нужен и ему самому: только так ФНС узнает, что случилась продажа. Для заказчика же он доказывает расход заказчика в качестве оплаты плательщику НПД, что освобождает его от ответственности платить налоги и взносы за самозанятого как за физлицо.

Чек можно передать как сразу, так и позднее. При наличном расчете его необходимо выдавать сразу, в момент получения оплаты. При безналичном расчете с переводом на карту исполнитель обязан передать чек не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем, когда была сделана оплата. Получить документ можно в электронном виде, в бумажном виде или по QR. Именно комплект «договор + чек» является самым надежным способом подтверждения работы с самозанятым как с плательщиком НПД. Физлицо, утратившее статус самозанятого, не сможет выдать чек.

Если самозанятый не захочет выдавать чек, то есть три пути. Первый — можно напомнить исполнителю об ответственности, которую самозанятый несет перед заказчиком: так, он обязан выплатить 20% от суммы в первый раз или 100% от суммы в последующие разы, когда чек не был выдан. Второй — можно обратить внимание налоговой на такого самозанятого, инициируя проверку в его адрес. Третий — если так и не удастся получить чек, то придется выплатить НДФЛ, страховые взносы и, возможно, штрафы за такой перевод исполнителю, ведь не будет подтверждения, что исполнитель – действительно самозанятый.

Обязательные реквизиты должны быть предоставлены правильно:

Если обнаружите ошибку, то самозанятый может аннулировать чек и заказать новый. Кстати, закрывающие документы следует проверять и в момент получения, и в конце отчетного периода — самозанятые могут аннулировать чеки позднее в целях уменьшения налога.

Если вы — самозанятый, живущий за рубежом, вы можете продолжать получать деньги от российских заказчиков и платить налог НПД. Утрата налогового резидентства при этом не имеет значения.

Однако, если вы — иностранный специалист, работающий за рубежом, оплата ваших услуг может быть затруднена, особенно сейчас, когда многие платежные сервисы и банковские операции ограничены. В таких случаях на помощь приходит сервис-посредник EasyStaff.

EasyStaff — это платформа, которая упрощает работу с фрилансерами и подрядчиками по всему миру. Она выступает в роли посредника, позволяя российским компаниям оплачивать услуги любых специалистов. EasyStaff берет на себя оформление всех необходимых документов: счетов-фактур и договора. Заказчик переводит деньги на счет EasyStaff, получает подтверждающие документы, а затем EasyStaff переводит средства исполнителю. Таким образом, расчеты с иностранными самозанятыми становятся простыми и удобными.

С помощью EasyStaff российские компании могут легко платить зарубежным специалистам, а самозанятые — получать денежные переводы на свои счета, независимо от их местонахождения.