Автоматизация процесса анкетирования сотрудников в Битрикс24

Регулярное анкетирование сотрудников — эффективный метод сбора обратной связи. Однако во многих компаниях такие опросы до сих пор проводятся по старинке. HR-менеджерам нужно напечатать анкеты, раздать их, собрать заполненные формы, а затем лично обсудить ответы персонала с руководством. Всё это отнимает огромное количество времени. Мы реализовали систему, которая позволяет проводить анкетирование в цифровом формате.

Дельта Инжиниринг и Консалтинг — независимая инжиниринговая и консалтинговая компания, специализирующаяся на оказании комплексных услуг для предприятий горно-металлургической отрасли.

Основные рабочие процессы, включая взаимодействие между сотрудниками компании, реализованы на базе платформы Битрикс24.

Компания-заказчик стремится помочь сотрудникам в их карьерном и профессиональном развитии. Для этого проводится регулярное анкетирование всех работников компании с целью выявления наиболее перспективных точек роста. На основе результатов опроса формируются индивидуальные планы мероприятий, которые помогают сотрудникам развивать свои профессиональные навыки и, как следствие, продвигаться по карьерной лестнице. Важно отметить, что при формировании планов развития также учитывается информация, полученная в ходе личной встречи сотрудника с непосредственным руководителем.

На момент обращения анкетирование сотрудников проводилось вручную. HR-менеджерам приходилось рассылать анкеты всем сотрудникам, затем получать обратную связь от их руководителей и только после этого приступать к формированию индивидуальных планов развития. Описанная процедура отнимала огромное количество времени у сотрудников кадрового отдела и мешала им заниматься другими не менее важными задачами.

Требовалось решение, которое позволило бы оптимизировать данный процесс и проводить анкетирование полностью в цифровом формате.

Наши специалисты изучили все этапы анкетирования, а также последующей работы руководителей с сотрудниками и реализовали специальный смарт-процесс «Карьерный рост» в Битрикс24. Работа смарт-процесса делится на 6 этапов.

В первую очередь необходимо запустить массовое анкетирование сотрудников компании. Для этого был создан специальный бизнес-процесс в ленте новостей «Запланировать УКР».

При запуске бизнес-процесса необходимо указать дату старта массового анкетирования сотрудников и нажать кнопку «Запустить».

В указанную дату процесс автоматически формирует отдельные карточки в смарт-процессе «Карьерный рост» по каждому сотруднику компании. Данная карточка включает в себя имя сотрудника, а также его руководителя согласно структуре компании в Битрикс24.

Важно подчеркнуть, что в соответствии с внутренним регламентом компании заказчика процесс создает карточки анкетирования по всем сотрудникам, за исключением руководящего состава.

После создания карточек сотрудников в смарт-процессе «Карьерный рост» система автоматически оповещает сотрудников о необходимости заполнить анкету.

После получения уведомления сотруднику необходимо нажать кнопку «Перейти к заполнению анкеты». Далее открывается анкета, в которой сотрудник может отвечать на вопросы в свободной форме.

Важно подчеркнуть, что сотруднику необязательно сразу заполнять всю анкету. В случае необходимости он может прерваться и закрыть анкету, предварительно нажав кнопку «Сохранить». Таким образом, информация в пунктах, которые уже были заполнены, будет сохранена. В дальнейшем сотрудник может в любой момент продолжить заполнение анкеты с того же места, где закончил, а не заполнять её заново.

После того как анкета полностью заполнена, сотруднику остается нажать кнопку «Сохранить и отправить». При этом, если какое-то поле анкеты не заполнено, система уведомит об этом сотрудника.

После того как сотрудники заполнят и отправят анкеты, карточки анкетирования в смарт-процессе «Карьерный рост» перейдут на следующую стадию «Комментирование руководителем».

Одновременно с этим руководители получают уведомления о необходимости ознакомиться с анкетами своих подчинённых и оставить комментарии.

Также как и сотрудники, руководители могут в любой момент переключиться на другие дела, а затем вернуться к просмотру и комментированию анкеты.

После того как руководители ознакомятся с анкетами и оставят свои комментарии, система автоматически рассылает уведомления руководителям о необходимости запланировать встречу с сотрудником по итогам анкетирования.

В зависимости от данных в анкете руководитель принимает решение о необходимости личной встречи с сотрудником. На основе принятого решения остаётся либо указать дату встречи и нажать кнопку «Встреча запланирована», либо просто нажать кнопку «Встреча не требуется». Запланированная встреча автоматически фиксируется в личных календарях сотрудников и руководителей.

Если руководитель принял решение о необходимости личной встречи с сотрудником, в таком случае карточка анкетирования в смарт-процессе «Карьерный рост» переходит на этап «Встреча с руководителем».

Далее система автоматически формирует новое задание для руководителя, в рамках которого ему необходимо оставить комментарии по итогу проведенной встречи. Если их нет, то достаточно нажать кнопку «Новых вводных нет».

Как только руководитель нажимает кнопку «Встреча не требуется» на этапе комментирования анкеты или заполняет данные по итогам проведенной встречи, карточка анкеты переходит на последний этап в смарт-процессе «Карьерный рост».

Одновременно с этим система уведомляет HR-менеджеров о том, что анкета определенного сотрудника готова к рассмотрению. После нажатия на ссылку в уведомлении открывается карточка анкетирования в смарт-процессе «Карьерный рост», которая содержит в себе:

Таким образом, сотрудникам HR-отдела не нужно раздавать анкеты каждому сотруднику, затем передавать их руководителям на рассмотрение, организовывать встречи и заниматься прочими рутинными задачами. Достаточно запустить процесс анкетирования и спустя некоторое время получить готовые анкеты со всей информацией, необходимой для дальнейшей работы с сотрудниками по обеспечению их карьерного роста в компании.

Главный итог нашей работы — оптимизация, оцифровка и ускорение процесса анкетирования сотрудников. HR-менеджерам больше не нужно тратить рабочее время на рутинные задачи. Вместо этого достаточно запланировать дату проведения анкетирования и нажать всего одну кнопку.

• Освободить HR-менеджеров от рутинных задач.

• Ускорить процесс получения обратной связи от сотрудников.

• Сделать процесс анкетирования более удобным для сотрудников и руководителей компании.

• Предоставить сотрудникам возможность заполнять анкеты в удобное для них время.

Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!