Доверяю, но проверяю, или как организовать систему контроля на удаленке

Всех приветствую! Напоминаю, что я проджект-менеджер онлайн-школы современных профессий Interra Анжела Юшко и ранее уже рассказывала, что выстраиваю взаимодействие со своей командой курса "Профессия: интернет-маркетолог" на осознанности. "Стоять над душой" — не мой подход. Считаю его тупиковым и неконструктивным.

Однако организовать работу коллектива на удалёнке невозможно без своего рода контроля. Если в офисе достаточно пройтись по кабинетам и мельком взглянуть на сотрудников, то в онлайн-пространстве нужно что-то придумывать.

И специальные инструменты контроля действительно существуют!

Подготовила для вас их обзор (+ поделюсь секретом, что именно я использую в своей команде школы Interra, и бонусом подарю свою разработку).

1. Программы удалённого доступа

Сотрудникам на ПК устанавливается программное обеспечение, которое следит за их экраном, выгружает содержимое набранных на клавиатуре текстов/скриншоты изображений, ведёт подсчёт потраченного на ту или иную задачу рабочего времени. Программа делает всё сама, а потом отправляет руководителю отчёты. Эффективный и относительно простой способ.

На мой взгляд, это один из самых стрессовых для сотрудника способов контроля. И параллельно встает вопрос о доверии вашей команде.

Мы программное отслеживание НЕ используем, потому что:

— изначально отбираем в свою команду исключительно осознанных людей, которые не станут "водить нас за нос";

— не хотим нарушать личное пространство человека: видеть все его поисковые запросы, снимки экрана, личные переписки и пр.;

— на удалёнке всегда видны результаты сразу, и исходя из этого становится понятно, что вчера делал тот или иной член команды;

— нам относительно безразлично, слушал ли сотрудник громкую музыку, пока выполнял задачу, если все сделано качественно и в срок!

Безусловно, не будем забывать, что некоторые ниши и специфики подразумевают абсолютное отслеживание удалёнщиков. Именно поэтому такой инструмент и востребован. Но не у нас. Если для вас он актуален, я бы посоветовала присмотреться к Kickidler.

2. Ежедневные отчёты

Старый добрый способ контроля, который не потеряет актуальности никогда. Его плюс в вариативности. В отчёте может быть что угодно. Да и он сам может быть каким угодно исходя из ваших потребностей.

Примеры отчётов:

— по показателям (отчёт по продажам/маркетингу/конверсиям и др.);

— по выполненным работам (план/факт с дедлайнами, данные реализации по подрядчикам и пр.);

— общий свод (это лидер по отслеживанию общего результата продукта, куда можно свести воедино все разделы, которые вы отслеживаете).

Примеры оформления отчётов:

— классические файлы Word или Excel ;

— обычные отчёты сотрудника в свободной форме (например, в мессенджер);

— автоматическая выгрузка данных из CRM-системы или других важных сервисов (Roistat);

— перемещение досок с задачами на организационные платформы (Asana, Trello или др.).

3. Чек-листы

Что называется "стильно, модно, молодёжно"!

Чек-лист — это тот же отчёт, но написанный заранее. По факту выполнения задач в нём нужно "ставить галочки" и при необходимости писать что-то текстом.

Безусловный плюс в том, что чек-листы имеют не только контрольную, но и организационную функцию. К тому же они не менее вариативные, чем отчёты. Поэтому так популярны.

В моей команде онлайн-школы Interra весь руководящий состав обязательно ведёт такие чек-листы. Это позволяет не только отслеживать факт выполнения работы, но и контролировать стадию и динамику процесса.

Прикладываю свою авторскую разработку чек-листа для проектного маркетолога онлайн-школы, которую вы можете транслировать на свой проект:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1v4JFcFFkeDqlmIHEkCyu2f4fsILcCSoC0u6rlu-1Avs/edit?usp=sharing. Не стоит воспринимать этот шаблон как единственно верный вариант. Ваши запросы к проектному маркетологу могут отличаться от моих, поэтому файл можно использовать как некую базу, “допиливая” которую, вы придёте к своему идеальному варианту.

Файл залит на «Google Диск». Мою версию нельзя редактировать, поэтому скачивайте ее или сохраняйте на свой диск по простой инструкции:

4. Комбинированный вариант

То, что выбирает наша команда.

Для каждого у нас разработана собственная система отчётов и чек-листов.

Если вы выбираете такой же вариант, то обязательно проверьте данные на их пересечение между отчётом и чек-листом! Здесь главное — не переборщить, загрузив команду двойной работой, дублируя данные в оба отчёта. Первостепенно выполнение задач и фактический результат, а не работа ради работы.

Я действительно очень люблю таблицы, порядок и системность. Мои ребята ведут отчётность в Excel. По ней я отслеживаю не только количество и качество выполненных работ, но также их загруженность в течение дня. Регулярный перегруз в работе сулит выгоранием, чего я ни в коем случае не могу допустить, поэтому снова чек-лист приходит на помощь.

Какими бы доверительными ни были ваши отношения с командой, совсем без контроля не обойтись, ведь контроль — одна из ключевых функций руководителя! Тем более, если вы не сидите вместе в офисе, а удалены друг от друга.

Используйте современные инструменты, руководствуйтесь здравым смыслом и избегайте фанатизма. Тогда вам удастся добиться максимально эффективного взаимодействия, оставляя его приятным друг для друга.

Буду рада, если приведённый мной обзор и опыт в школе Interra окажется полезен в организации работы вашего дружного коллектива.

До новых встреч!

Спасибо за внимание и буду рада ответить на ваши вопросы!