Как автоматизировать адаптацию сотрудников и нужно ли это?

Адаптация новых сотрудников — важный процесс, от которого зависит успешная интеграция новичков в команду и их удержание в компании. Однако традиционные методы адаптации требуют значительных ресурсов и не всегда оправдывают ожидания. По данным, Harvard Business Review, 23% текучки кадров в первый год трудоустройства происходит из-за слабой программы адаптации. С развитием технологий автоматизация онбординга стала популярной практикой, способной существенно упростить этот процесс, обеспечить последовательность, экономию времени и улучшить опыт удержания новых сотрудников, независимо от того, работают они в удаленном формате или в офисе. Но как понять, что пора уйти от ручного подхода и как это правильно сделать? Рассказываем в новой статье.

Автоматизация онбординга — это процесс внедрения цифровых решений для управления адаптацией новых сотрудников. Она помогает оптимизировать и структурировать этапы знакомства с компанией, обучение, сбор обратной связи, оценку и многое другое.

Переход от ручной адаптации к автоматизированной помогает не только HR-специалистам и руководителям экономить время свое время, но также положительно влияет на первое впечатление новичков о компании.

1. Подход к управлению процессом

Ручная адаптация:

Процесс адаптации требует непосредственного участия HR-специалистов, руководителей и наставников. Каждый этап — от знакомства с корпоративной культурой до ввода в должность — контролируется вручную.

Автоматизированная адаптация:

Процесс контролируется и направляется через цифровые платформы. Сотрудники получают доступ к обучающим материалам, видеоинструкциям и чек-листам, что позволяет проходить обучение самостоятельно и по установленной программе. Контроль прогресса осуществляется через автоматические отчёты и метрики, также можно провести опросы о ходе адаптации. Конечно, автоматизированный подход не исключает личного общения. Автоматизация предоставляет больше возможностей - можно общаться в чате, назначать встречи в календаре, настраивать систему уведомлений, чтобы ничего не упустить.

2. Трудозатраты

Ручная адаптация:

Требует значительных затрат времени от HR и руководителей. Они проводят встречи, объясняют политику компании и рабочие обязанности, отвечают на вопросы. При большом количестве новых сотрудников этот процесс становится крайне ресурсозатратным.

Автоматизированная адаптация:

Основные материалы и обучение доступны онлайн, а HR и руководитель могут добавлять необходимые материалы и задачи в планы адаптации.

3. Скорость процесса

Ручная адаптация:

Скорость зависит от загруженности HR-специалистов и руководителей, а также от количества новых сотрудников. Адаптация может затягиваться, если возникает необходимость в дополнительных встречах или разъяснениях.

Автоматизированная адаптация:

Процесс адаптации проходит быстрее благодаря тому, что сотрудники могут начинать и завершать обучение в своём темпе, не завися от наличия времени у других сотрудников компании.

4. Контроль и аналитика

Ручная адаптация:

Контроль за процессом ведется вручную: HR следит за прогрессом через личные встречи и обсуждения. Отсутствуют автоматизированные инструменты для оценки эффективности процесса. Сложнее собирать и анализировать данные о ходе адаптации.

Автоматизированная адаптация:

Встроенные системы аналитики позволяют отслеживать прогресс сотрудников в режиме реального времени. Платформы предоставляют подробные отчёты о завершённых заданиях, активности сотрудников и скорости освоения материалов, что позволяет оперативно корректировать процесс адаптации.

5. Количество сотрудников

Ручная адаптация:

На каждом этапе требуются дополнительные усилия HR и руководителей, что ограничивает количество людей, которых можно адаптировать одновременно.

Автоматизированная адаптация:

Можно одновременно адаптировать большое количество сотрудников без увеличения нагрузки на HR-отдел.

Читайте по теме:

Пока все не сбежали: как избежать ошибок в онбординге и влюбить сотрудников в компанию?

Наставничество в адаптации сотрудников: за или против?

40 вопросов, которые помогут удержать новичка в период адаптации

При большом количестве решений на рынке важно выбрать систему, которая будет соответствовать потребностям именно вашей компании. Рассмотрим ключевые критерии, которые помогут принять правильное решение:

1. Функциональность системы

Один из главных критериев при выборе платформы — её возможности. Важно, чтобы система могла выполнять все необходимые вам задачи:

2. Кастомизация

Адаптация системы под нужды компании (визуальный вид платформы, отдельные инструменты и т.д.)

3. Удобство использования

Система должна быть интуитивно понятной как для новых сотрудников, так и для HR, и руководителей. Удобный интерфейс повышает вовлеченность новичков и снижает вероятность ошибок.

4. Гибкость

Система должна быть гибкой и подстраиваться под потребности компании в зависимости от изменения численности персонала, специфики отрасли или вводимых новшеств.

- Гибкость настроек. Возможность адаптировать процессы онбординга под разные роли, департаменты и регионы.

- Масштабируемость. Система должна поддерживать увеличение количества пользователей и адаптироваться под новые запросы без потери эффективности.

5. Персонализация

Каждая компания уникальна, как и её сотрудники. Важно, чтобы автоматизированная система позволяла персонализировать процесс адаптации в зависимости от роли сотрудника, его уровня опыта и целей.

- Персонализированные маршруты обучения. Возможность создавать индивидуальные траектории для разных категорий сотрудников.

- Настройка контента. Поддержка различных типов контента — от видео и тестов до геймификации — для лучшего вовлечения сотрудников в процесс адаптации.

6. Безопасность данных

7. Наличие техподдержки

8. Сбор обратной связи

Автоматизируйте адаптацию с Edstein!

Мы возьмем на себя рутину, чтобы вы могли заниматься главным — людьми!

Возможности адаптации с Edstein:

Привлекайте руководителей, закрепляйте наставника за новичком, ставьте

в приоритет заботу о новом сотруднике

Назначайте планы адаптации автоматически: на группу или индивидуально

Создавайте и загружайте обучающие курсы, опросы, тесты, материалы

Получайте информациюо прогрессе новичков, удовлетворенности материалами и скорости прохождения онбординга

Оформите систему под собственный стиль

Анализируйте процесс адаптации с помощью пройденных новичком опросов и влияйте на успешность прохождения испытательного срока

Настраивайте доступы и видимость материалов по разным критериям, например, по дате

Проходите адаптацию не только с компьютера, но и в мобильном приложениина IOS или Android

Пользуйтесь удобным списком задач в формате чек-листов, фиксируйте прогресс, отмечая сделанное

Общайтесь в удобном чате со всеми участниками адаптации, в том числе и до первого рабочего дня

Создавайте индивидуальные планы адаптации автоматически из шаблонов