Удалёнка в IT. Как пережить и остаться командой

Сегодня слова “коронавирус” и “удалёнка”, набившие оскомину пару месяцев назад, снова стали угрожать нам.

Эпидемиологическая ситуация в мире нестабильна, есть риск, что придётся покинуть офисы, если вы туда возвращались, конечно.

Кто-то уже адаптировался к удалённой работе, кто-то рассчитывает уладить все проблемы в следующий сезон домашних офисов, а кто-то всегда работал удалённо.

Мы поделимся опытом HR-департамента VRP Consulting, который во время удалёнки нашёл способы сохранить продуктивность, укрепить командный дух и лояльность к компании.

Мы работаем в IT-сфере, у нас 11 офисов в 8 странах, поэтому команда, участники которой работают на одном проекте и находятся на разных континентах - это обычное явление для компании.

Команда, участники которой раньше находились в офисе, общались, помогали друг другу, обедали вместе, проводили время в неформальной обстановке (путешествия, митапы, вечеринки, занятия в тренажёрке или на паркете с мячом), а потом закрылись на несколько месяцев в комнате - это новые условия.

Командный дух звучит как что-то абстрактное и незначительное, если не пояснить, почему без него плохо.

В нашей компании много проектов, над которыми работают сотрудники из разных городов, даже из разных стран. Но мы убеждены, что если посещение офиса не ставит под угрозу здоровье сотрудников, то работать нужно из офиса.

И не потому что мы консервативные и негибкие - при необходимости наши ребята работают из дома. Дело в том, что нас объединяет не только здание, но и те события, которые проходят в нем, атмосфера, которая создаётся всеми нами.

Во время продолжительной работы из дома сотрудники начинают забывать, если не как выглядят их коллеги, то что их держит здесь.

Отличная команда и друзья на работе становятся одним из фактором, почему нам хочется работать именно в этой компании, вместе ломать голову над требованием клиента, обсуждать фичи или выходные или просто играть в настолки после работы.

После нескольких месяцев удалёнки сотрудник отвыкает от офиса, теряется ещё одна нить, которая связывает с компанией.

Офис - это место, где людям комфортнее работать, чем дома (например, здесь не отвлекают члены семьи, удобная мебель, обустроенная зона отдыха, вкусняшки с кофе или чаем и, конечно же, корпоративы, митапы и другие увлекательные мероприятия).

Для многих сотрудников период удалёнки если не по факту, то по ощущениям кажется застоем. Однообразные рабочие будни, которые порой крадут личное время, т.к. заработались, одно и то же пространство для работы и жизни, где общение с коллегами ограничивается перепиской и видеочатами, да и то по делу и как-то сухо.

В худших сценариях, когда компания не делает ничего для сотрудников, лояльность к ней тает вместе с инициативностью сотрудника (все равно никто не видит её и никому она не нужна) и его эффективностью работы.

Что делать?

• сохранить эффективность работы, мотивируя команду,
• поддержать развитие сотрудников,
• обеспечить коммуникацию между сотрудниками и подпитывать командный дух,
• проявить заботу о сотрудниках.

Рассказываем, как это реализовать без абстракций.

Расскажите команде, как обезопасить себя от инфекции, когда лучше остаться дома, чем заняться вечером вместо похода в кино. Можно прислать сотрудникам по почте/курьером подарочные наборы - брендированные маски, антисептики.

Найти индивидуальный подход к айтишникам - это особая задача HR-менеджеров, на которой можно сломать немало копьев, столкнувшись с непробиваемой броней отстранённости. Удаленка - время, когда они покинули офис, становятся ещё дальше во всех смыслах.

Мы рискнули сократить это расстояние, организовав индивидуальные Skype-митинги, интересуясь, как сотруднику работается из дома, что нравится, а что нет, есть ли проблемы, как мы можем решить их. Например, установить стационарный рабочий компьютер дома, т.к. он мощнее.

Исследуйте атмосферу, настроение сотрудников, поддерживайте с ними контакт регулярно.

Если сотрудник работает на проекте, то не составит труда определить, как изменяется его производительность. Для проектного менеджера важно запрашивать у клиента фидбек о работе всей команды, говорить о плюсах и минусах и давать персональные рекомендации и отзывы каждому участнику проекта. Если вы видите, что эффективность специалиста снижается, поговорите с ним, используя голосовую или видеосвязь.

Если человек находится на бенче, ему нужно найти занятие.

Конечно, бывают случаи, когда сотрудник в рабочее время смотрит Youtube, но цель у нас другая. Специалисту важно чувствовать себя нужным, понимать, в каком направлении развиваться, получать обратную связь.

У нас много внутренних проектов, где находятся задачи для ребят на бенче. Но это на краткосрочную перспективу, пока они не присоединятся к команде, работающей на внешнего заказчика. Если же такой возможности нет, мы советуем менторам составлять индивидуальный план развития на период бенча.

Рекомендации ментору

Спросите, что сотруднику интересно узнать, в какой теме он чувствует, что “плавает”. Если ему сложно определиться, предложите изучение лучших практик, нового функционала, продуктов и решений, востребованных сегодня среди клиентов, дайте техническую задачу, предложите подготовиться к сертификации по специальности (у нас её оплачивает компания). Новыми знаниями сотрудник может поделиться с коллегами, подготовив гайд, вебинар, видеолекцию.

И конечно, находите немного времени, чтобы узнать об итогах рабочей недели специалиста, каких результатов удалось достичь, появились ли трудности.

Старайтесь использовать голосовую или видеосвязь, т.к. это поможет понять настроение человека и получить больше информации - мы склонны разглашать больше информации устно, чем письменно.

Волонтёрство - часть корпоративной культуры компании, без которой мы себя уже не можем представить. Нам удалось поддержать это движение в период пандемии благодаря новой платформе, которая объединяет волонтёров и позволяет им общаться, предлагать идеи и участвовать в новых онлайн-акциях. Её разработали наши коллеги, добавив элементы геймификации: вы можете следить, как растёт ваша карма.

Английский язык для наших сотрудников практически так же необходим, как и вода рыбам - без него в IT-сфере далеко не уплывёшь. В VRP Consulting языковые курсы очень востребованы. До пандемии все занятия проходили в специально оборудованных классах, потом мы перевели их в онлайн-формат.

Также у нас появились онлайн-клубы английского языка. У нас есть штатные преподаватели, поэтому организацией разговорных онлайн-встреч занимаются они, подбирая интересные темы для обсуждения для групп, распределённых по разным уровням.

Можно организовать обучающие события внутри команды, внутри компании или сделать их открытыми для гостей. Тематика таких событий может быть связана с:

• профессиональными скиллами (лучшие практики, обзор фичей от разработчиков/ проектных менеджеров/ тестировщиков/ HR и тд);
• командообразованием и конфликтологией;
• личным опытом, не относящимся к сфере вашей деятельности (как проехать на личном автомобиле пол-Европы, как заставить себя делать зарядку, есть здоровую пищу) и др.

Мы проводим вебинары на Youtube и Zoom, т.к. эти платформы отвечают нашим потребностям. События длятся от 30 минут до 2 часов в зависимости от темы и аудитории. Мы выделяем время на вопросы спикеру, обсуждение темы - диалог в режиме онлайн оживляет этот формат. Для заключительной части вебинаров у VRP Consulting есть традиция - выбирать авторов лучших вопросов и дарить им брендированные призы.

Какая от этого польза? Сотрудники развивают навыки публичных выступлений, получают новые знания, а спикер - статус эксперта в определённой сфере, коллеги узнают друг друга с другой стороны и находят единомышленников и площадку для самовыражения. Ваша компания демонстрирует свою экспертизу и повышает узнаваемость на рынке.

Мы любим спорт, квизы, экскурсии, вечеринки и другие развлекательные события, которые объединяют нашу команду. Нужно было придумать новые активности.

Мы перевели в онлайн-формат занятия по йоге и подключили несколько новых офисов, где раньше ей интересовалось всего пару человек, поэтому занятий там не было.

Кроме этого, в VRP Consulting проводятся командные онлайн-квизы. Как и занятия йогой, интеллектуальные игры объединяют сотрудников из 5 офисов Беларуси и России. В квизе приняли участие более 20 команд!

Если кто-то из ваших коллег хорошо играет на гитаре, организуйте душевный онлайн-концерт. Также можно запустить корпоративное радио, кулинарные мастер-классы или handmade - возможно, их проведут ваши коллеги.

Разбавить будни помогут конкурсы и флешмобы. Эти активности можно разделить на 2 группы: профессиональные и развлекательные.

Давайте разберёмся с примерами профессиональных конкурсов:

• онлайн-хакатон,
• лучшая статья /обзор/видеолекция,
• конкурс идей для приложений и разработка приложений,
• другое.

Вот такие развлекательные конкурсы подойдут для удалёнки, которые можно проводить и в соцсетях, и на внутреннем портале:

• фотоконкурсы: как выглядел город из вашего окна, как помогают работать питомцы, хобби в фотографиях, домашние варианты офиса, тематические конкурсы к празднику и другие),
• розыгрыши корпоративного мерча в соцсетях,
• создание мемов, лучших подписей к фото, комментариев, историй.

Не забудьте о детях сотрудников - попросите их нарисовать, слепить, сфотографировать, написать сочинение, например, о работе родителей. Отправьте по почте призы и опубликуйте их работы на внутреннем ресурсе или в социальных сетях.

Конечно, на этом варианты не заканчиваются.

Будет здорово, если вы поделитесь своими рецептами эффективности в комментариях!