Кадровый учет на аутсорсе: как не терять деньги на штрафах и рутине
Кадровый учет — сфера, где ошибки обходятся слишком дорого: штрафы, претензии контролирующих органов и растерянность руководства. При этом многие компании продолжают содержать собственные HR-отделы и тратить время на рутину вместо стратегических задач. В Newstaff мы убеждены, что аутсорсинг кадрового учета — лучший инструмент для перестройки бизнес-процессов, который позволяет снизить риски, оптимизировать затраты и обеспечить прозрачность каждого этапа работы с персоналом.
В этой статье мы расскажем, почему аутсорсинг кадрового учета - это выгоднее, чем «традиционный» внутренний отдел кадров.
Почему кадровый учет — не та область, на которой стоит экономить
- Частые изменения законодательства
Трудовой кодекс и смежные нормативные акты обновляются постоянно: новые формы отчетов, изменения в правилах расчета отпусков, поправки в системе взносов. Ошибка в документе или несвоевременная сдача отчета грозит штрафами в десятки, а иногда и сотни тысяч рублей. Для штатного HR-специалиста, которым приходится одновременно заниматься подбором, адаптацией и всем остальным, отследить все правки, достаточно сложно. - Высокая стоимость ошибок
Вы развиваетесь, увеличиваете продажи, выводите новый продукт, общаетесь с партнёрами — и тут внезапно контролирующие органы находят неверно заполненную отчётность или пропущенные сроки подачи документов. Это грозит штрафами, пени, долгими проверками и даже судами. Потери финансовые и репутационные могут оказаться значительно больше стоимости качественного аутсорсинга кадрового учёта. - Утечка и безопасность данных
Кадровая документация — это персональные данные сотрудников, начисления, санкции, бонусы и полноценная «карта» того, как живёт компания. Если внутри нет налаженных систем защиты, одна случайная утечка из-за уязвимости ПО или человеческой ошибки способна обернуться судебными исками, позором в СМИ и недоверием сотрудников. Внутренний HR рискует потерять важные данные из-за слабых мер защиты ("все пароли знают"). Аутсорсинг решает проблему профессионально: строгие стандарты безопасности, шифрование, двойная авторизация и надёжные IT-решения. - Неэффективное распределение ресурсов.
Держать в штате нескольких сотрудников, отвечающих только за учет (и при этом постоянно обучающихся, покупающих софт и т.д.), — удовольствие дорогое. Когда вы считаете, сколько тратится на лицензии, обновление ПО, абонентское сопровождение, повышение квалификации, — а потом сопоставляете с фиксированной ставкой аутсорсингового провайдера, разница очевидна. Плюс к этому, передав часть задач внешним подрядчикам, сотрудники вашего предприятия начинают уделять внимание приоритетным направлениям роста бизнеса.
Кому будет полезен аутсорсинг кадрового учета
1. Масштабирующимся стартапам
Сначала кадровая работа кажется простой, но быстро растёт нагрузка: договоры, бонусы, инвесторы, штрафы. По мере роста кадровая нагрузка все увеличивается. А организовать все правильно самому сложно, особенно без штатного специалиста по персоналу. Поэтому часто выгоднее передать ведение кадров профессионалам, чтобы минимизировать риски и освободить ресурсы команды для развития бизнеса.
2.Компании с разветвленной структурой
Филиалы по всей стране, несколько брендов, сезонные колебания штата — в таком случае риск, что в каком-то офисе в Тюмени неправильно оформят больничный, а в Саратове забыли продлить договор, гораздо выше. При централизованном учёте под управлением аутсорсера контроль за качеством документов вырастает в разы.
3.Бизнес с высоким уровнем HR-комплексности
Банки, IT-компании, строители, фармацевтика — где каждый сотрудник имеет специфичный соцпакет, доплаты, бонусы. Если учитывать каждую деталь вручную, суммарная ошибка в итоге может «вылиться» в миллионные штрафы (особенно когда речь о лицензируемых сферах). Специалисты Newstaff изучают и разбираются с особенностями именно вашей отрасли, поэтому число ошибочных начислений сводится к нулю.
Зачем обращать внимание на аутсорсинг кадрового учета
1.Экономия до 30% бюджета.
По нашим оценкам, компании сокращают расходы на кадровый учёт примерно на треть благодаря отказу от внутренних специалистов, снижению количества ошибок и отсутствию «пересдач» отчетности.
2.Уверенность в юридической чистоте.
В быстро меняющейся бизнес-среде «поймать» правку в законодательстве вручную практически нереально. Аутсорсинговый провайдер берёт на себя ответственность за актуальность всех форм документов и насчитывает штрафы, если они всё же возникают.
3.Фокус на стратегию, а не на рутину.
Когда рутинные задачи переданы профессионалам, вы можете сосредоточиться на развитии бренда, расширении рынка и построении корпоративной культуры.
4.Прозрачная аналитика и отчётность.
Для владельцев бизнеса и топ-менеджеров это означает меньше «ручного труда» и больше данных для принятия взвешенных решений.
Заключение и рекомендация
Перевод кадрового учета на аутсорсинг — это стратегическое решение, которое позволяет перестроить внутренние процессы, оптимизировать бюджет и минимизировать риски. Newstaff предлагает комплексный подход: от глубокого аудита до настройки IT-платформы, от юридической поддержки до регулярного аудита эффективности.
Если вы еще не определились с тем, стоит ли начинать, задайте себе два вопроса:
Сколько стоит каждая ошибка в кадровом учете в вашей компании? Даже одна просроченная форма отчета может вылиться в крупный штраф и репутационные потери.
Сколько времени и ресурсов вы тратите на поиск всех нужных документов и пересчет данных? А могли бы использовать это время на развитие продукта и привлечение новых клиентов.
Ответы на эти вопросы подскажут вам, что «экономия на кадровиках» — зачастую ничего не экономит. Грамотный аутсорсинг превращает кадровый учет в точный, прозрачный и предсказуемый процесс, а вы получаете уверенность в том, что бизнес развивается без «подводных камней».