С глаз долой: как выстраивать работу с удаленной командой
Удаленный или гибридный форматы – устоявшийся тренд рынка труда. Каждый четвертый работающий россиянин трудится дома или имеет «смешанный» график. В ситуации, когда руководитель не видит лично команду, ему приходится осваивать новые методы управления. Как не переусердствовать с гиперконтролем, объяснила Наталья Маслова, преподаватель онлайн-магистратуры «Управление организациями и проектами» НИУ ВШЭ, руководитель группы сопровождения крупного бизнеса в российской FinTech компании.
Еще пять лет назад сотрудники большинства компаний работали в режиме «пять дней в неделю – в офисе». Но пандемия коронавируса заставила многих из нас осваивать удаленный формат, который до сих пор является востребованным для работодателя. В нем есть несколько преимуществ:
Отсутствие географической привязки в случае полной «удаленки». Можно нанимать сотрудников из любого города, а в ряде случаев – из любых стран. Это позволяет экономить на фонде оплаты труда, привлекать редких специалистов или по-настоящему классных профессионалов.
Оптимизация расходов на офис. Не приходится арендовать большие площади для команды.
Конкурентное преимущество при найме и удержании сотрудников. Многие соискатели даже не откликаются на вакансии, где обязательна работа в офисе. Гибрид или полностью удаленный формат добавляют «баллов» работодателю.
Меньшее выгорание команды. Домашний офис помогает многим сотрудникам быстрее восстанавливать силы после рабочих задач.
Но взаимодействие с удаленной командой требует от управленцев особых подходов при выстраивании работы. Если не соблюдать ряд правил, сотрудники будут выполнять свои обязанности разрознено и без соблюдения дедлайнов.
Подготовка базы для «удаленки» или гибрида
Основа для таких форматов работы – наличие инфраструктуры. У ваших сотрудников должна быть вся необходимая техника – компьютеры, интернет, серверы, ПО, действующие лицензии. Если они имеют дело с персональными данными, то необходимы защищенные каналы связи. Также стоит позаботиться о командных инструментах работы – видеоплатформы, рабочие чаты, таск-трекеры, информация в «облаках», доступная для сотрудников из разных мест. Все эти сервисы должны быть предоставлены работодателем.
Удаленный формат влияет не только на рабочий процесс текущих сотрудников, но на прием новых и их онбординг. Компании стоит заранее решить, как она будет выдавать все необходимые доступы, проводить обучение, подписывать все документы. Например, могут потребоваться записанные курсы или лекции, защищенные каналы связи, платформы для обучения.
Выстраивание коммуникации
Работа из дома неизбежно приводит к тому, что у сотрудника размывается фокус: он чаще отвлекается на нерабочие задачи и ему сложнее сконцентрироваться на своих непосредственных обязанностях. Поэтому задача руководителя – поддержать каждого подчиненного и настроить его на рабочий лад. В этом помогают рабочие чаты. В них можно оперативно обсудить возникающие вопросы, рабочие задачи, и, конечно, пообщаться неформально.
На удаленке постоянно ведется письменная коммуникация, но такой способ – не единственный инструмент руководителя. Если он видит, что в чатах начался неконструктивный диалог, лучше созвониться для общения с командой. Важно выражать эмоции голосом, видеть мимику собеседников, чтобы понять их чувства. Подойдет короткий звонок на площадках видеоконференцсвязи. Собрания в формате видеоконференции желательно проводить раз в неделю и обсуждать на них общие вопросы, а раз в две недели или месяц можно устраивать индивидуальное общение с сотрудниками.
К общим собраниям должны готовиться все участники. Например, я, как руководитель, выкладываю в чат за несколько часов до конференции повестку. В ней видно, что именно мы будем обсуждать. Сотрудники, в свою очередь, могут подготовить свои вопросы или рассуждения по каждому пункту, чтобы озвучить их во время совещания.
Помимо плана обсуждения, для повышения результативности встречи также можно подготовить презентацию. Визуальный ряд помогает сотрудникам лучше усваивать информацию, а руководителям – четче доносить свои мысли и фокусировать внимание команды на нужных моментах.
Налаживание связей
Управлять сотрудниками, когда вы лично их не видите, довольно сложно. Нет визуального контроля, который позволяет узнать, кто и чем сейчас занимается, как работает, какие проблемы возникают. Поэтому в онлайне нужны инструменты контроля: отчеты сотрудников, доски задач, таск-трекеры. Если команда прямо сейчас готовится к переходу на удаленку, руководитель должен получить и освоить все эти инструменты до того, как все сотрудники начнут работать из дома.
Восприятие лидера через экран во время видеоконференции отличается от очного общения. Кроме того, многие не могут раскрыться с человеком, которого никогда не видели вживую. Поэтому работодателю надо время от времени устраивать офлайн-встречи с подчиненными, особенно — с распределенной командой, которая находится в разных городах. То, что обсуждается лично, отличается от разговоров в мессенджере. Живое общение ценно для команды. Совместные активности — от обсуждения фильмов и путешествий до рассказов о необычных хобби — помогают лучше узнать друг друга за пределами рабочих ролей. Это снижает барьеры в общении, повышает уровень доверия в команде и делает совместную работу более открытой и продуктивной. Когда между коллегами есть живой человеческий контакт, легче договариваться, решать спорные вопросы и поддерживать эмоциональную вовлеченность в общий результат.
Как не перегнуть с контролем?
Из-за страха упустить что-то важное или недоглядеть, некоторые руководители при удаленной работе начинают заниматься микроменеджментом. Они хотят отслеживать каждое действие команды, быть уверенными, чем именно занимается каждый работник в данный момент. Такой гиперконтроль негативно влияет на эффективность и крадет драгоценное время управленца.
Для того чтобы фиксировать результаты, можно сделать несколько контрольных точек в начале рабочего дня и в его конце. Это покажет, кто и чем занимался, чего достиг, по каким причинам были неудачи.
Личная эффективность
Планирование рабочего дня для управленца, особенно в условиях удаленной работы, необходимо, если он хочет не потерять фокус, повысить результативность и сохранить контроль над ключевыми задачами. С этим помогут небольшие советы:
Начинайте день с оперативных отчетов, уделяя на них от 30 до 60 минут. Например, для руководителя отдела продаж это могут быть данные по входящим лидам, конверсии, обработки, а для начальника производства – количество реализованного товара за предыдущий день, время простоя оборудования.
Отводите время в первой половине дня на работу с электронной почтой, обработку входящих сообщений и рассылку исходящих.
Освобождайте большую часть дня под встречи. Руководитель много времени уделяет взаимодействию с представителями других подразделений, клиентами и партнерами, членами собственной команды. Ваш рабочий день должен учитывать этот аспект.
Все фиксируйте в календаре. Настройте повторяющиеся собрания, зафиксируйте звонки на перспективу нескольких недель или даже месяцев, отмечайте индивидуальные задачи и отведенное под них время, это поможет лучше ориентироваться в рутине и грамотно распределить свои ресурсы, минимизировав перегруз.
Найдите подходящие для вас принципы тайм-менеджмента. Например, можно разбивать все задачи по методу «слонов» и «лягушек». Первые – крупные дела, которые у вас отнимают много и времени, и сил, стоит разбить на подзадачи и распределять по дням. Вторые же представляют собой мелкие и неприятные задачи, с которыми нужно быстро расправиться, чтобы они не накапливались и не создавали болото.
Учитывайте реальность. Невозможно в своем расписании предусмотреть все, руководитель должен быть готов к форс-мажорам, которые потребуют корректировки плана. Кроме того, стоит всегда оставлять себе пространство для маневра, поэтому при поступлении новой задачи всегда уточняйте срок исполнения и договаривайтесь с коллегами о гибких дедлайнах там, где это возможно.
Удаленный формат – это не просто способ оптимизировать ресурсы. Для руководителя это полноценный вызов, требующий новой глубины лидерства, продуманного планирования и развития управленческих и личных качеств. В таких условиях важно уметь направлять, вдохновлять, поддерживать и мотивировать, не имея физического контакта с людьми. Это требует высокой эмпатии, чуткости, умения слушать и улавливать невербальные сигналы. Те, кто справляются с этой задачей, строят действительно устойчивые и сплоченные команды, которые способны эффективно работать, несмотря на расстояния.