{"id":13522,"url":"\/distributions\/13522\/click?bit=1&hash=81e5909e95332a851886ed9a622a0ca4586865e654c22f63b9aca7f80d88d7e9","title":"\u0421\u0435\u0440\u0432\u0438\u0441\u044b \u0441\u0442\u0430\u043d\u043e\u0432\u044f\u0442\u0441\u044f \u043b\u0443\u0447\u0448\u0435, \u0435\u0441\u043b\u0438 \u0438\u0445 \u043f\u043e\u043b\u044c\u0437\u043e\u0432\u0430\u0442\u0435\u043b\u0438 \u0441\u0447\u0430\u0441\u0442\u043b\u0438\u0432\u044b","buttonText":"\u041a\u0430\u043a \u044d\u0442\u043e","imageUuid":"1dd84041-6b2a-59f9-9a75-cfc316641283","isPaidAndBannersEnabled":false}
Карьера
Sergey Kuryanov

Контроль работы сотрудников – на удалёнке и в офисе

Переход на удаленную работу оказался болезненным для менеджеров, которые привыкли тихо радоваться, оглядывая сотрудников в офисе на фоне приложений Office, ERP, CRM, СЭД, CAD/CAM и др. Начальники вдруг потеряли контроль над работой подчиненных: как убедиться, что сотрудники выполняют свои должностные обязанности и заняты делом положенные 8 часов? Технически миграция из офиса домой прошла безболезненно там, где сотрудники уже давно используют облачные технологии и web-приложения.

Контроль работы сотрудников над рутинными задачами не потребовал освоения новых технических инструментов. Онлайн-встречи и рабочие чаты в мессенджерах компенсировали коммуникационные потери. Работа линейных сотрудников часто носит рутинный характер и представляет собой обработку стандартных очередей документов и задач изо дня в день, что легко контролируется привычными способами в приложениях, в которых эти очереди формируются.

Чтобы усилить контроль над работой менеджеров, чей ненормированный рабочий день открывает ворота для прокрастинации, выгорания и других модных форм лени, приходиться прибегать к сторонним приложениям. Например, можно использовать инструменты персональной и групповой продуктивности типа Trello (для командной работы без формализации проектов) или Todoist. Если дополнить тайм-трекерами «помидорного типа», например, Toggl или PomoDoneApp, то получим систему для фактического фиксирования трудозатрат по проектам и задачам. На основании личного опыта я рекомендую связку приложений PomoDoneApp для отслеживания времени с Todoist - актуальным списком задач.

Чтобы убедиться, что все заняты делом, в офисе достаточно посмотреть на мониторы сотрудников. Такая форма контроля не мешает сотрудникам переписываться в мессенджерах или проверять новости в соцсетях, но точно исключает вероятность просмотра сериалов или залипания в видеоиграх. При удаленном формате работы помогает приложение Rescue Time. Оно фиксирует сайты и распространенные программы, с которыми взаимодействует сотрудник, категоризованные по «уровню продуктивности». В конце дня получаем отчет в виде «фотографии дня»: с какими приложениями и сколько времени работал человек за прошедший день.

Интерфейс приложения Rescue Time с отчётом рабочего времени

Перечисленные инструменты (кстати, у всех есть бесплатные версии) хорошо решают задачу управления небольшими командами, но плохо применимы в больших организациях, где бизнес-процессы стирают границы подразделений. Например, руководители функциональных подразделений в организациях проектного типа управляют ресурсами и не формируют задания для сотрудников. При этом сотрудник может работать одновременно в нескольких проектах. В результате усложняется задача контроля работы.

В больших организациях, особенно с распространенной проектной деятельностью, нужна система управления заданиями корпоративного уровня, выполняющая роль агрегатора заданий из различных приложений и процессов. Сегодня лучшим кандидатом на роль такой системы является CSP-система (ранее известная как СЭД).

CSP - Content Service Platform - так теперь Gartner называет класс систем, образованный развитием ECM (Enterprise Content Management)

Такая система интегрируется с корпоративными приложениями через шлюзы, в результате поддерживает интегрированные бизнес-процессы – EAI (Enterprise Application Integration) на собственном BPM-движке. Применение такого класса систем решает задачу контроля выполнения работ вне зависимости от офисной или удаленной работы, дает сотруднику понятную картину своих задач и возможность правильно выстраивать приоритеты и координироваться с соисполнителями.

Например, приборостроительное научно-производственное предприятие СКБ ЭП агрегирует задания для сотрудников по проектам и связанные с ними документы в единой системе Docsvision. Проектная деятельность ведется в системе Docsvision, где планируется проект, руководители отделов ставят задачи подчиненным. В результате того, что все процессы разработки и производства изделия отображаются в системе, не только руководству, но и линейным сотрудником видно, кто и как работает. Топ-менеджмент предприятия следит за развитием проекта «по верхам», а руководители подразделений мониторят прогресс сотрудников. Как следствие, увеличились производительность и эффективность работы.

Интеграция CSP с персональными инструментами типа Todoist сводится к настройке уведомлений о поступлении задач, рассылаемых по электронной почте во входящие задачи Todoist.

Обсудим?

Вопросы управления распределенными командами будем обсуждать 25 февраля 2021 на вебинар Docsvision. Поделимся кейсами и практическим опытом, все инструменты покажем. Если интересно, приходите!

0
35 комментариев
Написать комментарий...
Alexander Stepchkov

Зачем нужно знать заняты люди делом или нет? Не достаточно знать выполняются ли задачи? Утром 5минутка со статусом и любой таск-трекер: трелло или джира.
Зачем следить за тем, какие там сайты или приложения использует сотрудниках? Это актуально только для галер с почасовой оплатой. Такие действия только подрывают доверие в коллективе. В итоге человек уже не работает, чтобы задачу сделать, а чтобы в отчётах были нужные показатели. И все такие вещи можно при желании обойти. А результат задач сложно подменить.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Есть еще проблема самоконтроля. Сидя дома трудно заставлять себя не отвлекаться. Для этого все эти инструменты продуктивности и нужны. Ведь как только задача решена сразу встает вопрос а сколько это стоило. Неужели руководству безразлично, можно ли было сделать задачу быстрее и дешевле? 

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Stepchkov

Самоконтролем сотрудник будет сам заниматься, если ему нужно.
Опять же, есть ежедневные/еженедельные встречи, где обсуждается прогресс по задачам, проблемы и прочее. Этого должно быть вполне достаточно, чтобы понимать куда и с какой скоростью движется проект. Зачем тут ежеминутная слежка? Если кто-то 5% времени сидишь в соцсетях, а кто-то 30%, это не говорит, что первый лучше работает. Пусть говорят дела, а не какая-то статистика.
А если кто-то слакает постоянно, то надо с ним провести личную аккуратную беседу, может у человека какие-то личные проблемы или конфликт с коллегами.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

У меня в основном и описаны средства самоконтроля. И потребность на удаленке в этом реально растет в разы. 
 

Ответить
Развернуть ветку
Канищев Максим

Дешево, быстро, качественно - выберите два пункта. Желание руководства "Дешево, быстро" как правило приводит к халтуре и браку.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Ну да, это обычная логика исполнителя. При этом если ему дать больше времени, качественнее почти никогда не будет

Ответить
Развернуть ветку
Канищев Максим

Ну так нанимайте профессионалов и требуйте результат и в срок. Есть одна проблема - дешево они не работают, но одного профессионала заменяют 3 новичка которые по зарплате выходят еще больше. Парадокс. Хотим с экономить на кадрах, а в итоге переплачиваем за посредственный результат.
 Ни один профессионал не будет сидеть в системе тотального контроля, в отличии от новичков или халтурщиков.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Вам лично приходилось отвечать за экономику проекта - бюджеты и сроки?

Ответить
Развернуть ветку
Канищев Максим

Я работал начальником производства и хорошо себе представляю как кто работает. Мне лучше было держать одного профи и платить 1.5хсреднего чем трех молодых, которые косячат и надо их контролировать. Конечно не it, а реальное производство.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Производство это другое :) Я в самом начале пишу что если работа рутинная, например исполнение нарядов то проблема контроля на что расходуется время - вообще не стоит. 
Это важно в основном для маркетологов, юристов, айтишников и корпоративных сэйлов - тех у кого нет ни нормирования ни четких ТЗ что надо сделать. Именно их начальники обходят в офисах со спины, наблюдая что там на экране )

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Stepchkov

По-моему, это просто проблема начальников, которые не хотят наладить нормальные процессы в команде. Раньше сидели, кидали какие-то невнятные задаче толпе своих "бездельников" и потом важно ходили между рядами как учитель на контрольной и проверяли, чтобы никто не вылезал из аутлука и прочего.
Нормальный руководитель всегда в курсе кто чем (хотя бы примерно) занимается, есть примерные оценки задач по сложности и времени, есть понимание рисков и блокеров. И тут не нужно никакого контроля над тем, сидит ли Вася за компьютером в эту секунду и развернут ли у него VC или Аутлук

Ответить
Развернуть ветку
Вся соль

Верно. Например, как оценить по слепку экрана, можно ли задачу сделать быстрее и уж тем более дешевле, если это условно креативная задача?
Например, я дизайнер, мне, чтобы сделать хороший креативный макет, нужно 3 часа смотреть порно (ок, порно - морально неприемлемо, заменяем на National Geographic) и 15 минут на сам макет. А рядом сидит другой дизайнер, который будет 4 часа втыкать в экран с фигмой и выдаст точно такой же результат. Если начальник делает вывод по слепку экрана, то первому дизайнеру надо сказать "ты на макет тратишь 15 минут, вот и делай макеты за 15 минут". А он фактически на весь творческий процесс тратит не 15 минут, а те же 4 часа.
И это применимо ко всему, что не является работой у конвейера: разработчик может 2 дня думать, чтобы написать 1 строчку кода - и это будет лучше, чем говнокод на 10 листов из костылей и матюгов за те же 2 дня.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Не надо думать что начальник такой уж идиот. И не надо думать что нельзя запустить порно на планшете или телефоне или телевизоре и вообще где угодно. Тут скорее для себя самого инструмент. Ну а если для начальника, то он ведь не будет изучать отчеты каждого. В Rescue Time есть общий отчет по группе где выводятся индексы по каждому сотруднику. И не думаю что индексы будут отличаться в разы, как не думаю и что начальник будет в первую очередь смотреть на индексы. Думаю он будет смотреть на индексы тех кто не выполняет свою работу или выполняет ее плохо. Чтобы увидеть узкое место и поговорить с человеком

Ответить
Развернуть ветку
Андрей

Контрооль, нужно больше контроля..🤦‍♂️ Чтобы убедиться, что сотрудники выполняют свои должностные обязанности, можно использовать другие метрики, а не "сколько раз пошевелил мышкой" или "какие ресурсы посещал". Вам что важнее, чтобы сотрудник давал результат или делал работу ради работы? Статус поставленной задачи - лучший показатель того, чем занимался сотрудник.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей

Начальники вдруг потеряли контроль над работой подчиненных: а есть ли необходимость в таких начальниках? Может они никогда не имели контроля над сотрудниками?
Ничего не имею против предложенных решений как элементов самоконтроля, и составления отчетов вышестоящему руководителю. Хотя сам стараюсь держать главное в голове, неплохая тренировка. Ну а то что не держится либо не важное, либо задач становится больше чем можно контролировать и необходимо реструктуризация задач. А как помощник для второстепенных задач буду пробовать предложенные решения.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Начальник ведь хочет контроля не потому что он тупой солдафон. Чаще всего он и сам был таким же подчиненным как его люди. Контроль нужен для ощущения что весь механизм работает нормально. Вот Rescue Time как раз и дает такой контроль - по верхам. Выделяет проблемного сотрудника, благодаря этому ему можно раньше помочь, а вовсе не уволить. )

Ответить
Развернуть ветку
Вся соль

"Чтобы убедиться, что все заняты делом, в офисе достаточно посмотреть на мониторы сотрудников" и весь блок про ПО, которые либо пишут запись экрана, движение зрачков и прочие ужасы.
Нет, это уже 100 лет в обед так не работает: что в офлайн, что в онлайн контроль ради контроля приводит к тому, что ресурсы тратятся не на работу, а на поиск уязвимостей и возможности обмануть систему. И сотрудники оказываются в разы изобретательнее надсмотрщиков. )))) Проги, которые пишут рабочий экран или идентифицируют лицо в поле видимости камеры на компе (чтобы чел лишний раз не сходил пописать) – это комфортно только биороботам. Квалифицированный и востребованный специалист у такого рабовладетеля не задержится, даже те, кто с максимальным скиллом самоорганизации.

 А вот акцент на прозрачных цифровых коммуникациях при постановке и оценке динамики задач – это да, это важно. Это прям во главу угла. Причём почти все использовали таск-менеджеры и другие электронные системы координации команды и до удалёнки, поэтому тут даже ничего особенно не поменялось. Зато при управлении сотрудниками удалённо на долгой дистанции повылазили все вопросы "материального мира": бумажки для кадровых и бухгалтерских процессов, сопровождение (физическое) техники (неважно, свою ли используют работники или корпоративную). И удовлетворение потребности в общении: оказалось, что есть люди, у которых очень сильно повышается тревожность и ощущение потерянности, если у них нет живого общения с коллегами. И это пока нерешенный квест, как менеджеру их подбадривать и мотивировать.

Ответить
Развернуть ветку
Viktor Veprev

Я вот эту статью прочел https://www.kickidler.com/ru/info/kak-rukovoditelyu-kontrolirovat-svoih-sotrudnikov-i-glavnoe-zachem.html и как мне кажется достаточно тяжело вообще решится на слежку за сотрудниками. Что думаете?

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Спасибо за статью, почитаю внимательно. Однако еще раз объясню - Rescue Time это уж точно не граббер (просто показывающий удаленно экран) и даже не трекер - он показывает СТРУКТУРУ дня - сколько ушло на почту и коммуникации, сколько на бизнес-приложения и сколько на остальное. Профилирование - вот ключевое слово

Ответить
Развернуть ветку
Сергей

Контроль нужен для контроля, а не для ощущения контроля! В начальники должен выходить высоквадиыицированный лидер, хорошо если он чувствует весь коллектив как единый организм, тогда отставание любого сотрудника он чувствует как свое. И никог увольнять не нужно, достаточно перераспределить нагрузку, таланты не любят рутину, а посредственности легко с ней справляются. Главное увлечь за собой. Любые приспособы для контроля могут быть весьма полезны, но никогда не заменят контроль руководителя. Вот о чем я толкую.

Ответить
Развернуть ветку
Victor Shevtsov

Мне кажется, многие из комментаторов просто не поняли посыл статьи и живут в каком-то идеальном мире - "нанять профессионалов", "Уважающий себя сотрудник никогда не пойдет работать туда, где используют трекеры рабочего времени.", "Самоконтролем сотрудник будет сам заниматься, если ему нужно.", " и т.д. и т.п. Какой-то бинарный, черно-белый мир.
Чисто и там, где не мусорят, и там, где убирают. Подходов по управлению работой сотрудников очень много, и автоматический трекинг рабочего времени - один из них, имеет свои плюсы и минусы. Вопрос в грамотном применении. 
Я был (есть) и начальником, и подчиненным, использовал(ую) очень разные способы управления временем, как своим, так и чужим. Иногда стоит применить описанные автором инструменты, чтобы выявить лентяев и избавиться от них. А иногда чтобы понять, на что уходит твое собственное время на работе.
Но вы можете продолжать "нанимать профессионалов" и "не ходить работать туда, где следят за рабочим столом".
Удачи!
PS Разумеется, если бы мне поставили Rescue Time, я бы немедленно уволился.
:)

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Надо сказать что комментарии мне открыли глаза на один нюанс - Rescue Time это именно что контроль за лентяями, а вот todoist вкупе с pomodone и СЭД - инструменты не столько контроля сколько управления продуктивностью. На семинаре я выделю эти темы. Нужно ведь в реальности и то и другое

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Андрей, контроль за статусом задач никак ведь не связан с тем удаленная это работа или нет. Контролируйте их точно также как в офисе делали. Менеджера обычно беспокоит чем люди реально занимаются, и все ли свое время они тратят продуктивно.

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Ray Smith

Если сотрудник не может себя контролировать дома, очевидно что его нужно вернуть в офис.
Хорошо, что в моей компании руководство это понимает, и тупо вернуло всех в офис с января.

Ответить
Развернуть ветку
Вся соль

О, как это грустно звучит :(((((((((

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Вот для того я и написал эту статью чтобы объяснить что возвращать в офис во имя контроля не нужно - его прекрасно можно делать удаленно. И кстати внедрить все эти инструменты в офисе - тоже не помешает, а даже и поможет

Ответить
Развернуть ветку
Ray Smith

Уважающий себя сотрудник никогда не пойдет работать туда, где используют трекеры рабочего времени.
Трекер на удаленке - еще один минус в ее копилку. Офисных преимуществ не дадим, но следить мы за тобой все равно будем.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

Трекер - не слежка. Он дает только индекс. В первую очередь форма САМООРГАНИЗАЦИИ, как и любой менеджер задач.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей

Удаленная работа показала, что большая часть руководителей смутно понимает чем занимаются подчиненные сотрудники, в результате отчеты с треком времени и прочая ерунда. На отчеты уходило времени больше чем на выполнение задач. Полностью согласен с Alexander. Мне как руководителю главное что бы задача была решена в кратчайший возможный срок с максимальным качеством. Для этого необходим профессионал, которого нет необходимости ежедневно контролировать. А как оценить время на обдумывание и поиск оптимально решения? Как оценить внерабочее время, когда ответственный профессионал не упускает поставленную задачу из головы? 
А сотрудников которых надо контролировать надо сажать в офис в один ряд и ставить над ними старшего, который будет ходить между рядами как в школе.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Kuryanov
Автор

"А сотрудников которых надо контролировать надо сажать в офис в один ряд и ставить над ними старшего, который будет ходить между рядами как в школе." 
А вот это не обязательно как раз. Можно их трейсить например Rescue Time. И еще раз - Rescue Time не для контроля сотрудника, а для контроля коллектива - ценен как градусник для средней температуры по больнице и индикатор мест воспаления.

Ответить
Развернуть ветку
Denis Elkhov

Доверие + ежедневные стендапы + контроль по отклонению и не нужно никакое дополнительное ПО.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Max Key

Тренд на удаленную работу набирает обороты, на ряду с этим пандемия COVID-19 стала серьёзным драйвером его развития. На рынке появляются разные классы систем от учета рабочего времени  до систем с модулями искусственного интеллекта для  анализа поведения пользователей на предмет кибер угроз. https://bitcop.ru/monitoring/top-10-besplatnyh-sistem-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov  

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 35 комментариев
null