Контроль работы сотрудников – на удалёнке и в офисе
Переход на удаленную работу оказался болезненным для менеджеров, которые привыкли тихо радоваться, оглядывая сотрудников в офисе на фоне приложений Office, ERP, CRM, СЭД, CAD/CAM и др. Начальники вдруг потеряли контроль над работой подчиненных: как убедиться, что сотрудники выполняют свои должностные обязанности и заняты делом положенные 8 часов? Технически миграция из офиса домой прошла безболезненно там, где сотрудники уже давно используют облачные технологии и web-приложения.
Контроль работы сотрудников над рутинными задачами не потребовал освоения новых технических инструментов. Онлайн-встречи и рабочие чаты в мессенджерах компенсировали коммуникационные потери. Работа линейных сотрудников часто носит рутинный характер и представляет собой обработку стандартных очередей документов и задач изо дня в день, что легко контролируется привычными способами в приложениях, в которых эти очереди формируются.
Чтобы усилить контроль над работой менеджеров, чей ненормированный рабочий день открывает ворота для прокрастинации, выгорания и других модных форм лени, приходиться прибегать к сторонним приложениям. Например, можно использовать инструменты персональной и групповой продуктивности типа Trello (для командной работы без формализации проектов) или Todoist. Если дополнить тайм-трекерами «помидорного типа», например, Toggl или PomoDoneApp, то получим систему для фактического фиксирования трудозатрат по проектам и задачам. На основании личного опыта я рекомендую связку приложений PomoDoneApp для отслеживания времени с Todoist - актуальным списком задач.
Чтобы убедиться, что все заняты делом, в офисе достаточно посмотреть на мониторы сотрудников. Такая форма контроля не мешает сотрудникам переписываться в мессенджерах или проверять новости в соцсетях, но точно исключает вероятность просмотра сериалов или залипания в видеоиграх. При удаленном формате работы помогает приложение Rescue Time. Оно фиксирует сайты и распространенные программы, с которыми взаимодействует сотрудник, категоризованные по «уровню продуктивности». В конце дня получаем отчет в виде «фотографии дня»: с какими приложениями и сколько времени работал человек за прошедший день.
Перечисленные инструменты (кстати, у всех есть бесплатные версии) хорошо решают задачу управления небольшими командами, но плохо применимы в больших организациях, где бизнес-процессы стирают границы подразделений. Например, руководители функциональных подразделений в организациях проектного типа управляют ресурсами и не формируют задания для сотрудников. При этом сотрудник может работать одновременно в нескольких проектах. В результате усложняется задача контроля работы.
В больших организациях, особенно с распространенной проектной деятельностью, нужна система управления заданиями корпоративного уровня, выполняющая роль агрегатора заданий из различных приложений и процессов. Сегодня лучшим кандидатом на роль такой системы является CSP-система (ранее известная как СЭД).
CSP - Content Service Platform - так теперь Gartner называет класс систем, образованный развитием ECM (Enterprise Content Management)
Такая система интегрируется с корпоративными приложениями через шлюзы, в результате поддерживает интегрированные бизнес-процессы – EAI (Enterprise Application Integration) на собственном BPM-движке. Применение такого класса систем решает задачу контроля выполнения работ вне зависимости от офисной или удаленной работы, дает сотруднику понятную картину своих задач и возможность правильно выстраивать приоритеты и координироваться с соисполнителями.
Например, приборостроительное научно-производственное предприятие СКБ ЭП агрегирует задания для сотрудников по проектам и связанные с ними документы в единой системе Docsvision. Проектная деятельность ведется в системе Docsvision, где планируется проект, руководители отделов ставят задачи подчиненным. В результате того, что все процессы разработки и производства изделия отображаются в системе, не только руководству, но и линейным сотрудником видно, кто и как работает. Топ-менеджмент предприятия следит за развитием проекта «по верхам», а руководители подразделений мониторят прогресс сотрудников. Как следствие, увеличились производительность и эффективность работы.
Интеграция CSP с персональными инструментами типа Todoist сводится к настройке уведомлений о поступлении задач, рассылаемых по электронной почте во входящие задачи Todoist.
Обсудим?
Вопросы управления распределенными командами будем обсуждать 25 февраля 2021 на вебинар Docsvision. Поделимся кейсами и практическим опытом, все инструменты покажем. Если интересно, приходите!
Зачем нужно знать заняты люди делом или нет? Не достаточно знать выполняются ли задачи? Утром 5минутка со статусом и любой таск-трекер: трелло или джира.
Зачем следить за тем, какие там сайты или приложения использует сотрудниках? Это актуально только для галер с почасовой оплатой. Такие действия только подрывают доверие в коллективе. В итоге человек уже не работает, чтобы задачу сделать, а чтобы в отчётах были нужные показатели. И все такие вещи можно при желании обойти. А результат задач сложно подменить.
Есть еще проблема самоконтроля. Сидя дома трудно заставлять себя не отвлекаться. Для этого все эти инструменты продуктивности и нужны. Ведь как только задача решена сразу встает вопрос а сколько это стоило. Неужели руководству безразлично, можно ли было сделать задачу быстрее и дешевле?
Верно. Например, как оценить по слепку экрана, можно ли задачу сделать быстрее и уж тем более дешевле, если это условно креативная задача?
Например, я дизайнер, мне, чтобы сделать хороший креативный макет, нужно 3 часа смотреть порно (ок, порно - морально неприемлемо, заменяем на National Geographic) и 15 минут на сам макет. А рядом сидит другой дизайнер, который будет 4 часа втыкать в экран с фигмой и выдаст точно такой же результат. Если начальник делает вывод по слепку экрана, то первому дизайнеру надо сказать "ты на макет тратишь 15 минут, вот и делай макеты за 15 минут". А он фактически на весь творческий процесс тратит не 15 минут, а те же 4 часа.
И это применимо ко всему, что не является работой у конвейера: разработчик может 2 дня думать, чтобы написать 1 строчку кода - и это будет лучше, чем говнокод на 10 листов из костылей и матюгов за те же 2 дня.
Контрооль, нужно больше контроля..🤦♂️ Чтобы убедиться, что сотрудники выполняют свои должностные обязанности, можно использовать другие метрики, а не "сколько раз пошевелил мышкой" или "какие ресурсы посещал". Вам что важнее, чтобы сотрудник давал результат или делал работу ради работы? Статус поставленной задачи - лучший показатель того, чем занимался сотрудник.
Начальник ведь хочет контроля не потому что он тупой солдафон. Чаще всего он и сам был таким же подчиненным как его люди. Контроль нужен для ощущения что весь механизм работает нормально. Вот Rescue Time как раз и дает такой контроль - по верхам. Выделяет проблемного сотрудника, благодаря этому ему можно раньше помочь, а вовсе не уволить. )
"Чтобы убедиться, что все заняты делом, в офисе достаточно посмотреть на мониторы сотрудников" и весь блок про ПО, которые либо пишут запись экрана, движение зрачков и прочие ужасы.
Нет, это уже 100 лет в обед так не работает: что в офлайн, что в онлайн контроль ради контроля приводит к тому, что ресурсы тратятся не на работу, а на поиск уязвимостей и возможности обмануть систему. И сотрудники оказываются в разы изобретательнее надсмотрщиков. )))) Проги, которые пишут рабочий экран или идентифицируют лицо в поле видимости камеры на компе (чтобы чел лишний раз не сходил пописать) – это комфортно только биороботам. Квалифицированный и востребованный специалист у такого рабовладетеля не задержится, даже те, кто с максимальным скиллом самоорганизации.
А вот акцент на прозрачных цифровых коммуникациях при постановке и оценке динамики задач – это да, это важно. Это прям во главу угла. Причём почти все использовали таск-менеджеры и другие электронные системы координации команды и до удалёнки, поэтому тут даже ничего особенно не поменялось. Зато при управлении сотрудниками удалённо на долгой дистанции повылазили все вопросы "материального мира": бумажки для кадровых и бухгалтерских процессов, сопровождение (физическое) техники (неважно, свою ли используют работники или корпоративную). И удовлетворение потребности в общении: оказалось, что есть люди, у которых очень сильно повышается тревожность и ощущение потерянности, если у них нет живого общения с коллегами. И это пока нерешенный квест, как менеджеру их подбадривать и мотивировать.