Как мы проводим мозговые штурмы в онлайн, подробный гайд от команды Pruffme

Уже скоро нас ждёт пора отпусков, поэтому важно подвести итоги и наметить дальнейшие планы в работе компании. Многие сотрудники по сей день работают удаленно. Как собрать всех коллег вместе вне зависимости от их местонахождения и какую методологию использовать для эффективной совместной работы? Поделимся своим опытом, как мы это делаем в Pruffme.

Мозговой штурм – инструмент для генерации идей усилиями команды за короткий срок. Важная деталь методологии – все идеи имеют право на жизнь, даже самые безумные. В потоке совместного мышления рождается большое количество мыслей, которые можно собрать в одно целое, получив новый интересный продукт, концепцию, идею.

Мозговой штурм может быть групповым и индивидуальным. У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. В индивидуальном проще развить собственную идею, не придется отвлекаться на остальных коллег и их мысли. В групповом же генерируется большое количество разных идей, которые могут воплощаться по разному, благодаря видению остальных сотрудников. Стимулируется креатив, инициативность и работа в команде.

Все! Генеральный директор, менеджеры по продажам, маркетологи, техническая поддержка, бухгалтеры. Они работают в вашей компании, взаимодействуют с клиентами или продуктом, у всех есть своя точка зрения.

1. Подготовка
Огласите тему встречи, поставьте цели и задачи. Сделать это можно даже за несколько дней до проведения мозгового штурма, оповестив коллег по электронной почте, в соц. сети или мессенджере.
Лайфхак: Фиксируем встречу в Гугл Календаре. Тогда сотрудникам придет напоминание за 5-10 минут до встречи, а вы заранее увидите, кто подтвердил участие.

2. Модератор или фасилитатор
Выберите человека, который будет направлять поток идей, давать слово сотрудникам, структурировать и фиксировать мысли, а также следить за ходом штурма. Не назначайте модератором руководителей.

3. Отсутствие критики
Отключите критическое мышление. Модератор, которого мы выбрали, должен пресекать критику, чтобы Ваши сотрудники не боялись высказывать любые идеи, даже самые необычные. “Эта идея не влезает в бюджет”, “это у нас уже было”, “это не одобрит заказчик!” - это тоже критика!

4. Подготовка вопросов
Заранее выпишите для себя список вопросов, которые помогут вашим коллегам, когда обсуждение зайдет в тупик.

5. Записывайте все идеи
Мы же не хотим забыть замечательные идеи, что у нас родились. Запомните это правило: фиксируйте мысли сразу на интерактивной доске.

6. Дружественная атмосфера
Разогрейте участников коллективной игрой, шуткой, интерактивом. Доверие и дружелюбие – важная часть! Предложите онлайн-обнимашки. Пусть ваши сотрудники загрузят свои фотографии на доску, приблизят их друг к другу. Таким образом вы обнялись, а также собрались в одного большого и творческого супер-коллегу.

7. Обратная связь
Попросите по результату мозгового штурма фидбэк от коллег. Как прошло мероприятие, освоились ли с функционалом интерактивной доски? Это поможет перед следующим мозговым штурмом.

8. Интерактивная доска
Определитесь с интерактивной доской, которую вы будете использовать. Что такое интерактивная доска? Это бесконечное пространство для совместной работы и воплощения ваших идей в онлайне. Рисуйте, пишите, оставляйте заметки, клейте стикеры, составляйте схемы. Изменения происходят в реальном времени и вы сразу можете оценить работу коллег.

1. Деление участников на группы
Групповой мозговой штурм может быть эффективнее индивидуального, где человек работает в своём темпе. Коллектив не дает обсуждению утихнуть и подпитывает креатив. Разделите его на группы и для каждой создайте рабочую область на доске.
Лайфхак: при выборе интерактивной доски обязательно учитывайте, будете ли вы делить участников на команды и выводить в эфир с камерой. Если да, то обращайте внимание на эти возможности внутри интерактивных досок. Мы такого решения не нашли, поэтому решили создать собственную доску и встроили ее в видеоконференции.

2. Создайте свои шаблоны
Наша команда любит создавать собственные шаблоны, самые интересные мы выкладываем в общий доступ. Вы можете создавать и сохранять свои шаблоны, чтобы использовать их на следующих штурмах.

3. Совместно оценивайте идеи, сортируйте и оставляйте комментарии
С помощью инструментов доски вы можете запустить голосование за лучшую идею.
Перенесите наиболее успешные идеи на отдельную область для дальнейшей работы.
Оставляйте и просматривайте комментарии (текстом, голосом, видео) на любом месте доски с помощью инструмента "комментарий".

1. Разогрев и знакомство с интерактивной доской
Основная задача – познакомить ваших сотрудников с интерактивной доской, а также друг с другом.

Проведите с командой игру, которая научит пользоваться доской и поднимет настроение.

Вариант игры 1 “Ресторан”
Создайте шаблон ресторана и стол с тарелками. Задача сотрудников - занять место за столом, подписать тарелочку и добавить туда свой идеальный завтрак. Когда все выберут еду, попросите их кратко рассказать о себе и ответить на вопрос: “Почему именно эту еду они выбрали?”
Время игры - 5 минут

Вариант игры 2 “Что было дальше”
Создайте маленькую историю из картинок и голосом расскажите историю из вашей жизни. Предложите остальным участникам придумать её продолжение, чтобы оно было забавным и максимально фантастическим. Пусть дополнят ее картинками.
Время игры - 5 минут

2. Включите камеры для всех участников
1) Заранее сообщите, что штурм будет проходить с вебкамерами.
2) Используйте интерактивные доски, внутри которых можно выходить в эфир с камерой. Например, интерактивную доску на Pruffme.com.
3) Придумайте задание, для которого обязательно включение камеры. Например, “покажите палец вверх, если вы меня видите и слышите”.
4) Скройте чат, чтобы не было соблазна общаться текстом.

3. Не проводите мозговой штурм на аудиторию более чем 30 человек
Идеальная команда для мозгового штурма состоит из 3-7 человек. В ином случае он может превратиться в балаган.
Лайфхак: Если во встрече должны принять участие больше 7 человек, то используйте групповые комнаты и делите участников на команды. Помните сериал “Секс в большом городе”? Набор команды должен быть примерно таким: 3-4 человека разных по темпераменту и опыту. Такие команды создают лучшие идеи. Следите за процессом коммуникации в командах. Может случиться так, что самые творческие сотрудники будут продвигать только свои идеи и критиковать других.

4. Продумайте как Вы будете передавать слово участникам
1) Можно создать макет комнаты со стульями. Каждый размещает своё имя на стуле и общение движется по кругу.
2) Метод поднятия руки (ставим в чате "+", или поднимаем руку через вебкамеру)
Лайфхак: Принцип “каждый говорит когда захочет” - плохая идея, если вас больше 5 людей. Кто-то обидится, что его перебили, кто-то постесняется говорить. Люди будут чувствовать неловкость.

5. Продумайте правила по которым участники будут формулировать свои идеи. Для этого можно использовать одну из креативных методик

1) Фиксация первых идей участников штурма
Время - 4 минуты
Запишите первые 15-20 идей команды без применения специальных техник, записывайте то, что приходит в голову. Заранее подготовьте список вопросов по технике глубинного интервью из методологии Дизайн-мышление: "почему это важно?", "как вы это видите?", "Расскажите, что вы чувствуете?".
Визуальное правило: 1 идея = 1 стикер

2) Фиксация идей с применением креативных методик
Время - 10 минут
50 идей от команды

1) Шквал вопросов
Преимущество этого метода заключается в том, что он раскрепощает участников. Наш мозг устроен так, что всегда пытается находить правильные ответы и не любит, когда он ошибается, отсюда возникает проблема с формулированием идей на мозговых штурмах. Попробуйте сгенерировать вопросы, а не утверждения.
Пример:
Изначальный вопрос: “Как сделать жизнь в офисе экологичнее?”
Шквал:
Зачем нам думать об экологии?
Как защищать природу в офисе?
С чего нам стоит начать экологичный офис?
Что такое экологичный офис?

2) Перифраз - переформулируем вопросы
С учетом конечной цели расширяем поставленный вопрос.
Пример:
“Как сделать жизнь в офисе экологичнее?”
Перифраз 1:
Как сделать жизнь в офисе экологичнее, чтобы каждый сотрудник чувствовал, что он делает социально значимое действие?
Перифраз 2:
Как сделать жизнь в офисе экологичнее и превратить процесс раздельного сбора в интересную игру для мотивации сотрудников и повышения командного духа?

3) Метафора - игра с картинками
Все играли в настольную игру “Имаджинариум” или “Диксит”?
Вы можете взять карточки из этих игр или же подготовить свой набор карточек на интерактивной доске. Это могут быть кадры из фильмов, картины художников-сюрреалистов или рисунки любимого аниме. Лучше брать картинки в которых много деталей, они будут подталкивать человека на размышления выходящие за рамки бытовой картинки.
Пример:
Как сделать жизнь в офисе экологичнее?
Картинка:

Решение:
1) Нужно превратить раздельный сбор в игру. Например, после того как я кладу в нужный контейнер фантик, то делаю победный жест как Тоторо.
2) нужно добавить в офис зеленых растений, это будет навевать мысли о природе.

Когда первый участник перестает генерировать идеи, остальные могут добавить свои к этой картинке, после этого следующий участник берет карточку и так по кругу.

4) Придумайте и нарисуйте это…
Команда рисует ответ на вопрос штурма.
Пример: Как сделать жизнь в офисе экологичнее?
Задача: нарисуйте Ваш идеальный экологичный офис

Важно: Если вы думаете, что для этого задания нужно быть дизайнером или художником, то это не так. Самые необычные рисунки выходят у тех, кто не умеет рисовать! (Художники, без обид).

6. Делаем перерыв
Если штурм затянулся, то сделайте перерыв, отпустите коллег на обед или займитесь другими задачами, чтобы дать мозгу отдохнуть. После перерыва возвращайтесь к штурму с новыми силами.

7. Выбор идей
В начале штурма нужно заранее обговорить то, как будут отбираться идеи, чтобы не было эффекта обманутых ожиданий. Также стоит озвучить количество идей, которые нужно отобрать. Прозрачные правила - залог успешной командной работы. Мы обычно выбираем идеи посредством большинства голосов. В финале должно получится 30-35 идей, но может быть и больше.

Множество креативных идей, полученных в короткий срок. Без мучений, бессонных ночей и исписанных листов. Вы не только получите результат работы, но также весело проведете время благодаря совместным играм и интерактиву, сплотите команду и способствуете ее творческому мышлению.
Чтобы идеи не исчезли, мы можем оценить их уже с критической точки зрения. Для этого мы используем вот такой шаблон:

1. Быстрый мозговой штурм без лишних деталей
Добавляете шаблон, задаёте тему штурма и сразу приступаете к работе:
Пример
2. Смена групп
Создаём несколько рабочих областей. Каждая группа работает на своей области и на ней делится своими идеями. Через некоторое время группы меняются местами и работают с идеями предыдущих коллег, улучшают их и дополняют. И так все проходят по кругу.
Пример

3. Ролевой мозговой штурм
Этот вариант штурма подразумевает взятие каждым участником на себя определенной роли. Приведем пример. Планируете производить продукт? Пусть один участник возьмет роль создателя, другой производителя, третий продавца, а четвёртый покупателя и все делятся своими мыслями о том, как сделать продукт наиболее оптимальным для всех категорий:
Пример (немного отдалите доску колесом мыши, чтобы увидеть сценарий)

Будем рады узнать ваше мнение и опыт проведения мозговых штурмов в онлайн:)

#инструменты #фасилитация #мозговойштурм