Как контролировать удаленных сотрудников

Управлять сотрудниками на удаленке иногда сложнее, чем в офисе. Инструменты, которые подходят для штатных ситуаций, не всегда эффективны в виртуальной среде. Руководителю важно учитывать мотивационные, организационные и психологические факторы, которые влияют на сотрудников. Рассмотрим, как эффективно контролировать работу удаленщиков.

Около половины сотрудников компаний как минимум один день в неделю работают на удаленке. Согласно социологическим исследованиям, через 4 года более 50% компаний будут полностью работать дистанционно.

Существуют специальные сервисы, которые контролируют сотрудников и собирают статистику при дистанционной работе. Чем полезны такие программы:

• Работники знают, что руководство отслеживает продуктивность, и более ответственно относятся к задачам.
• Фрилансеры и сотрудники со сдельной оплатой могут использовать статистику рабочего времени, чтобы выставлять счета клиентам.
• Руководители понимают, сколько времени уходит на ту или иную задачу.
• Руководителям проще контролировать подчиненных.

Потребность в инструментах для дистанционной работы постоянно растет, и компании активно внедряют ПО для контроля сотрудников.

Важно следить за отношениями внутри коллектива удаленщиков. Недавно более тысячи человек участвовали в социологическом исследовании, которое провел журнал Harvard Business Review. Опрос показал: удаленные сотрудники беспокоятся, что другие работники будут негативно о них отзываться и начнут действовать только в своих интересах.

Кроме того, много времени уходит на споры и разногласия. В 84% случаев люди тратят несколько дней, чтобы найти оптимальное решение. У 47% участников споры длятся неделями.

По мнению исследователей, удаленные работники страдают от тревожности чаще штатных сотрудников. Постоянное беспокойство повышает уровень стресса и снижает продуктивность, из-за чего приходится увеличивать затраты и продлевать сроки выполнения задач. Закономерный результат этого — текучка кадров.

Иногда удаленные сотрудники настолько боятся отстать от офисных, что берут на себя намного больше задач. На первый взгляд это звучит неплохо. Но на деле все кончится выгоранием удаленщика.

Важно, чтобы коллеги доверяли руководству и друг другу. Это касается и сотрудников на удаленке. Надо узнать, что мотивирует каждого участника команды, какие у него интересы, увлечения и т.д. Это требует времени, но в результате работники станут лояльнее, а руководитель получит от них больше отдачи.

Нужно учитывать особенности характера подчиненных. Например, одним людям нравится, когда их поощряют публично, другие предпочитают, чтобы их хвалили в личной беседе.

Также важно понимать, в какое время удаленный сотрудник наиболее эффективно работает, и по-разному мотивировать «сов» и «жаворонков».

Также руководителю стоит задуматься, почему его сотрудники предпочитают удаленку. Обычно ее ценят за гибкий график и возможность сбалансировать работу и личную жизнь.

У удаленных работников должно быть достаточно времени, чтобы выполнять рабочие задачи. Если сотрудник регулярно срывает сроки сдачи, руководителю стоит выяснить, осталась ли мотивация подчиненного прежней.

Многие фрилансеры подчеркивают, что им важна поддержка куратора при всей необходимости самомотивации, поскольку помощь куратора значительно повышает эффективность работы.

Дистанционная работа — это не причина пренебрегать внутренним распорядком компании. Когда в коллективе появляются новые сотрудники, их нужно ознакомить с существующими требованиями и представить команде. Новичок должен узнать о компании и специфике задач, которые он будет выполнять. Также ему нужно предоставить все рабочие инструменты: почту, номера телефонов, приложения для онлайн-конференций и т.д.

Будет здорово, если новый сотрудник сразу увидит, что ему рады в коллективе.

Если руководитель и сотрудники находятся в разных местах, то контролировать работу достаточно сложно. Иногда люди пользуются тем, что за ними никто не наблюдает, и отвлекаются на посторонние дела. Результат — потеря времени, но ее можно предотвратить с помощью технологических решений.

Так, система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест позволяет быстро и точно подсчитывать количество рабочих часов, чтобы правильно начислять зарплату и соблюдать интересы работодателя и сотрудников.

У фрилансера должна быть высокая трудовая дисциплина и развитая самомотивация. Еще нужно искать способы взаимодействия с работодателем. Ключевой фактор здесь — коммуникация с куратором, которому необходимо получить от сотрудника максимум отдачи.

Можно поддерживать связь по электронной почте, общаться в мессенджерах, отправлять друг другу ссылки на различные ресурсы — все это способствует здоровым отношениям в команде. Также полезно проверять, нужна ли работнику помощь, и своевременно отвечать на вопросы.

Если необходимость мотивации очевидна, то о фидбеке иногда забывают, хотя он не менее важен. В некоторых компаниях менеджеры знакомят фрилансеров с отзывами клиентов и советуют, как повысить качество работы. В результате удаленные сотрудники достигают большей продуктивности.

При активном сотрудничестве с фрилансерами в команде появляется много людей, которые живут в разных часовых поясах. Из-за этого сложнее планировать видеоконференции, потому что не все могут выйти на связь в определенное время. Например, у москвичей рабочий день только начинается, а у жителей Хабаровска заканчивается. В таких случаях следует заранее четко оговаривать время для видеозвонка.

Лучше не доводить сотрудников до ночного бдения. Кто же будет работать днем?

Удаленные работники тоже хотят, чтобы их работу заметили и поощрили. Стоит подумать, как выделять отличившихся. Например, можно выдавать премию по итогам месяца. Важно, чтобы сотрудники понимали: они полезны для компании, их ценят.

Дистанционные работники лишены общения на рабочем месте. Чтобы люди не «выпадали» из социума, можно создать специальный корпоративный канал в мессенджере или ветку в электронной почте. Там сотрудники смогут неформально общаться, посылать друг другу мемы, делиться новыми треками и т.д.

Корпоративный канал — это аналог курилки в традиционном офисе. Главное, чтобы он не отвлекал от задач, и при этом позволял удаленным работникам чувствовать себя частью коллектива.

Корпоративы объединяют, поэтому время от времени стоит устраивать happy hours для всех, включая сотрудников на удаленке. Вечеринка в баре в режиме видеоконференции — это интересно и необычно. Чтобы сплотить команду, можно согласовать время и собраться за «виртуальным столом» с любимыми напитками.

Корпоратив через Zoom или Skype тоже может быть веселым.

Обычно на встречах лицом к лицу можно услышать: «В жизни ты совсем другой!». Такие мероприятия полны неожиданностей, но важнее другое. За один-два дня тесного общения вживую можно узнать сотрудника лучше, чем за год дистанционной работы. Совместные поездки бывают затратными, но эти инвестиции оправданы. В путешествии можно обсуждать новые идеи, строить планы и знакомиться с культурными особенностями других людей.

Задача руководителя — создать систему коммуникации и отчетности, чтобы оценить производительность труда и поощрять сотрудников за конкретные достижения, а не просто оплачивать рабочее время. На удаленке важнее результат, поэтому менеджерам не стоит переживать о том, что подчиненные не работают по 40 часов в неделю.

При создании системы надо понимать, на что необходимо ориентироваться и какие метрики применять. Бизнес-процессы должны быть описаны и задокументированы, чтобы руководитель отслеживал эффективность и контролировал удаленных работников. Пример полезной метрики — отчеты по рабочему времени из системы мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест.

Программы мониторгинга нужны для просмотра рабочего стола удаленных сотрудников и наблюдения за их работой. ПО помогает решать разные задачи, например, следить, чтобы сотрудники своевременно выполняли работу.

При знакомстве с фрилансером руководитель изучает его резюме и портфолио, оценивает тестовое задание и получает общее представление о навыках работника, но не о его личных особенностях. Система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест дисциплинирует сотрудников и помогает им своевременно выполнять задачи. Руководителю будет особенно полезна функция скриншотов экрана, которая показывает, на каком этапе находится работа.

Также сервис оценивает продуктивность по снимкам. Это ускоряет и упрощает анализ эффективности.

Учет рабочего времени на компьютере позволяет руководителю знать, успевает ли сотрудник выполнить задачу в срок.

Также с помощью ПО можно решить проблему отчетности. Иногда сотрудники в корыстных целях указывают неверные данные в отчетах, чтобы получить дополнительную оплату за приписанные себе часы. Система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест точно определяет количество отработанного времени, формирует соответствующий отчет и оценивает продуктивность. Благодаря ему руководитель знает, за что конкретно компания платит сотруднику.

Кроме того, ПО позволяет своевременно исправлять ошибки. Часто исполнители не совсем верно понимают суть задачи. Если работник и руководитель не обсудят все нюансы, то сотрудник выполнит задание по своему усмотрению.

Также программа показывает, насколько эффективно работает сотрудник. Узнать актуальные данные можно как при просмотре в онлайн-режиме, так и за определенный период.

Постоянная связь — это главная составляющая эффективного взаимодействия руководителя с удаленными участниками команды. Большинство фрилансеров предпочитает работать в тихой домашней обстановке, поскольку это повышает продуктивность. Но есть и те, кто в рабочее время занимаются далеко не рабочими задачами. Поэтому руководителю лучше контролировать своих сотрудников.

Иногда удаленным работникам кажется, что о них забыли. В таких случаях люди быстро покидают компанию. Руководителю стоит узнавать, чего добились сотрудники, как развиваются их проекты. Если работники живут недалеко от офиса, можно периодически устраивать встречи.