Кто с новеньким: бывает ли адаптация сотрудников «мягкой» и результативной

Вновь нанятый участник проектной команды, во-первых, должен встроиться в уже сложившуюся до него систему работы, а во-вторых, показать себя в деле. Это, конечно, стресс и вызывает много вопросов у потенциальных кандидатов. Как сделать процесс адаптации «бесшовным», результативным и в то же время максимально простым и комфортным для нового сотрудника, а также для уже действующей команды – рассказывает Венера Мещерова, HRBP IT_One.

Чтобы было понятно, почему в IT_One адаптация новых сотрудников устроена именно так, нужно сначала рассказать о наших целях. Мы позиционируем себя как человеко-ориентированная компания, разрабатывающая масштабные сервисы, рассчитанные на всех граждан нашей страны, и своей главной ценностью считаем сотрудников. Поэтому во время испытательного срока нам важно понять и услышать человека, узнать, как и в чем он хочет развиваться.

Бывают случаи, когда человек привносит в проект сразу столько пользы, что его испытательный срок заканчивается через месяц или даже раньше. Чаще же требуются все три месяца, чтобы лучше узнать друг друга. Если что-то не складывается, мы можем предложить специалисту сменить наставника или команду: например, когда видим, что процессы в другом проекте подходят ему больше. В общем, стараемся быть гибкими. Процесс адаптации для новых членов команды в нашей компании включает несколько этапов.

Как только становится понятно, к какому именно проекту присоединится новый сотрудник, он получает наставника из этой команды. Как правило, мы сообщаем кандидату, кто будет его наставником и руководителем, уже на этапе оформления в компанию.

Часто звонок и знакомство с наставником происходят в первый рабочий день. Такая поддержка важна для человека, который еще не влился в процессы и толком ничего не знает. У нас обычно наставниками становятся сотрудники, которые недавно прошли испытательный срок: они еще помнят, какие вопросы их волновали, так что быстро подхватывают процесс адаптации и помогают во всем разобраться.

Хотя процессы для всей компании едины, внутри проектных команд есть свобода по организации адаптации. Руководитель и наставник сами решают, на каких платформах будут размещены инструкции и базовая информация по проекту, в какой момент нужно сотрудника добавить во все рабочие чаты и виртуальные пространства компании, где он должен присутствовать.

Как и первое знакомство с наставником, все остальные встречи проходят онлайн. У нас территориально-распределенная команда, и именно онлайн нам сотрудничать проще, быстрее и эффективнее. В первые рабочие дни обычно организуется второй звонок с участием нового сотрудника, его наставника, руководителя проекта и HR. Задача этой встречи – определить цели на испытательный срок.

Наличие целей важно: так все ожидания становятся прозрачными и понятными для обеих сторон. Новых сотрудников четкие цели избавляют от страха неопределенности. При этом сами цели – это не что-то неизменное. Во-первых, мы всегда спрашиваем сотрудника, как ему предложенная нагрузка, не много ли ее или, наоборот, возможно, он бы хотел бы что-то добавить. Во-вторых, цели могут быть пересмотрены и скорректированы: обычно это происходит на промежуточной встрече через 1,5 месяца. Она также планируется в календаре сразу, как и финальная – примерно за неделю до окончания трехмесячного испытательного срока. На финальной встрече мы сами даем обратную связь и также получаем ее от сотрудника о процессах в нашей компании.

Рекрутер, который плотно общался с человеком на этапе отбора, первые три недели мониторит его настроение: устраивает ли его рабочее место, все ли задачи понятны, комфортно ли работать в новой команде.

Конечно, у распределенных команд есть минусы в виде отсутствия живых встреч, когда можно сразу задать вопросы кому-то более опытному или посмеяться вместе за чашкой чая, но мы это стараемся компенсировать. Каждый месяц у нас проходят два тренинга: их задача познакомить с культурой работы в компании и максимально включить всех в общий процесс. Первый тренинг проводят наши топы, второй — HR-бизнес-партнеры: на нем мы рассказываем про HR-практики, цикл работника в компании, внутренние мероприятия для развития и про возможности для повышения квалификации.

Кроме того, по запросу проектной команды мы делаем внутренние тимбилдинги. Они проходят в виде квизов, игр вроде «Правда или ложь», квестов-расследований. Это позволяет и расслабиться, и узнать коллег с неожиданных сторон.

Цели адаптации, конечно, зависят от конкретного проекта или предметной области, но самая главная для всех – знакомство с командой и демонстрация тех знаний, которые были заявлены в процессе найма. Корпоративный дух можно уловить или передать только в реальном деле. Мы со своей стороны особенно на испытательном сроке стремимся показать культуру IT_One в каждом действии: когда открыто воспринимаем обратную связь на установочных встречах, предлагаем перейти на «ты», рассказываем про практику one-to-one встреч с руководителем. Именно все это вместе и формирует представление о компании у человека.

От новых сотрудников мы ждем взаимности: что они будут вовлеченными, открытыми, будут смело задавать вопросы и делиться обратной связью и в итоге найдут комфортное для себя место в нашей компании.