Как мотивировать сотрудников подавать идеи?
В ПГК уже три года развивается система непрерывных улучшений. Сотрудники регулярно подают идеи, которые качественно меняют процессы и саму компанию. В прошлом году суммарный эффект от их предложений составил более 3 млрд рублей. Начальник управления операционной эффективности Первой грузовой компании (ПГК) Петр Кит рассказывает о развитии внутренней системы подачи инициатив и о том, почему люди, которые у нас работают, не стесняются делиться своими идеями.
Как мы начинали
Как и многие, мы начинали собирать инициативы от сотрудников «на коленке». Идеи можно было подавать через внутренний корпоративный портал. Далее маршрутизация производилась вручную, учет велся в многостраничных Excel-файлах, что отнимало много времени у ответственных за проект. При этом сотруднику, который подал идею, было неочевидно, на какой стадии согласования она находится.
В какой-то момент заявок стало слишком много. Мы задумались о техническом решении, которое позволит автоматизировать эту работу, сделает процесс согласования более прозрачным, быстрым и эффективным. Мы также хотели улучшить саму форму подачи заявки – сделать ее удобнее и подробнее.
Команда проекта «Производственная система» предложила организовать «Банк идей» — систему подачи, учета и маршрутизации инициатив на портале самообслуживания*.
*ИТ-сервис управления запросами в поддерживающие службы, среди которых IT, HR, АХО. Предназначен для автоматизации обращений и поддерживает все ключевые ITSM-процессы: управление уровнем и доступностью услуг, базой поставщиков, подачей обращений и их обработкой, проблемами ITSM и другими функциями.
Как это работает сейчас
Сейчас в «Банке идей» можно подать предложение по более 20 направлениям: от повышения эффективности управления и содержания вагонов, промывочно-пропарочных станций до улучшения офисного пространства. Сотруднику нужно заполнить паспорт инициативы, выбрать утвержденную категорию, прикрепить расчеты и отправить ее на согласование. Электронная форма удобна и интуитивно понятна, а сведения о сотруднике подтягиваются автоматически. В зависимости от категории идея направляется по определенному маршруту согласования. Авторы могут отслеживать текущий статус в личном кабинете.
Подаваемые предложения оценивают специальные экспертные группы на предмет реализуемости и эффективности. Говоря о последнем — не каждый может самостоятельно правильно рассчитать ожидаемый эффект от предложенной идеи и срок его действия. И на этот случай у нас есть решение — более 20-ти (на данный момент) стандартных методик, помогающих посчитать экономику мероприятий по основным и перспективным направлениям бизнеса.
Благодаря общей работе экспертных групп, Методологическому Центру, внедрению электронного «Банка идей» и, конечно, активности самих авторов в 2021 году мы рассмотрели в два раза больше инициатив, чем годом ранее.
Что дальше
ПГК работает на программном решении SAP S/4HANA и модуле SAP Transportation Management, адаптированном под нашу специфику. Сейчас рассматриваем разные варианты, чтобы технические показатели инициативы подтягивались напрямую в систему. Еще думаем, как автоматизировать расчет эффекта от идеи. В планах — сделать для авторов удобный калькулятор. В любом случае, всегда будет, что улучшить и доработать.
Как мотивировать сотрудников подавать инициативы
1. Поощряйте желание делиться идеями. «Ваше мнение очень важно для нас», — эта фраза со смыслом. Люди не должны бояться рассказывать об интересных и полезных проектах.
2. Создайте для них подходящие условия. Сделайте подачу идей удобной, процесс согласования — понятным и прозрачным. Если идеи будут тонуть в корпоративных недрах, едва ли кто-то захочет их подавать.
3. Предложите вознаграждение. В ПГК авторы внедренных идей получают премии. Подумайте, что бы вы могли предложить вашим сотрудникам. Это могут быть и деньги, и ценные призы.
4. Вовлекайте в процесс рассмотрения идей. Приглашайте людей в качестве экспертов. Это не только воодушевит их, но и простимулирует рассказать коллегам, над чем они сейчас работают.
Какой должна быть полезная для компании идея?
Внедряемая идея должна быть реализуема, понятна, не токсична, новой, тиражируемой. Мы отклоняем идеи, которые не несут видимого эффекта, нецелесообразны или дороги в реализации (расходы в итоге превысят доходы).
Рассматривайте предложение со всех сторон и выбирайте лучшее.