Как работать с фрилансером и не переживать?

2020-й показал большому количеству работодателей удобство и выгоду от сотрудничества с подрядчиками на аутсорсе. Значительно сократились регулярные расходы.

С удалённой командой достаточно оплатить Zoom, чтобы проводить видео-коллы без ограничений по времени, и отстроить механизм безопасного сотрудничества с подрядчиками. Сейчас расскажу, как это сделать.

Средний возраст российского фрилансера — 30-39 лет. Так говорит совместное исследование системы PayPal и агентства Netfluential. Люди в этом возрасте особенно заинтересованы в стабильном, регулярном доходе, помогающим прогнозировать ближайшее будущее. В период четвертого десятилетия у большинства людей дети идут в школу, начинают чем-то увлекаться. На обеспечение разных и необычных активностей нужно подготовить приличную сумму.

Фриланс VS удалённая работа

Первое в оформлении безопасного, надёжного и выгодного для обеих сторон сотрудничества — это понимание разницы между фрилансом и удалённой работой. Удалённый сотрудник — в штате, просто он не ходит в офис и держит с вами связь, отчитывается о работе, к примеру, на планёрке каждую среду. С ним отношения оформляются на основе трудового договора, оказания услуг или ГПХ.

Фрилансер — вне штата компании, с ним сотрудничают, как с самозанятым или ИП, либо по договору оказания услуг. Сотрудничать с фрилансерами выгодно в рамках конечного проекта и когда специалист нужен для выполнения разовой задачи. Например, сделать сайт, монтаж видео или линейку брендированных изделий.

Фрилансер работает не по трудовому кодексу, а по гражданскому. Если в договоре ГПХ прописать режим времени работы и отдыха, должностные обязанности, то такой договор налоговая служба может признать трудовым.

За физлицо, помимо гонорара, клиент платит 13% НДФЛ, 22% взносов на пенсионное и 5,1% на медицинское страхование. ИП и самозанятый платят налоги самостоятельно. Но если самозанятый лишится статуса, то за него придется заплатить НДФЛ. Чтобы такого не произошло, пропишите в договоре ГПХ обязательство самозанятого оповестить заказчика о прекращении статуса в течение установленного срока, например, следующего дня.

Варианты расчета с фрилансерами

Самый трепетный этап для обеих сторон — расчет и выплата гонорара. Большинство фрилансеров предпочитают работать по предоплате, чтобы максимально обезопасить себя. Такой формат не всегда нравится клиенту, поскольку при отсутствии договора, можно потерять половину суммы, заложенной на задачу. Это причина не лениться и всегда заключать договор с подрядчиком, даже если задача тривиальная.

Существуют следующие варианты расчета с фрилансерами:

  • наличный расчет

Не самый удобный способ, если подрядчик находится в другом городе или вовсе в другой стране. Есть и ограничения — выплата не более 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Если превысить этот лимит, налоговая может выписать штраф: должностное лицо будет выплачивать до 5 тысяч рублей, а юрлицо — до 50 тысяч рублей.

  • безналичный расчет

Наиболее оптимальный вариант — расчетный счет. Ограничений нет, можно платить и физлицам, и ИП, и самозанятым. Стоимость платежа зависит от банка.

  • электронные деньги

Переводить оплату на электронный кошелек можно только самозанятым или физлицам. Вести расчеты между юрлицами и ИП электронными деньгами запрещено. Предпринимателям принимать платежи на такой кошелек можно тоже только от физлиц.

  • специализированный сервис

Вариант, что называется — “под ключ”. Так, работодатель снимает с себя все бюрократические рутинные задачи и автоматизирует процесс их выполнения. Например, через сервис можно рассчитываться как с физлицами, так и с ИП и с самозанятыми. Платёж проходит внутри сервиса, деньги подрядчик может вывести на карту любого банка без комиссии. Нужно лишь создать задачу, согласовать стоимость и оплатить результат.

Безопасное завершение работы

Оплата — не конечный пункт в работе. Чтобы подтвердить, что фрилансер выполнил задачу, а вы её приняли и оплатили, нужно подписать договор или акт выполненных работ. Так предприниматель сможет подтвердить расходы во время отчетного периода. Самозанятые фрилансеры могут этого не делать, будет достаточно предоставить чек из сервиса “Мой налог”.

Так, алгоритм работы довольно простой. Главное — разобраться со всем заранее. Первым делом определите, кто вам нужен — сотрудник в штат или фрилансер. Отсюда станет понятно, как юридически оформить отношения. А также вы поймете, придется ли платить налоги за сотрудника. После этого определитесь, как будете оплачивать результат, будете ли вносить предоплату или внесёте деньги, когда увидите результат. И не забудьте завершить работу подписанием договора или акта выполненных работ.

0
9 комментариев
Написать комментарий...
Игорь
Фрилансер работает не по трудовому кодексу, а по гражданскому. Если в договоре ГПХ прописать режим времени работы и отдыха, должностные обязанности, то такой договор налоговая служба может признать трудовым.

А ещё можно заключить договор ГПХ с фрилансером физиком не имеющим статус самозанятого или ИП. Тогда обязанность по уплате налогов и взносов (за исключением взносов на случай нетрудоспособности или материнства) возлагается на работодателя (заказчика) и налоговая не будет трогать. 

Ответить
Развернуть ветку
Роман Горди
Автор

В этом случае нужно внимательно следить за сроком работы, периодичностью и прочими признаками трудовых отношений.

Ответить
Развернуть ветку
Игорь

Да, но по крайней мере со стороны налоговой уже претензий не будет поскольку в данном случае уклонения от уплаты налогов и взносов нету = заказчик итак всё это уплачивает перед выплатами. Ведь переквалификация делается с целью доначислить налог и взносы которые заказчик уплатил бы при трудовых отношениях, а в данном случае они уже уплачены и соответственно уклонения нет. Но это исключительно с физиком (не ИП-самозанятым). А вот трудовая инспекция может уже заинтересоваться, да.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Горди
Автор

Как обычно, всё в нюансах. Например, расходы по гражданско-правовым договорам должны соответствовать общим критериям признания расходов, которые содержатся в п.1 ст. 252 НК РФ. Они должны быть документально подтверждены, экономически обоснованы и направлены на извлечение прибыли. В противном случае в ходе контрольных мероприятий налоговые органы попытаются эти расходы снять. Еще выплаты физлицам по любым договорам ГПХ не облагаются страховыми взносами на социальное страхование (ст. 422 НК РФ). То есть в данном случае социальное страхование исключается. Впереди еще принятие поправок в НК по налогам сотрудников-иностранцев и нерезидентов - мы напишем об этом отдельную заметку.

Ответить
Развернуть ветку
Александр Демидов

Есть ещё третий мутировавший тип работников: удаленка сразу на трёх работах одновременно.
Аутсорс 1С программисты или приходящие админы, могли работать на неделе с тремя клиентами, приезжая к ним в офис.
Потом аутсорс плавно перетек в удаленный аутсорс. И это вроде бы и не фриланс, и не удаленка только на одну компанию.

А как кстати принимать платежи самозанятому фрилансеру от зарубежных компаний, чтобы все корректно было, я правильно понимаю что зарубежной компании невозможно будет пробить чек через "Мой налог"?

Ответить
Развернуть ветку
Георгий Щенников

Я ещё не пробовал, но там, вроде как есть пункт Иностранная компания.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Горди
Автор

Если иностранная компания тоже зарегистрирована в приложении (а это компании, которые платят "налог на Google", например), то их сразу можно будет выбрать, как источник дохода. Второй вариант - выбрать пункт Иностранная компания.

Ответить
Развернуть ветку
Иван С.

"Средний возраст российского фрилансера — 30-39 лет" - думал, что диапазон начнётся с 25-27 лет.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Горди
Автор

Тоже был удивлен. Но к этому возрасту, видимо, приходит понимание и уверенность, что можно свои навыки продавать не только одной компании. Или надоедает офисная рутина.

Ответить
Развернуть ветку
6 комментариев
Раскрывать всегда