Как работать с фрилансером и не переживать?

2020-й показал большому количеству работодателей удобство и выгоду от сотрудничества с подрядчиками на аутсорсе. Значительно сократились регулярные расходы.

С удалённой командой достаточно оплатить Zoom, чтобы проводить видео-коллы без ограничений по времени, и отстроить механизм безопасного сотрудничества с подрядчиками. Сейчас расскажу, как это сделать.

Средний возраст российского фрилансера — 30-39 лет. Так говорит совместное исследование системы PayPal и агентства Netfluential. Люди в этом возрасте особенно заинтересованы в стабильном, регулярном доходе, помогающим прогнозировать ближайшее будущее. В период четвертого десятилетия у большинства людей дети идут в школу, начинают чем-то увлекаться. На обеспечение разных и необычных активностей нужно подготовить приличную сумму.

Фриланс VS удалённая работа

Первое в оформлении безопасного, надёжного и выгодного для обеих сторон сотрудничества — это понимание разницы между фрилансом и удалённой работой. Удалённый сотрудник — в штате, просто он не ходит в офис и держит с вами связь, отчитывается о работе, к примеру, на планёрке каждую среду. С ним отношения оформляются на основе трудового договора, оказания услуг или ГПХ.

Фрилансер — вне штата компании, с ним сотрудничают, как с самозанятым или ИП, либо по договору оказания услуг. Сотрудничать с фрилансерами выгодно в рамках конечного проекта и когда специалист нужен для выполнения разовой задачи. Например, сделать сайт, монтаж видео или линейку брендированных изделий.

Фрилансер работает не по трудовому кодексу, а по гражданскому. Если в договоре ГПХ прописать режим времени работы и отдыха, должностные обязанности, то такой договор налоговая служба может признать трудовым.

За физлицо, помимо гонорара, клиент платит 13% НДФЛ, 22% взносов на пенсионное и 5,1% на медицинское страхование. ИП и самозанятый платят налоги самостоятельно. Но если самозанятый лишится статуса, то за него придется заплатить НДФЛ. Чтобы такого не произошло, пропишите в договоре ГПХ обязательство самозанятого оповестить заказчика о прекращении статуса в течение установленного срока, например, следующего дня.

Варианты расчета с фрилансерами

Самый трепетный этап для обеих сторон — расчет и выплата гонорара. Большинство фрилансеров предпочитают работать по предоплате, чтобы максимально обезопасить себя. Такой формат не всегда нравится клиенту, поскольку при отсутствии договора, можно потерять половину суммы, заложенной на задачу. Это причина не лениться и всегда заключать договор с подрядчиком, даже если задача тривиальная.

Существуют следующие варианты расчета с фрилансерами:

Не самый удобный способ, если подрядчик находится в другом городе или вовсе в другой стране. Есть и ограничения — выплата не более 100 тысяч рублей в рамках одного договора. Если превысить этот лимит, налоговая может выписать штраф: должностное лицо будет выплачивать до 5 тысяч рублей, а юрлицо — до 50 тысяч рублей.

Наиболее оптимальный вариант — расчетный счет. Ограничений нет, можно платить и физлицам, и ИП, и самозанятым. Стоимость платежа зависит от банка.

Переводить оплату на электронный кошелек можно только самозанятым или физлицам. Вести расчеты между юрлицами и ИП электронными деньгами запрещено. Предпринимателям принимать платежи на такой кошелек можно тоже только от физлиц.

Вариант, что называется — “под ключ”. Так, работодатель снимает с себя все бюрократические рутинные задачи и автоматизирует процесс их выполнения. Например, через сервис можно рассчитываться как с физлицами, так и с ИП и с самозанятыми. Платёж проходит внутри сервиса, деньги подрядчик может вывести на карту любого банка без комиссии. Нужно лишь создать задачу, согласовать стоимость и оплатить результат.

Безопасное завершение работы

Оплата — не конечный пункт в работе. Чтобы подтвердить, что фрилансер выполнил задачу, а вы её приняли и оплатили, нужно подписать договор или акт выполненных работ. Так предприниматель сможет подтвердить расходы во время отчетного периода. Самозанятые фрилансеры могут этого не делать, будет достаточно предоставить чек из сервиса “Мой налог”.

Так, алгоритм работы довольно простой. Главное — разобраться со всем заранее. Первым делом определите, кто вам нужен — сотрудник в штат или фрилансер. Отсюда станет понятно, как юридически оформить отношения. А также вы поймете, придется ли платить налоги за сотрудника. После этого определитесь, как будете оплачивать результат, будете ли вносить предоплату или внесёте деньги, когда увидите результат. И не забудьте завершить работу подписанием договора или акта выполненных работ.