Автоматизация HR-процессов. Стоит ли связываться с экспертами в HR?

Статья написана Алексеем Окара, основателем Пинол, компании, которая на протяжении 10 лет занимается внедрением CRM систем.

Мы занимаемся не только внедрением CRM и автоматизацией бизнес-процессов наших клиентов. Мы пришли к тому, что нужна собственная платформа (назвали ее Пинкит) для интеграции различных веб-сервисов с CRM, которой пользуются наши клиенты.

Для разработки платформы, контент-маркетинга, продаж и внедрения мы привлекаем новых ребят (вот ссылка на примеры наших вакансий с вилкой зарплат: https://volgograd.hh.ru/employer/1488263). В поисках нужных сотрудников мы пошли традиционным путем и вот какой опыт мы приобрели...

Мы попробовали работать (последовательно) с несколькими опытными HR-специалистами. Фидбек по опыту работы:

1.1. Отсутствие сроков закрытия вакансии.

1.2. Ни один наш HR не предлагал создать базу претендентов в CRM Битрикс24. Эта база стала собираться только после года работы HR отдела. Хорошая база позволяет быстрее закрывать новые вакансии, но если ее не создавать по всем откликам соискателей, то откуда она возьмется? Мы выгрузили все отклики и внесли их в Сделки в CRM Битрикс24 (причем ВСЕ отклики, даже те, по которым сразу ставился отказ) и затем закрыли эти сделки. Предварительно были созданы названия вакансий как источники сделок и направление сделки: “Подбор персонала”.

1.3. HR предложил создать регламенты адаптации для каждой позиции, что позволило нам прозрачно проводить новичка по нашим задачам адаптации.

1.4. Сложность с передачей специфики работы в Пинол. HR было сложно самостоятельно определить, кто подходит на вакансию, а кто — нет. Часто приходилось самому подключаться к проверке сделок по соискателям.

1.5. Оплату за процесс, а не за результат. В итоге — результат не достигается, а у команды возникает ощущение, что ребят с нужными компетенциями в рынке, вроде как, и нет. Это приводит, в конечном счете, к выгоранию команды, потому что “подмога” не понятно когда придет...

Отказавшись от услуг штатного HR, мы переключились на работу с кадровыми агентствами. И тут мы получили следующее:

2.1. Прозрачная стоимость, где есть предоплата и постоплата за закрытую вакансию.

2.2. Более-менее прозрачные сроки закрытия вакансии (очевидно, что есть база).

2.3. Так как вопросы, которые задавал HR-специалист из агентства не отвечали специфике работы сотрудников в Пинол (проблема в п. 1.4), нам пришлось сформировать перечень вопросов для HR, которые он должен задать соискателю. Кстати, кому требуется получить наш перечень вопросов, которые мы задаем сотрудникам на собеседовании, прошу писать сюда.

Нам не жалко, а вам может быть полезным, хоть с позиции роста HR-практики, хоть с позиции подготовки к собеседованию. Это, я считаю, огромная проблема: сейчас в рынке большое число соискателей хорошо умеют проходить собеседования и справляться с задачами тестирования, но плохо умеют работать в режиме реальной нагрузки.

2.4. Работа под акт. Минус — в такой модели тоже не важен результат: насколько человек подойдет, встроится в коллектив или нет. Главное — передать нужное число соискателей на проверку. Крайне не рекомендую работать в такой модели, где результат кадровым агентством определяется, как количество переданных резюме. Например, нам предлагали 15 человек под закрытие вакансии со словами: "мы предварительно хорошо прорабатываем кандидатов и поэтому 15 обычно хватает под закрытие".

2.5. Важный упор на проверку так называемой замены. Кадровые агентства или не хотят искать замену под условия договора, пытаясь сказать, что это случай не гарантийный. Или просто пытаются закрывать по количеству переданных резюме (в случае замены соискателей предоставляется еще меньше: например, нам предлагали 5 по договору, что не равно 15, как вы понимаете). Таким образом и в замене нужно стремиться к тому, чтобы работа квалифицировалась не количеством резюме, а закрытием вакансии.

2.6. Срок гарантийной замены, как правило, всего 1 месяц. При этом кадровые агентства, настаивают, чтобы компания занималась адаптацией сотрудника, а не реальной проверкой его компетенций. Хотя, на мой взгляд, именно проверка компетенций важнее, чем изучение соискателем внутренних бизнес-процессов компании. В итоге месяц проходит, возможность замены кандидата по гарантии истекает, а сотрудник не вписался в задачи.

3. Какие выводы мы сделали на основании полученного опыта по первому и второму варианту?

3.1. По каждому отклику теперь мы создаем новую сделку с нужным источником сделки по соискателям (даже если сразу видно, что компетенций совсем нет).

3.2. Проверили и поправили шаблоны ответов на сайтах, где размещаем объявления о поиске сотрудников. Как оказалось, HR специалисты тут совсем не заморочивались и оставили в шаблонах подвал с данными еще первого HR.

3.3. В разы увеличили количество объявлений с вакансиями на всех доступных сайтах по поиску работы. Нам говорили, что раз вакансия размещена на HeadHunter, то ее увидят все заинтересованные кандидаты, так как это самый популярный ресурс в СНГ. Это правда, но, как оказалось, далеко не вся. Во-первых, важно на какой позиции и по какому тарифу размещена вакансия. Во-вторых, в разных регионах люди пользуются разными сайтами для поиска работы. Именно поэтому мы стали размещать объявления на большем количестве площадок (в том числе и HeadHunter — разместили и там копии объявлений на одну вакансию по разным городам).

3.4. В итоге число откликов резко возросло и наш отдел контроля качества попросил автоматизировать процесс и добавить интеграцию HeadHunter с Битрикс24.

Так как у HeadHunter есть свой API (хоть и платный, но время сотрудника еще дороже), то мы реализовали такую интеграцию в Пинкит. Теперь все отклики с HeadHunter автоматически попадают в Лиды Битрикс24 и далее запускается бизнес-процесс (в зависимости от источника) по квалификации кандидата и далее запускается Сделка в Битрикс24.

3.5. Мы настроили роботы на Сделке. На первой стадии робот отправляет в чат ответственному за сделку (заказчику вакансии) сообщение со ссылкой на сделку. Если по прошествии заданного времени Сделка не поменяла стадию, то другой робот пришлет уведомление сотруднику отдела контроля качества, чтобы он “дернул” или заказчика вакансии, или меня с тем, что Сделка нуждается в проверке.

Так мы добились, во-первых, оперативной реакции на отклик (проверка проводится точно день в день поступления отклика, несмотря на наличие «своей работы помимо разбора откликов»). Во-вторых, мы ушли от ситуации, когда за первичный отбор отвечает непосредственно заказчик вакансии, понимающий критерии отбора (руководитель отдела), а не люди, далекие от специфики вакансии (HR или кадровое агентство).

3.6. После того как заказчик проверяет претендента, он отмечает в комментарии к сделке свою обратную связь и по итогу, меняет стадию сделки. Если сделка переходит на стадию “Собеседование”, то срабатывает бизнес-процесс и создается новая задача сотруднику отдела качества. Он должен связаться с соискателем и согласовать дату и время собеседования (как правило, это телефонный звонок или переписка в WhatsApp).

3.7. Заказчик вакансии получает в мессенджер сообщение от соискателя о готовности к собеседованию и прилагает ссылку на свое резюме (ветка на соответствующем форуме нашего сайта Пинол, где соискатель пишет, чем он может быть полезен Пинол).

Кстати, придирчивым пользователям сразу вопрос: как вы считаете, зачем мы просим создавать ветку с форума Пинол? Причем эта практика создания ветки на форуме у нас используется достаточно давно (первые ветки датируются ещё 2017 годом).

3.8. Если результат собеседования устраивает Заказчика, то он переводит сделку на следующую стадию и созванивается с кандидатом для уточнения вопросов (напомню, что он же и рассматривал данного кандидата в сделке) и назначается тестовое задание (робот с автоматической задачей).

Для каждой вакансии у нас разработаны свои шаблонные тестовые задания. Например, для контентщика — это собрать лендинг в “1С-Битрикс: Управление сайтом” (БУС) на основе одного из наших лендингов для приложений Пинкит.

Чистый копипаст, но сразу видно, кто имеет реальный опыт по работе с БУС и этим блоком, а кто совершенно далек от темы…

Важно сказать, что тестовые задачи, исходя из пункта 1.3, у нас уже есть, но мы пошли дальше и пришли к тому, чтобы новые задачи ставились не все сразу и руками, а последовательно и роботом, но только после закрытия предыдущей задачи.

3.9. Если (когда) соискатель выходит на испытательный срок, то сделка переходит на новую стадию и бизнес-процесс автоматически ставит шаблонные задачи для испытательного срока.

Логика такая: нам не так важны все задачи именно стажировки (все таки это — чистая теория), как последовательный процесс адаптации. Так мы можем добавлять постепенно задачи уже “боевые”, а задачи стажировки соискатель может закрывать и параллельно с задачами, которые относятся к реальным задачам сотрудника.

Проверку отработки задач проводит заказчик вакансии. По выполнению таких задач со сроками и с реальной нагрузкой заказчику вакансии проще оценить уровень компетенции соискателя, чем по одной тестовой задаче. Я считаю ошибкой ставить только теоретические “учебные” задачи — это не выявит ошибки при отборе, так как соискатель может эти задачи как раз легко разобрать, а на реальных задачах (или в комбинации с теоретическими по регламентам процессов) можно точнее понять адаптивность человека и его реальный профессионализм.

Таким образом, отказавшись от услуг штатного HR и кадровых агентств, мы перенаправили (и даже сэкономили) средства на более качественный поиск соискателей. Да, мне пришлось самому конкретно заморочиться и придумать, как оптимизировать и затем автоматизировать процесс подбора сотрудников. Пришлось напрячь разработчиков и сделать интеграцию веб-сервиса подбора персонала с Битрикс24. Зато мы предельно точно распределили задачи внутри команды, где каждый занимается целевыми задачами по работе с соискателем и большая часть работы здесь автоматизированна.

Вам проще — не нужно что-то придумывать. Берите наш алгоритм и реализуйте его в своей компании, чтобы не быть в заложниках от нерадивых сотрудников, которым кадровик никак не может найти замену :) Если нужна помощь в автоматизации данного процесса — пишите в комментариях, поможем!

А как вы решаете вопрос с поиском сотрудников? Что думаете о работе штатного HR или кадровых агентств? Делитесь вашим опытом, буду рад :)