Курс пройден, наставник всё ещё занят: как проверить пользу видео в онбординге

Компания может оплатить разработку вводного курса и всё равно тратить время специалистов на повторные объяснения его содержания. Сотрудники проходят модули, но на первой рабочей задаче просят показать всю последовательность заново.

В такой ситуации процент прохождения мало помогает руководителю. Ему нужно понять, почему вложения в обучение пока не сняли с команды рутинную нагрузку и что именно стоит менять.

Я бы начал с конкретного действия, которое новичок должен освоить. После этого можно обсуждать видео, текстовую инструкцию или работу с наставником.

Время наставника имеет смысл разделить по задачам. Показ стандартной операции, проверка самостоятельной попытки и обсуждение исключения требуют разной работы.

Повторяющийся показ можно попробовать вынести в запись. Проверку понимания и нестандартные решения передать ролику целиком не получится.

Без этого разделения легко поставить неверную цель: сократить любые обращения к старшим коллегам. Тогда снижение числа вопросов можно принять за успех, даже если новичок начал молча ошибаться.

Практический критерий должен включать качество работы. Например, сотрудник выполняет выбранную операцию по согласованным требованиям, а наставник тратит меньше времени на повтор её базового объяснения. Это цель проверки, а не обещанный эффект видео.

Видео я рассматриваю как способ передать демонстрацию, которую эксперт иначе проводил бы лично. Можно показать интерфейс, порядок действий и причину выбора, а затем разобрать проверку результата.

Текст удобнее для поиска отдельного правила, значения или исключения. Если задача состоит в том, чтобы свериться с коротким перечнем требований, добавлять видеоролик незачем.

Для неоднозначного решения понадобится обсуждение с опытным сотрудником. Запись может подготовить к этому разговору, но не оценит обстоятельства вместо него.

При выборе формата стоит учесть и обновление продукта. Если экран меняется, инструкцию придётся проверять и при необходимости переделывать. Эти трудозатраты нужно учитывать ещё до съёмки, иначе экономию на объяснениях можно потерять на сопровождении устаревших материалов.

Мы участвовали в подготовке контента для базы знаний IT-компании со сложным продуктом. Материалы распределяли по аудиториям и рабочим задачам: обучение новичка, помощь специалисту, объяснение для конечного пользователя.

Такое разделение важно для самого устройства контента. Разным людям нужны разные исходные пояснения и разная глубина.

Но из факта создания базы знаний нельзя вывести экономию часов или сокращение срока онбординга. Для таких выводов нужны измерения до и после внедрения. Поэтому этот проект я привожу как пример работы с контентом, без утверждений об экономическом эффекте.

Дальше речь о том, как я предлагаю проверять пользу подобного решения в конкретном отделе.

1. Выбрать повторяющееся действие.

Подойдёт задача, для которой понятны исходные данные, последовательность и критерий приёмки. Важно, чтобы её действительно выполняли новички и наставнику приходилось объяснять её заново.

Если порядок работы ещё не согласован, сначала придётся договориться о нём. Записывать несколько противоречащих друг другу инструкций бессмысленно.

2. Зафиксировать исходную ситуацию.

Нужно посмотреть, какую помощь получают сотрудники без нового модуля: сколько времени занимает объяснение, на каких шагах они останавливаются, какие ошибки допускают.

Окно наблюдения и правило подсчёта стоит определить заранее. Иначе после запуска получится сравнение удобных отдельных случаев, а не сопоставимых условий.

3. Подготовить демонстрацию и самостоятельное задание.

В модуле показать действие вместе с его смыслом. Рядом оставить текст с точными параметрами и условиями, при которых требуется помощь.

Затем дать сотруднику выполнить задачу в подходящих для обучения условиях. Наставнику заранее определить, что он проверяет и когда вмешивается.

4. Сопоставить затраты времени и качество.

Смотреть на время объяснений в расчёте на одного новичка по выбранной задаче, число необходимых подсказок и соответствие результата требованиям. Отдельно учитывать время, потраченное на проверку и исправление ошибок.

Нельзя считать успехом ситуацию, в которой наставник меньше объяснял, но потом дольше переделывал работу.

Для более честного сравнения понадобятся похожие задачи и учёт исходного опыта сотрудников. Если вместе с модулем поменяли процесс, интерфейс или состав команды, весь результат приписывать видео нельзя.

У производства есть не только цена записи и монтажа. Внутренний эксперт выделяет время на подготовку и проверку содержания. Кто-то размещает материал в маршруте обучения, а после изменений продукта проверяет его актуальность.

Эти работы тоже нужно учитывать, если компания хочет оценить экономический смысл решения.

При этом высвободившиеся часы наставника не равны автоматически сокращению денежных расходов. Если специалист продолжает работать в штате, компания получает возможность направить его время на другие задачи. Будет ли от этого дополнительный результат, зависит от организации работы.

Поэтому я бы не начинал обоснование видеокурса с обещания окупаемости. Сначала нужна проверка на ограниченной задаче, затем оценка всех затрат и только после этого решение о расширении.

Продакшн может помочь разобрать объяснение эксперта, выстроить последовательность и подготовить понятную демонстрацию. Руководитель отдела определяет место материала в обучении, а наставник проверяет применение.

Если после просмотра сотрудник не справляется, нужно выяснить причину. Пропущенный шаг в записи требует правки контента. Отсутствие прав доступа требует другого решения. Неопределённый процесс тоже не станет понятным от профессиональной съёмки.

Оценивать пользу обучения я предлагаю по заранее выбранной рабочей задаче: что человек сделал, какая помощь понадобилась и сколько усилий потратила команда. Прохождение курса при этом остаётся полезной учётной отметкой, но не заменяет проверку навыка.

По какому выполненному действию в вашей компании понимают, что новый сотрудник уже готов работать самостоятельно?