Адаптация нового сотрудника в любой компании – процесс важный и не всегда простой. Особенно, если нужно влиться в структуру такого IT-гиганта, как Авито. В компании с большим вниманием относятся к поиску и подбору сотрудников, но это только часть успеха. Не менее важное звено — адаптация тех, кого так долго и тщательно искали.
О том, как сделали эффективнее процесс адаптации и создали обучающую систему для наставников в Авито, рассказала Татьяна Титарова, руководитель проекта.
Сложности адаптации
Первые дни (а то и недели) на новой работе наполнены организационной рутиной: получить доступы, оформить оборудование, научиться корректно работать во внутренних системах, разобраться с регламентами и документацией, влиться в рабочую обстановку, наконец.
Часто проводниками новичков в мир корпоративной культуры становятся HR-специалисты. Они помогают с документами, рассказывают, кто в компании за что отвечает, и к кому можно обратиться за помощью. Многие организации проводят общие встречи для новых сотрудников, где все знакомятся, делятся интересами. Такие митинги неплохо снижают уровень стресса и помогают быстрее погрузиться в корпоративную культуру.
Ввести новичка в курс дела и помочь ему как можно скорее влиться в работу – задача не на один час. К сожалению, у коллег не всегда есть время подробно рассказывать о внутренних процессах, пояснять нюансы работы и т.д. – свои-то задачи никуда не исчезают. Так что очень часто новичкам приходится разбираться во всем самостоятельно. Это, в свою очередь, сильно замедляет процесс включения в работу и повышает уровень стресса.
Как вливаются в коллектив новички в Авито
Год назад мы в Авито собрали и структурировали лучшие практики по адаптации новых сотрудников. Провели масштабное исследование, чтобы понять, какие задачи может решить наставничество и как именно. По итогам реализовали свою программу Level Up – клуб наставников департамента продаж Авито. Сейчас в его составе уже более 100 сотрудников, и число постоянно растет.
Level Up – это классический трехсторонний win-win-win. Компания снижает текучесть на этапе адаптации, собирает команду профессиональных и лояльных сотрудников и формирует кадровый резерв. Наставник развивает навыки управления, завоевывает репутацию профессионала и доверие коллег, и, что немаловажно, заметно повышает шансы на карьерное продвижение. Новые сотрудники не предоставлены сами себе, а с первого дня без стрессов и переживаний вливаются в корпоративную культуру, быстро подхватывают рабочие задачи и за короткий срок становятся полноценными членами команды.
Наставником может стать не каждый: все заявки оцениваются по специальной модели компетенций, плюс кандидат в наставники должен проработать в Авито не менее года. После того, как сотрудника принимают в программу, начинается обучение: EQ, андрагогика (наука об обучении взрослых), коучинг, обратная связь, тайм-менеджмент и т.д. Затем – обязательная сертификация, для которой необходимо посетить все модули обучения, изучить дополнительные курсы и успешно сдать итоговый экзамен. И только после этого сотрудник становится наставником.
Сразу после вступления в Клуб он получает стартовый набор – сертификат, мерч и приветственные level-баллы, которые можно потратить в специальном level-shop на различные услуги и брендированные товары. Например, худи или поясную сумку, подписку на онлайн-библиотеку, письмо об успехах, стажировку в команде T&D или профессиональную фотосессию в офисе. В будущем наставник также сможет зарабатывать и тратить баллы: чем выше будут оценка его работы и результаты новичка, тем больше баллов он сможет получить.
Как строится работа наставника в Авито
В первую очередь, наставник отвечает на многочисленные вопросы новичка и помогает социализироваться в коллективе. В первые две недели наставничества новичку рассказывают, какие в компании есть ресурсы для обучения, где найти базу знаний, какие существуют каналы коммуникации и кому писать по каким вопросам.
Затем каждый день проводятся короткие 1x1, на которых наставник отвечает на накопившиеся за предыдущий день вопросы и заполняет таблицу встреч. Эта таблица помогает всем участникам процесса — новичку, наставнику, руководителю, HR — следить за прогрессом. Кроме того, раз в неделю проходит встреча, на которой разбираются 3 самых сложных кейса за неделю, проводится работа с целями по модели GROW и проверяется качество заполнения CRM.
Также каждый сотрудник в первые три месяца работы участвует в серии welcome-встреч, которые помогают погрузиться в жизнь компании. На них новички узнают подробнее о структуре, внутренней культуре, ценностях и стратегии Авито. Коллеги делятся реальными кейсами, чтобы у нового сотрудника появилось понимание того, какие уроки мы извлекли и как поменялись. На этих митингах можно неформально пообщаться с топ-менеджерами Авито. Также в компании существует традиция встреч СЕО с новыми сотрудниками, и здесь каждый может задать генеральному директору совершенно любой вопрос. Такие встречи формируют ценные связи между людьми и дают возможность посмотреть с разных сторон на то, что происходит во всей компании.
После испытательного срока мы просим новичка и его руководителя оценить качество работы наставника. Нам важно убедиться, что наставник действовал в рамках наших ожиданий, и поощрить его за хорошо проделанную работу. Чем лучше обратная связь и результаты по KPI новичка – тем больше баллов получает наставник. А значит, сможет купить еще больше товаров в level-shop.
Мы хотим, чтобы проект непрерывно улучшался, а его участники продолжали развиваться даже после сертификации. Для этого мы постоянно держим связь с наставниками: общаемся в специальном чате, проводим опросы и инициируем воркшопы. Кстати, первый воркшоп даже оказался неактуальным, наставники признались, что пока не видят серьезных недочетов в проекте.
Также каждые полгода мы проводим дополнительное обучение. Темы выбирают сами наставники. Это позволяет нам быть гибкими и отвечать новым вызовам. Например, последней темой наставники выбрали «VQ: ресурс-менеджмент». Сейчас особенно важно эффективно работать со своей жизненной энергией и помогать в этом деле другим.
Программу наставников мы в Авито реализовали всего за год и полностью силами компании. За счет единой системы нам удалось решить несколько важных задач:
— привести процесс наставничества к единому знаменателю;
— ускорить адаптацию и получение первых результатов новых сотрудников. Так, за год программы выполнение плана новичков в первые 6 месяцев работы увеличилось с 85% до 97%;
— снизить текучку кадров. Например, среди новых сотрудников департамента продаж текучесть в период испытательного срока снизилась за год с 23% до 13%;
— снизить нагрузку на руководителей в пользу других задач;
— создать команду лояльных профессионалов и кадрового резерва.
За время работы проекта мы сертифицировали более 100 наставников, помогли адаптироваться примерно 150 новичкам, провели около 300 оценок работы наставников. Все это в дальнейшей перспективе позволит значительно снизить операционные расходы, связанные с наймом и обучением новых сотрудников.