Как правильно выстроить адаптацию новых сотрудников
Привет! Меня зовут Антонина Аверьянова, я – HR-директор группы компаний Digital Hub. Сегодня предлагаю поговорить про адаптацию персонала, которая важна как для сотрудника, так и для компании. Как эффективно и оперативно адаптировать новичка при любых финансовых возможностях? Как предотвратить текучку, незаинтересованность и потерю кадров? Разберёмся вместе.
Инструмент для быстрого вовлечения
Адаптация – не только про бесконечные регламенты, являющиеся всего лишь одним из инструментов. Она ещё и про детальную подготовку. Важно понять, что процесс запускается ещё до приема сотрудника на работу – и он неразрывен с рекрутингом. Как пример: еще на этапе собеседований и офферной встречи кандидат получает необходимую информацию, позволяющую лучше и быстрее ориентироваться в первые дни работы.
Коммерческий директор, программист, кладовщик – всем так или иначе необходима адаптация. Руководители, которые думают, что специалист адаптируется сам, ошибаются. Ведь чем быстрее новичок поймёт особенности взаимодействия в команде, а также цели и задачи, которые перед ним стоят, тем быстрее станет эффективно работать.
А если сотрудник не пройдёт этап адаптации так быстро и удачно, как предполагалось? Получим наименьшую отдачу, а также риск конфликтов, недопониманий и увольнений в придачу.
Как же бизнесу выстроить процесс адаптации?
1. Выбрать стиль управления, соответствующий разным этапам адаптации.
В Digital Hub мы опираемся на теорию ситуационного лидерства, которая раскрыта в книге Пола Херси и Кена Бланшара «Management of Organizational Behavior». Согласно ей, на каждом этапе человеку в компании необходим разный стиль управления. Например, в начале – чёткие инструкции и контроль, а позже больше поддержки.
2. Формализовать этапы адаптации и назначить ответственных лиц.
Для прозрачности процесса адаптации заранее спланируйте его и назначьте ответственных. Многие компании не могут выделить под эти задачи отдельного человека. Поэтому контролирующий держатель процесса должен быть один, а исполнителей, реализующих конкретные задачи на разных этапах – несколько. При этом выделять отдельные ресурсы не нужно.
3. Обеспечить сотрудника важной информацией ещё до выхода на работу.
Осознанное отношение новичка поможет избежать проблем в процессе адаптации. Сообщите, кто его руководитель и кто ещё трудится в команде. Новичку также важно узнать о выплатах заработной платы, соцпакете, используемых инструментах. Так у сотрудника не возникнет перегруза в первые дни и он легче усвоит новое, к тому же будет меньше переживать. Определенность даёт больше уверенности.
4. Сделать первый рабочий день поэтапным и понятным.
- Первым делом расскажите о планах на грядущий день, сообщите информацию про испытательный срок. Важно, чтобы сотрудник не бегал за вами, не переживал о том, к кому обратиться и что сейчас делать. Если день распланирован, каждый из участвующих в процессе адаптации поэтапно перенимает работу с новичком. Так у него будет куда меньше переживаний и сомнений.
- Назначьте более опытного сотрудника, который станет наставником и поможет «новобранцу»: адаптироваться. Знать, к кому можешь обратиться с любым вопросом – очень полезно.
- Не забывайте о комфортной обстановке. Введите сотрудника в курс основных бытовых вопросов, пригласите на обед. Проявите настойчивость, если это необходимо. Первое время человек волнуется и может так и не перекусить за весь день. Будьте его проводником в более комфортное пребывание на работе.
- Сообщите о сроках контрольных точек, которые корректируют прохождение испытательного срока. Сотрудник должен понять – ему помогают пройти этап, а не просто оценивают по окончании срока. Как правило, промежуточные контрольные точки – это процесс обмена качественной обратной связью.
Конечно, процесс адаптации никогда не проходит идеально, встречаются шероховатости. Члены коллектива вовлечены в работу и часто не могут друг за другом консультировать новичка. Поэтому нужна оптимизация процессов, уменьшение «ручного труда»
Нас спасает WikiWorks – онлайн-сервис для адаптации, мотивации и обучения сотрудников. Рекомендую попробовать: можно зарегистрироваться и получить бесплатный доступ на 14 дней. Там мы храним регламенты и инструкции. Если в адаптации происходит затяжная пауза, предлагаем новичку изучить важные документы, а также обратиться к нашим курсам и вебинарам.
Контрольная точка
Подготовьтесь к контрольной точке, чтобы получить максимум пользы. Вот как делаем мы:
- Собираем обратную связь от коллег.
- Модерируем обратную связь. Нужно понять, когда за ошибки отвечает человек, а когда – некорректно построенный процесс.
- По итогам 1-2 контрольных точек фиксируем обратную связь. Это поможет провести ретроспективу.
Важно соблюдать такие принципы в контрольных точках:
- Отдельная переговорка, только нужные участники.
- Двухсторонняя обратная связь. Причем со стороны компании должна быть инициатива и контролируемый процесс. Общие вопросы на уровне “Как тебе у нас?” чаще всего не работают.
- Задавайте конкретные вопросы. Узнайте, справляется ли новичок? Какую обучающую информацию он получил? Кто ему помогает и каким образом? Сколько задач в работе? Было ли время на погружение в проект? Да, структуру беседы придется продумать, но так она будет более информативной.
Когда испытательный срок подойдет к концу, озвучьте решение. Многие забывают, что люди ждут завершения испытательного срока и волнуются, даже если руководитель уверен в очевидности успешного завершения испытания. Обратная связь прогонит сомнения и даст сотруднику выдохнуть.
Выполнив эти несложные действия, вы не только сбережёте время, но ещё и не потеряете потенциально ценные кадры. Адаптация – это не что-то сложное. Секрет успеха – в организации и продуманности процесса.
А как вы организуете процесс адаптации в компании? Какими сервисами пользуетесь? Делитесь в комментариях!
На предыдущем месте мой босс в переговорке через месяц работы начал задавать вопросы в духе: "Что улучшить у нас" Если вам задают такой вопрос - не думайте, уходите, там все очень плохо😁
В любой компании есть что улучшить) Хуже, если в компании не задают такие вопросы, работают исключительно как привыкли и не признают, что другие люди могут быть носителями ценного опыта.
"Не забывайте о комфортной обстановке. Введите сотрудника в курс основных бытовых вопросов, пригласите на обед. Проявите настойчивость,"- банальная вещь,но это правда важно и делает адаптацию как для нового сотрудника,так и для "стареньких" комфортнее)
Да, на таких мелочах многое строится. Вроде бы просто, но очень важно)