Как мы организовали обратную связь в небольшой команде разработчиков

• Как выглядит мой рост в деньгах и обязанностях?
• Как и кому мне сказать, если я хочу заниматься чем-то другим?
• Каково моё положение в команде, как ко мне относятся, чем я полезен?
• Как сделать мою работу комфортнее: дать новое направление, денег, отправить учиться?

Я — Лера, главная по порядку в «Гудитворкс», и я расскажу о нашем опыте создания обратной связи и дам готовый инструмент, который поможет участникам небольших команд ответить на эти вопросы. Мы — небольшая команда, занимаемся IT-разработкой и консультированием: работали с Медиазоной, помогали врачам и разрабатывали мобильные приложения. А еще мы ценим честность, независимость и прозрачность.

В конце материала будут ссылки на гуглоформы с нашими опросниками и Notion-шаблон. Если захотите скопировать формы целиком, напишите об этом в комментариях.

Идея синхронизации не нова. В больших компаниях бывают ежегодные аттестации, но такие события требуют много времени и внимания. Аттестация в компании из 70 человек может занять неделю, отвлекая всех руководителей отделов и топов длиннющими звонками-встречами и заполнением бесконечных опросников на всех коллег. Мы решили делать это асинхронно: быстрее, эффективнее, не выключая людей из работы.

Давать обратную связь и слушать, что о нас скажет коллега, можно по-разному, один из способов — ревью и чекины. Это инструменты, которыми мы синхронизируем компанию и человека, который в ней работает.

Мы любим предсказуемость — стараемся избежать внезапных просьб повысить зарплату или сменить обязанности, и прозрачность, поэтому делимся состоянием финансовых дел компании со всем коллегами (об этом — в следующей статье) . Один из вопросов на каждом ревью — о том, комфортен ли уровень зарплаты. Так нам становится понятнее, что происходит с другими членами команды.

Мы ценим людей, стремимся мотивировать их развиваться. Печально, когда сотрудник изо дня в день делает одну и ту же работу, и, не видя развития, выгорает. С другой стороны, хорошо, когда человек с его текущими скиллами и настроением делает то, в чем он максимально эффективен.

Первый инструмент — peer review и self-review, или просто ревью. Мы проводим его раз в три месяца. Готовясь к нему, собираем все результаты члена команды за 3 месяца работы:

• какие проекты он запустил,
• какие крупные фичи добавил,
• какие процессы поменял.

Классно увидеть, что компания помнит и ценит то, что ты сделал, особенно, если сам ты про это уже забыл. Среди результатов выделяем то, что получилось хорошо, а что — не очень.

Например, вот результаты Люси:

Для peer review делаем опросник-гуглоанкету про каждого человека и рассылаем его всей команде (эта практика вдохновлена 360 review). Задача опросника — собрать мнения людей об их коллеге.

Параллельно сотрудник получает опросник для self-review, в котором отвечает на вопросы о себе: комфортно ли общаться с коллегами, помогает ли компания профессиональному развитию, не выгорел ли он. Также мы просим рассказать, как человек видит свои достижения: чем он гордится за 3 месяца работы, что ему помогало и мешало, как бы он хотел развиваться дальше.

• Сравниваем представление человека о себе с тем, что о нем думают другие.

  Например, мы раз за разом рассказываем нашему программисту Максу, какой он чудесный и полезный (слева), несмотря на его невысокую самооценку (справа):

• Ищем несостыковки в оценке коллеги разными членами команды.
  

• Отмечаем опасные моменты на self-review.

  Вот другая часть self-review Макса. Задачи интересны, но не видна ценность работы, как следствие — выгорание. Вторая колонка — результаты спустя три месяца, после обсуждения ситуация немного улучшилась.

• Смотрим, как ситуация изменилась за 3 месяца с прошлого ревью.
• Ставим 2-4 цели на следующие 3 месяца и смотрим, что с предыдущими. На каждом ревью цели можно скорректировать или поменять на новые.

После — созваниваемся и обсуждаем, что получилось: смотрим на результаты, предлагаем идеи и определяем цели.

Перед звонком более опытные коллеги придумывают идеи: что могло бы быть интересно или полезно конкретному члену команды, в каком направлении он мог бы развиваться. Со своими идеями может прийти и сотрудник. Затем все они обсуждаются на звонке-ревью и если какая-то из них покажется важной и интересной, идея превращается в цель.

Например, у меня была цель полностью делегировать административную работу: отдать все рутинные задачи, оставив себе руководящую роль. В результате за три месяца всю рутину удалось отдать бухгалтеру, и на одном из чекинов совместно решили, что цель выполнена.

Другой пример: оказалось, что наших программистов очень радует фидбек на их опенсорс-проекты. Возникла идея сделать проект по контенту, и у программиста Тима появилась цель писать по одной статье на Хабр каждые две недели. Но на чекинах выяснилось, что времени не хватает. В результате решили нанять человека, который теперь помогает писать и публиковать статьи, и вот — первые статьи на Хабре.

Цели обсуждаются на чекинах и ревью. На ревью мы смотрим цели предыдущих трех месяцев, отмечаем выполненные и не выполненные. Но решающее слово за тем, кого ревьюят: если он считает, что цель выполнена, значит так и есть. На чекинах — обсуждаем, как движемся, туда ли, есть ли блокирующие факторы.

Второй инструмент — чекин. Это время для вопросов человека к компании. Чекин проходит раз в месяц, если нет ревью.

На чекин сотрудник приходит за поддержкой в достижении целей, чтобы задать вопросы или высказать беспокойство, если не получается двигаться в заданном направлении.

Тому, кто приходит на чекин, нужно сформулировать конкретный запрос или идею и выбрать, с кем из более опытных коллег он хочет пообщаться: как правило, это 1-on-1, но может быть и 1-on-2.

В целом, это возможность получить взгляд со стороны, обсудить, почему что-то не удаётся, заменить цель на более интересную и получить заряд мотивации — часто после чекинов люди заряжены несколько дней.

Мы добились того, что каждый понимает, что он важная часть команды, что его проблемы и пожелания услышат, а успехи заметят. С другой стороны — что у компании свои ожидания, которым нужно соответствовать, чтобы общее дело двигалось.

Пока наши инструменты не идеальны. После каждого ревью мы правим опросники: если видим, что какой-то аспект остался неохваченным — добавляем новые вопросы; меняем формулировки, если вопрос непонятен или воспринимается двояко.

Когда у нас появилось ощущение, что ответы сильно зависят от настроения респондента, мы добавили вопрос «Как ты себя чувствуешь сейчас?» и сопроводили опросник простой инструкцией: «Выделите себе полчаса на заполнение опросника; перед тем, как отвечать на вопросы, подышите / сделайте короткую медитацию / выпейте кофе; постарайтесь абстрагироваться от сегодняшних дел».

Также цели пока недостаточно наглядны для сотрудников. Хотелось бы, чтобы человека можно было разбудить ночью, и он знал свои цели — это помогло бы не распыляться.

Если хотите попробовать наш процесс обратной связи у себя в команде — вот ссылка на опросники-гуглоформы и шаблон в Notion:

• peer ревью,
• селф-ревью,
  
• Notion-шаблон про ревью и чекины.

#обратнаясвязь #review