Оценка сотрудников: как автоматизировать процесс и выбрать эффективные методы
По данным HH. ru за 2019 год поиск и онбординг сотрудников на массовые позиции стоил бизнесу в среднем три–четыре оклада, а на привлечение эксперта или руководителя приходилось тратить до двух годовых доходов специалиста. К 2022 году ситуация не изменилась, и для многих HR-ов приоритетной задачей стало управление талантами, а не поиск новых.
Исследование TalentTech показало, что 19% HR-ов в ближайшие два года планируют сфокусироваться на обучении сотрудников, из них 9% уточнили, что стремятся автоматизировать процессы оценки.
Раньше HR-ы Convergent тратили по 8 часов в неделю на напоминания, разговоры и сбор обратной связи. Сейчас мы используем разные инструменты оценки, которые помогли уменьшить нагрузку HR до 2 часов в месяц. Эти способы мы применяем как во внутренних процессах, так и на клиентских проектах.
Форматы оценки сотрудников
KPI
Оценка по ключевым показателям эффективности помогает найти точки роста в профессиональных навыках и отследить соответствие специалистов важным для занимаемой позиции критериям. Например, у менеджеров оценивается способность выстраивать правильные процессы, а у дизайнеров — отвечают ли креативы запросам клиента.
При этом есть и общие для всех критерии: соблюдение политик и ценностей агентства, ответственность и комфорт совместной работы. Они отражают общую эффективность человека и его участие в проектах и жизни агентства. Сбор отзывов по KPI проводится раз в месяц для специалистов и каждый квартал для менеджеров, чтобы не перегружать сотрудников постоянными оценками и при этом видеть прогресс.
Performance Evaluation
Performance Evaluation (PE) — это детальный обзор компетенций и успехов сотрудника и определение векторов развития.
PE состоит из двух этапов: оценки по отзывам коллег и самооценки. Сотрудник и его коллеги параллельно заполняют одинаковые формы, где делятся впечатлениями о профессиональных компетенциях оцениваемого, его личностных качествах и соответствии корпоративным ценностям. Сотрудник также ставит себе предварительные цели на будущий период — они будут учитываться руководителем при планировании его карьерного роста.
Сбор фидбека по методу 360 помогает объективно оценить эффективность работы, отследить прогресс и поставить выполнимые цели на развитие, которые приведут к профессиональному и карьерному росту.
Тест по итогам тренингов
В период активного роста и изменений на рынке появляются новые процессы и инструменты, поэтому чтобы обеспечить слаженную и эффективную работу, для команды нужно проводить регулярные тренинги. Это могут быть точечные вебинары или полноценные курсы из нескольких модулей. В конце важно проводить тесты, квизы или опросники, чтобы оценить полученные знания и уровень усвоения материала.
Матрица профессиональных компетенций
В матрице указан общий список навыков в зависимости от позиции и специальности — для менеджеров, дизайнеров, аналитиков — и каждый сотрудник самостоятельно оценивает владение тем или иным скилом.
Матрица может применяться для разных целей. Во-первых, лидеры проектов могут отслеживать, к кому с какой задачей можно обратиться — это полезно, когда в команде есть люди с узкой специализацией. Во-вторых, руководители отделов видят общий уровень компетенций и могут отслеживать точки роста как для каждого специалиста, так и для всей команды в целом.
Разные методы оценки позволяют отслеживать показатели каждого сотрудника и формировать команды, которые максимально эффективно и слаженно работают на проектах клиентов, улучшая ключевые показатели бизнеса. Чтобы оценка не отнимала много времени и ресурсов, есть несколько вариантов ее оптимизации.
Как автоматизировать процесс оценки
Google Таблицы
Для быстрого сбора фидбека мы создали форму в Google Таблицах. В ней есть:
- профессиональные компетенции;
- цели и процент их выполнения;
- все ценности компании, уровни соответствия и примеры по каждой.
Таблица интерактивная: процент выполнения личных целей и другие количественные показатели подсчитывает формула, для качественных есть форма для комментариев. На основе результатов оценки ментор или руководитель пишут сводный отзыв — это занимает пару часов.
MyProgress
Все инструменты по уведомлениям, сбору и анализу KPI объединил в себе сервис MyProgress. В нём сотрудник может посмотреть отзывы коллег и динамику, а ментор и HR — проанализировать результаты и найти точки роста. MyProgress позволяет:
- собирать фидбеки в дашборде сотрудников и отслеживать прогресс оценки с помощью графика;
- принимать мнения от коллег в двух форматах: большая оценка по всем критериям и короткий отзыв, который будет также важен для KPI;
- принимать фидбэки через чат-бота вне сроков проведения оценки;
- выбрать тех сотрудников для фидбека, которые непосредственно работали с человеком;
- отслеживать тех, кто не заполнил форму, чтобы напомнить им.
Чат-бот
Чат-бот также ускоряет сбор фидбека от всей команды: HR не нужно приходить к каждому сотруднику, достаточно запустить рассылку. Бот может расспрашивать сотрудников о:
- проявлении корпоративных ценностей в коллегах;
- настроении и успехах на неделе;
- вовлечённости в рабочие процессы.
Их результаты отражают эмоциональное состояние команды и помогают понять, как можно улучшить атмосферу в коллективе.
Вывод
Регулярная оценка сотрудников помогает:
- эффективно развивать таланты;
- повышать эффективность на проектах;
- отслеживать и разрешать конфликты. В процессе оценки коллеги могут поделиться ситуациями, которые их беспокоят в общении со специалистом, а HR помогут найти общий язык;
- выявлять неочевидные возможности для развития специалиста и ценные инсайты, которые можно получить в процессе сбора ОС и составления плана развития самим сотрудником.
Оценивать команду можно простыми и понятными инструментами, которые, к тому же, сэкономят время HR-специалиста. Convergent организует такие процессы с 2007 года, и мы будем рады ответить на все ваши вопросы.