Как повысить личную и командную эффективность сотрудников. 4 практических инструмента

Результаты работников прямо пропорциональны их эффективности, поэтому в статье поговорим о проверенных техниках, которые помогут её повысить.

Одна из самых популярных техник, которая до сих пор активно используется – матрица Эйзенхауэра.

Её суть заключается в том, что все ваши задачи нужно разделить на 4 блока:

- Срочные важные

- Срочные неважные

- Несрочные важные

- Несрочные неважные

А дальше нужно понимать, что с ними делать. Срочное важное делаете самостоятельно. Несрочное важное планируете на будущее. Срочное неважное делегируете. А от несрочного неважного смело избавляетесь.

Сотрудники студии автоматизации бизнеса «Факториум», а также наши клиенты пользуются корпоративным порталом Битрикс24, поэтому мы адаптируем все практические инструменты под систему.

Как можно организовать матрицу Эйзенхауэра в Битрикс24:

В разделе «Задачи и проекты» есть вкладка «Мой план», которая видна только вам лично. В этом инструменте необходимо настроить колонки, одна из которых – «Неразобранное», а остальные – те, которые показаны в матрице.

Таким образом, вы можете в системе распределять задачи по нужным категориям и тут же менять ответственного за выполнение поручения, если захотите его делегировать. Также можно настроить робота, который будет автоматически закрывать задачи при переносе их в колонку «Неважное несрочное», чтобы вы не тратили на это время.

Следующая техника скорее всего вам уже известна. Она поможет повысить продуктивность, когда нужна максимальная концентрация на задаче и действует по методу – 25 минут работы, 5 минут отдыха.

Дело в том, что фокусировка внимания у человека на каком-то процессе (например, на прочтении этой статьи) равна максимум 25 минутам. Поэтому писать длинные посты и читать монотонные лекции огромного формата бессмысленно. Если вы посмотрите выступления популярных спикеров или же презентацию Apple, вы увидите, что вас переключают с одной деятельности на другую – с просмотра видео на обсуждения, с ответов на вопросы на лекцию и т.п.

Метод «Помодоро» можно также реализовать в Битрикс24. Для этого нужно одну крупную задачу разбить на подзадачи и выставить отсчёт времени и таймер на 20-25 минут. Дальше вы приступаете к выполнению и как только видите, что таймер загорелся красным, идёте отдыхать.

Это намного удобнее, чем включать настоящий таймер, ведь, когда в офисе помимо вас работают другие сотрудники, вы будете похожи на фабрику по варке яиц.

Далее переходим к командной работе. Часто встречаются проекты, в которых операции зависят друг от друга. И пока не сделаешь одну задачу, невозможно начать следующую. Этот процесс хорошо виден в сфере строительства. Например, пока не будет подписан акт на скрытые работы, вы не можете продолжать дальше, потому что потом эти работы уже никто не увидит.

В качестве примера также можно привести подготовку к мероприятию. Есть ряд задач, которые нужно выполнить чётко в срок одна за другой. У таких проектов всегда есть какая-то дата финиша, которую передвигать либо очень затруднительно, либо совсем невозможно. Допустим, вы планируете участие в выставке 1 февраля. Даже если компания не успеет подготовиться, мероприятие пройдёт без вас. Но чтобы максимально подготовиться, нужно выполнить 1000 и 1 задачу. Каким образом действовать в этом случае?

Есть замечательная технология – диаграмма Ганта. Многие её видели в простых таблицах Excel.

В строку записаны задачи, которые необходимо выполнить, а в колонки – даты. Закрашивается то количество квадратиков, сколько времени необходимо на выполнение поручения. На первый взгляд может показаться, что это очень удобно. Но когда у вас сдвигается срок задачи, за ней перемещаются и остальные. Поэтому оперативно управлять процессом в Excel катастрофически неудобно. Представьте себе, что у вас 100 задач и все последовательно нужно сдвинуть на 1 день.

В Битрикс24 такая диаграмма реализована практически автоматически. Есть дата старта задачи и дата финиша. Все задания связаны между собой – когда заканчивается одно, начинается другое.

В системе вы перетаскиваете линию, и вся цепочка сдвигается в заданном направлении. Вы можете добавить задачи, отменить, перенести, разбить на подзадачи. Соединяя их такими связями, вы обеспечиваете себе легкость в управлении. Больше не нужно полчаса сидеть и перестраивать Excel, всё делается одним движением.

Диаграмма Ганта больше про жесткие сроки, но есть и проекты, которые этого не требуют. Возьмем работу отдела маркетинга. Подразделение не закончит свою работу 1 февраля и любого другого месяца. Процесс работы отдела незавершаемый, и в этом случае разумно использовать технологию Скрам.

Она заключается в том, что все задачи, которые необходимо делать, скидываются в один большой «котёл». Кто-то его называет «резерв проекта», кто-то – «бэклог». Вся работа делится на определенные промежутки времени – спринты. Туда перемещаются необходимые задачи, и спринт запускается. При этом неважно, в какой день будет сделано поручение, главное – уложиться в установленный период.

В Скраме над задачами работает команда. Каждый человек сам решает, какую задачу берёт. Здесь хорошо работает коллективная ответственность – вам не важно, кто сделал больше задач и как это происходило. Спринт закрыт либо хорошо и все получили премию, либо плохо.

Битрикс24 прекрасно подходит под этот метод. В системе уже есть раздел под названием Скрам, в котором видно и спринты, и беклог, и можно разграничить права для каждого сотрудника.

Одна из обязательных частей работы по данной методологии – регулярные встречи и обсуждения. Группа должна всё обсуждать и принимать решения совместно. Существует ежедневная встреча по Скраму, в которой обсуждается, что было сделано и что нужно сделать сегодня.

Также есть такое понятие, как скрам-мастер – человек, который организует работу по Скраму. Он будет являться фактически представителем заказчика для этой группы – самому заказчику можно не участвовать в процессе скрама, его планирования и т.д.

Также в Битрикс24 есть возможность оценить эффективность работы команды. Для этого используются такие единицы измерения, как сторипоинты. Они описывают вес задачи и на начальном этапе ставятся интуитивно, чтобы посмотреть, сколько сторипоинтов способна выполнить команда за спринт.

Далее можно в режиме реального времени открывать диаграмму сгорания и смотреть, успевает ли команда выполнять поставленные задачи. Так, если у вас красная линия находится ниже синей, значит все хорошо – вы сгораете быстрее, чем норма. Это позволяет скорректировать темп в работе, чтобы в конце спринтов не закрывать поручения в спешке.

Результативность методик для личной и командной работы, реализованных в системе, проверена сотрудниками студии и нашими клиентами. Хотите работать в Битрикс24, но не знаете, с чего начать? Наши менеджеры готовы помочь и ответить на все вопросы. Записывайтесь на бесплатную консультацию.

Подписывайтесь на Telegram

Заказывайте разработку стратегии автоматизации

Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%

Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум

Больше о возможностях Битрикс24