Как пользоваться обратной связью менеджеру проектов

Обратная связь один из самых часто упоминаемых инструментов современного менеджмента. И столько же часто используемый некорректно. Вы знаете, как эффективно давать и получать обратную связь?

Руководителю проектов важно давать обратную связь по нескольким причинам:

1. Повышение производительности: обратная связь помогает сотрудникам понять свои сильные и слабые стороны и позволяет им работать над областями, которые нуждаются в улучшении;
2. Повышение мотивации. Когда сотрудники получают конструктивную обратную связь, это может повысить их мотивацию и стремление работать лучше;
   
3. Лучшее общение: обратная связь способствует открытому и эффективному общению между менеджерами и сотрудниками, создавая позитивную рабочую атмосферу;
   
4. Развитие сотрудников: регулярно предоставляя и получая обратную связь, менеджеры могут помочь сотрудникам развивать свои навыки и расти в карьере;
   
5. Улучшение командного духа. Команды, которые открыто и регулярно общаются посредством обратной связи, как правило, имеют более высокий моральный дух и лучше сотрудничают.
   

Получение обратной связи также важно для проджекта, поскольку позволяет им понять, как их воспринимают их сотрудники, и внести необходимые изменения для улучшения своего стиля руководства и эффективности.

В мою картину мира хорошо встроило обратную связь окно Джохари.

Окно Джохари — это инструмент, который помогает людям понять взаимосвязь между самопознанием и самораскрытием.

Он разделен на четыре квадранта, которые представляют разные уровни знаний о себе и знаниях других: открытая зона, слепая зона, скрытая зона и неизвестная зона. Цель этого инструмента состоит в том, чтобы увеличить размер вашей открытой зоны за счет самораскрытия, открытости к окружающим и обратной связи

В контексте окна Джохари получение обратной связи может расширить квадрант «Открытая зона», давая представление о том, как другие воспринимают нас. В результате обратная связь может помочь преодолеть разрыв между тем, что мы знаем о себе, и тем, что другие знают о нас, повышая наше самосознание и улучшая наши отношения с окружающими.

P.S. У меня у самого с этим весьма туго, как сообщил мне мой ментор я не запрашиваю обратную связь самостоятельно. Сейчас вырабатываю себе привычку спрашивать фидбэк у 1 человека в неделю. Пока узнал несколько негативных неожиданностей о себе, которые достаточно легко решаются, хотя при это сильно портят общение со мной. Также получил долю позитива, узнал что мной восхищаются в некоторых аспектах)

И все же, несмотря на свою важность, работа с обратной связью может быть сложной задачей. Руководителям может быть трудно принять критику, а сотрудникам — дать конструктивную обратную связь. В это могут помочь нехитрые правила обратной связи.

Для того кто получает ОС:

1. Позитивный настрой. Вам дают фидбэк ради вашего блага, а не для того чтобы уязвить;
   
2. Уточните тему для ОС, по чему конкретно вы хотите ее получить/вам ее дают в общем;
   
3. Если вы не готовы к ОС - дайте знать об этом, не принимайте её;
   
4. ОС возможна только при нейтральной позиции к вам. Если дающий относится к вам недоброжелательно или слишком позитивно, теряется ее объективность;
   
5. Не стесняйтесь уточнить, чтобы правильно понять и воспринять информацию;
   
6. Не спорьте, не пытайтесь защищаться или оправдываться. Занимайте позицию любопытства;
   
7. Не ищите в словах абсолютную истину, а в мнение другого критерий качества вас;
   
8. Исследуйте расхождения во мнениях;
   
9. Благодарите за ОС и поощряйте к ее повторению в будущем.
   

Для дающего ОС:

1. Позитивный настрой. Вы даете фидбэк чтобы помочь другому человеку и улучшить ваши взаимодействия;
2. Озвучьте тему для ОС. Не говорите в общем и абстрактно;
   
3. Уточните наличие готовности принять ОС;
   
4. ОС стоит давать когда вы нейтрально настроены, а не хотите проучить человека или польстить;
   
5. Дав обратную связь не убегайте в закат. Относитесь спокойно к уточнениям и вопросам;
   
6. При защитной реакции, когда человека задела ОС извинитесь и остановитесь. Спустя время напомните о позитивной цели ОС и ваших намерений;
   
7. Описывайте ситуацию/контекст опираясь на конкретные факты и случаи в жизни, а не “иногда ты часто неприятный!”;
   
8. Искренне благодарите, что вашу ОС выслушали
   

Самое важное правило! Не путайте поддерживающую и корректирующую обратную связь. Одна для закрепления и развития текущего поведения, а вторая для его изменения на другое. Первую можно давать при посторонних, а вторую стоит сообщать только лично (есть исключения). В общем: ругать лично, хвалить публично

Существует бесчисленное количество разных техник обратной связи. Структура большинства из них имеет такие общие элементы:

1. Ситуация/контекст (тема обратной связи, например управление собственным временем);
2. Наблюдения (факты того, что случалось в рамках этой темы, например ситуации когда разработчик опаздывал на дейли);
   
3. Ваши чуства/ощущения (например, какое негодование и раздражение вас охватывало каждый раз когда его приходилось ждать);
   
4. Почему это важно для вас (например, потому что вы очень цените ваши командные договоренности и для вас их соблюдение это мера доверия к людям);
   
5. Мнение о том что стоит изменить (например, давай подвинем дейли с 9.00 на 9.05?).
   

Это структуру описывает “ненасильственное общение” и "ролл обратной связи" из менеджмента 3.0

Я чаще всего использую модель COIN:

• Context - укажите конкретное событие, тему или сложившиеся обстоятельства, которые вы хотели бы обсудить;
• Observation - опираясь на факты опишите уведенное через “я - утверждения”, подчеркивая что это ваше видение ситуации;
  
• Impact - объясните каким образом увиденное повлияло на вас или участников;
  
• Next steps - предложите несколько способов, которыми можно улучшить ситуацию, и попросите в ответ поделиться своими идеями.
  

Все вместе это получается как фидбэк тимлиду разработки:

“Я бы хотел обсудить прошедшее сегодня планирование спринта. Я увидел что активных участников обсуждения было мало, и на ходу встречи становилось все меньше. Такой ход встречи поощряет избегание ответственности “молчунами” и не способствует прозрачности оценок и планов. Я бы предложить использовать формат, предполагающий высказывания всех участников. Что ты думаешь по этому поводу?”

Также хорошо себя зарекомендовала модель SBI и ее модификация SBI/BI (alternative behavior&alternative impact)

В обратной связи часто совершают ошибки. Я опишу их в форме вредных советов)

Когда запрашиваешь обратную связь:

1. Умалчивай какой контекст и для чего необходима ОС;
2. Не готовься спокойно выслушать ОС;
   
3. Ищи одобрения и похвалу вместо ОС;
   
4. Запрашивай ОС только у вовлеченной и любящей тебя стороны;
   
5. Проси ОС чтобы разобраться кто прав, а кто виноват в ситуации.
   

Когда даешь обратную связь:

1. Давай ОС без позволения или запроса на нее. Захотелось - делай!;
2. Продолжай давать ОС даже после защитной стойки принимающего фидбэк, он обязательно все осознает!;
   
3. Не стесняйся использовать критику и оценочные суждения, это работа, а не детский сад, чего такие нежные;
   
4. Попроси дать ОС за себя третью сторону, так тоже ок.
   

Когда принимаешь обратную связь:

1. На всякий случай вставай в защитную позицию. Лучше молчаливую, но можно и эмоциональную;
2. Не помешает относиться к ОС как критике, так будет менее больно и страшно. Ожидай худшего;
   
3. ОС жутко субъективная вещь. Не стесняйся перебивать и ставить под сомнение сказанное;
   
4. Если не согласен с ОС, доказывай как все было на самом деле и почему ты прав;
   
5. Можно остановить человека и прочитать ему лекцию как правильно давать фидбэк. Например, отправив эту статью;
   
6. После того как тебе дали ОС сразу в ответ давай свою. Ни один удар не должен остаться без ответа!
   

В качестве источника и вдохновения использовалось обучение от Антона Иванова и AgileLAB.