Как правильно ставить задачи на день? Или Х8 прибыли за год

Материал подготовлен автором Telegram-канала "Эффективный" бизнес-консультантом и нейропсихологом с 25-летним стажем работы в крупных корпорациях Луницким Борисом Викторовичем

Однажды ко мне обратился бизнесмен, владелец достаточно крупной сети кофеен формата "кофе с собой". Название говорить не буду, но думаю почти каждый из вас о них когда-нибудь слышал - точки есть в большинстве городов РФ.

Шел 2012 год, этот бизнесмен (назовем его Максим) только открыл свою вторую кофейню.

У Макса была проблема постановки ежедневных задач - иногда он с головой погружался в рутину и просто не успевал уделить время стратегическим действиям.

Из-за этого сеть развивалась крайне медленно.

Мы разобрали его ошибки и я составил собственный список рекомендаций, который приведены ниже в этой статье.

Пока вы не начали чтение, скажу что внедрив эти методики и следуя моим советам, в 2013 году Макс увеличил количество кофеен до 16 (за год!), общая выручка сети возросла в 8 раз.

Как я уже сказал, Максим совсем не уделял внимания ежедневному планированию. Список его дел был максимально хаотичен - что-то было записано на клочках бумаги, что-то в блокноте, а что-то он вообще держал в голове. Как понимаете, такой вариант никуда не годится - необходимо структурировать задачи.

Если говорить про ежедневное планирование, то стоит отметить, что оно делиться на несколько этапов накануне вечером и утром нового дня:

• Подведение итогов дня
• Задачи на завтра
• Утреннее планирование

Разберем подробнее:

Каждый вечер, перед отходом ко сну, вам необходимо подвести итоги прошедшего дня - что вы успели сделать, а что нет.

Делается это исключительно на бумаге: советую завести отдельный блокнот под эти цели (для тех, кто посовременнее и считает бумажные заметки древностью - создайте отдельный блокнот в evernote или любом другом вашем приложении заметок)

Что вам нужно писать в отчете по дню:

Просто по пунктам выписываете, что вы успели сделать за сегодня. То что хотели, но не получилось - вы НЕ пишите!

Для чего это нужно:

• Ваш мозг получает позитивный отклик за свою работу, что для него крайне важно. И чем ваш список выполненных дел больше - тем лучше будет чувствовать себя мозг. Такое упражнение в совокупности с утренними благодарностями/аффирмациями (про них сделаю отдельную статью) снижает уровень стресса в среднем на 20-30%, также уменьшает тревожность, риск возникновения депрессии и в целом улучшает ваше эмоциональное здоровье.
• Подводя итоги дня вы прямым способом можете отслеживать свою активность и продуктивность за прошедший день. Сравнивая отчет по дню со списком утренних задач, вы можете точно определить какой процент из них вы полностью закрыли и сделать соответствующие выводы.

Следующим пунктом вам необходимо написать примерный список задач на завтра. Пишите хаотично - здесь не важна сортировка и маркировка по важности и срочности. Ключевая задача этого пункта - "выгрузить" из мозга все, что необходимо будет сделать в предстоящий день на бумагу.

Для чего это нужно:

Освободив "оперативную память мозга" мы делаем 2 полезнейшие вещи:

• Частично отключаем перед сном отдел кратковременной памяти (тк задачи вы уже записали и помнить про них необязательно) . Частичное отключение кратковременной памяти способствует спокойному сну.
• Так как во время сна наш мозг все равно работает, то надо дать ему возможность переваривать любую информацию, которую он сочтет необходимой, а не забивать ее информацией на завтрашний день. Ваш мозг так устроен, что все равно выберет самое важное и будет думать над этим в течение сна.

Завершающим этапом является утреннее планирование.

Утром, пока ваш мозг еще не забит соц-сетями и прочей ерундой, вы должны составить структурированный список сегодняшних дел (используя те хаотичные заметки, что вы сделали накануне). Это нужно сделать обязательно до того, как вы взяли в руки телефон или полезли проверять почту! Единственное, что допускается перед составлением плана - это утреннее чтение книги.

Итак, дела вы выписываете в порядке срочности и важности - от тех, которые нужно сделать немедленно и они важны, до тех, которые делать в принципе не срочно и не обязательно.

Особо срочные или важные задачи советую отмечать/подчеркивать/выделять красным цветом.

Следующим шагом будет написать рядом с каждой задачей примерное время, отведенное на ее выполнение (а еще лучше разделить это время на 15-минутные интервалы, например "составить отчет - 3 интервала по 15 минут). Между интервалами можете позволить себе 5 минут отвлечься и разгрузить мозг.

Третьим шагом будет разбить список задач на блоки - по времени или по местоположению.

Например блок задач, которые вы должны сделать с утра до 12 часов дня, следующий блок - с 12 до 16 часов дня и третий - с 16 до 19.

Или по местоположению - те дела, что вам нужно сделать дома до выхода на работу, в пути, на работе до обеда, после обеда, дома после приезда.

Это позволит вам правильно распределить задачи, чтобы ничего не забыть, а также отслеживать свою активность и не отвлекаться.

Другие статьи о саморазвитии, карьере и личной эффективности вы можете найти на Telegram-канале "Эффективный"

Канал ведется бизнес-консультантом и нейропсихологом с 25-летним стажем работы в крупных корпорациях Луницким Борисом Викторовичем

По любым вопросам вы всегда можете написать в личку Борису: @Lynibor и он с радостью ответит на все ваши вопросы.