Воронка планирования

Сейчас я расскажу вам о подходе, который полностью изменил мое представление о планировании.

Вы когда-нибудь задумывались о том, что сегодня мы имеем больше инструментов планирования, чем когда-либо в истории? У нас есть доступ к различным советам и рекомендациям, у нас есть куча различных гаджетов и технологий, календарей и списков дел. Но мы все равно ничего не успеваем. Так почему мы дольше работаем? Почему мы знаем о тайм-менеджменте больше, чем когда-либо, но все равно не можем уйти вовремя из офиса?

Проблема в том, что той двухмерной системы планирования, где есть только деление задач по важности и срочности, уже недостаточно. Ведь фактически, тайм-менеджмента не существует. Мы не можем управлять временем. Мы можем управлять только самими собой, а не временем. И те приоритеты, которые мы расставляем нашим задачам, фактически, не добавляют нам времени. Они лишь переставляют дело номер семь в нашем списке дел на позицию один. Это само по себе полезно, но это никоим образом не создает нам больше времени. И это не помогает нам довести до конца все дела в списке.

Так что же нам делать? Как выбраться из этого замкнутого круга? Нам нужно к важности и срочности добавить еще один очень важный параметр - «ЗНАЧИМОСТЬ».

Итак, если срочность означает – как скоро это нужно сделать? Важность – насколько это важно сделать, то «значимость»– как долго это будет иметь значение?

У нас у всех одинаковое количество времени в сутках. Поэтому при планировании нам просто необходимо думать о завтрашнем дне. Как приумножить время?

Суть мышления при новом подходе: ты приумножаешь свое время, позволяя себе потратить время сегодня на то, что даст тебе больше времени завтра. Это расчет значимости, который меняет все. И я дам вам инструмент, который поможет использовать параметр «значимость» при планировании вашей работы. Этот инструмент называется «воронка планирования».

ВОРОНКА ПЛАНИРОВАНИЯ — это визуальное отображение мыслительного процесса, основанного на учете значимости.

Вот, как это работает:

Когда все ваши задачи оказываются на вершине воронки, вашим первым вопросом к любой задаче должен быть вопрос - могу ли я от нее избавиться? Стоит ли мне вообще ее выполнять? Принесет ли выполнение этой задачи пользу отделу или компании?

Первичная фильтрация и отказ от задач — ключевое отличие трехмерного тайм-менеджмента.

Он будет больше про то, что вам НЕ делать, вместо того, что вам делать. Идеал будет достигнут не только тогда, когда нечего больше добавить, но и тогда, когда нечего больше убрать.

Я провел небольшой эксперимент. Неделю не отвечал на письма, которые приходили мне по электронной почте. Знаете, какой я получил итог? Ничего не случилось. Дела продолжили решаться, работа продолжила кипеть и т.д. Если у коллег был какой-либо неотложный вопрос - они просто звонили мне по телефону.

Вы должны понимать, что нереально жить, если не говорить «нет» каким-то делам. Все необязательное и ненужное, чему мы сказали нет сегодня, создаст нам больше времени на завтра.

Наша проблема в том, что мы часто боремся с чувством вины и вместо того, чтобы сказать нет, мы говорим «да». Яркий пример – наша реакция на звонки из разных банков и стоматологических клиник с разными псевдовыгодными предложениями. Очень многие не могут просто повесить трубку, а тратят свое время на бесполезный разговор. Помните, что когда вы говорите «да» чему-то ненужному, вы всегда одновременно с этим говорите «нет» чему-то нужному.

Если я не могу избавиться от задачи и мне нужно ее делать, то второй вопрос должен быть таким: могу ли я автоматизировать или упростить выполнение задачи?

Самый простой пример автоматизации: представьте, что вы вручную вносите в компьютер какую-либо информацию с печатного документа. Если документ распечатан, то он точно есть у кого-то в компьютере. Найдите этого человека и попросите прислать электронную версию документа, а потом просто скопируйте и вставьте нужные данные. Не придется больше ничего печатать.

Если задачу нельзя автоматизировать — необходимо задать третий вопрос: могу ли я эту задачу делегировать кому-то другому? Могу ли я научить кого-то другого это делать?

Простой математический пример: представьте, что вы тратите на какой-то отчет полчаса рабочего времени в месяц, а для того, чтобы объяснить сотруднику, как заполнять этот документ, необходимо два часа.

Если вы думаете, стоит ли тратить на объяснение время, то я отвечу, что однозначно стоит. Ведь спустя 4 месяца, потраченное вами время окупится полностью и уже с пятого месяца вы начнете получать прибыль в виде получаса свободного времени в месяц.

Если вы не можете исключить, автоматизировать или делегировать задачу, такая задача падает в самый низ воронки, где остается только один вопрос: «Должен ли я выполнить эту задачу прямо сейчас или она все же может подождать?»

Если задачу нужно выполнить прямо сейчас, то необходимо сосредоточиться, исключить отвлекающие факторы и выполнить эту задачу незамедлительно.

Пример: если вам нужно подписать договор, чтобы состоялась важная отгрузка на сотни тысяч (а, может, и миллионов) рублей, возьмите ручку и сделайте это сразу. Не откладывайте ни на минуту.

Если же на вопрос «может ли эта задача подождать с выполнением?», вы отвечаете «да», тогда она отправляется на верхний уровень, где становится в очередь, чтобы через некоторое время снова пройти через воронку планирования.

В этом случае, как вы видите, речь идет не о делегировании, не об автоматизации и не о незамедлительном выполнении, а о процессе, который можно назвать «откладывание с целью». Вы не откладываете задачу навсегда. Через некоторое время она снова будет проходить все эти этапы, пока на каком-нибудь этапе она не будет выполнена.

Через некоторое время использования воронки вы увидите, что есть какие-то задачи, которые могут ждать выполнения постоянно. От этих задач можно избавиться или делегировать кому-либо. А некоторые задачи, прошедшие уже по несколько кругов, в какой-то момент могут стать такими важными, что вы сами за них возьметесь.

Откладывать можно только по той причине, что еще не наступило время для выполнения этой задачи.

Еще раз – давайте себе возможность потратить время сегодня на то, что создаст для вас время завтра. А остальное – делегируйте и автоматизируйте.

Если вам понравился материал, буду рад комментариям и подписке на мой тг-канал, где я рассказываю об управлении персоналом, контроле и мотивации. Понятно, логично и с юмором.