Как без проблем передать дела новому сотруднику?

Сегодня обсудим, как грамотно передать рабочее место новому сотруднику, а также, как сохранить важные файлы после внезапного увольнения работника.

Несколько лет назад во всем мире возникла необходимость перевода сотрудников на удаленку, чему способствовала пандемия. И в настоящее время многие работники выполняют свои обязанности из дома, что усложняет работодателям жизнь, ведь они не могут полноценно контролировать их деятельность.

В это же время приобретают популярность так называемые программы-следилки, которые провоцируют руководителей становиться контрол-фриками: контролировать не только суть работы своих сотрудников, как это было раньше, но и влезать в их личную жизнь. В связи с этим возникает вопрос: как контролировать работу подчиненных так, чтобы файлы важных сотрудников никуда не пропали, особенно, если работник внезапно решил уволиться?

Глобально вопрос контроля деятельности можно разделить на 3 части:

Контроль физических перемещений – это все, что касается различных карточек для входа и выхода, GPS-трекеров и других способов отслеживания физического передвижения людей.

К контролю основной деятельности относится целый класс программ, которые позволяют понять, какие задачи человек решает в течение дня, недели и месяца, насколько он продвигается по своему рабочему плану и графику. Например, для менеджеров по продажам – это CRM-системы. Применительно к менеджерам общего профиля используются автоматические системы – различные таск-трекеры («Битрикс24», «Мегаплан» и др.). Применительно к бухгалтерскому учету – это разные конфигурации 1С, которые позволяют понять: готова ли отчетность, внесена ли первичка, к каким датам и что было выполнено, сданы ли необходимые документы и т.д. То есть это составляющие, которые позволяют вам понять суть работы человека.

1 проблема: Рассмотренные выше программы (какими бы они ни были), не ответят работодателям на главный вопрос: «Чем сотрудник занимался в течение дня, и потратил ли он должное количество времени для достижения результата?»

2 проблема: В случае увольнения или смены сотрудника (а бухгалтеры-фрилансеры, например, любят сменяться перед сдачей годового отчета) эти программы могут лишь снизить риск передачи новому сотруднику преемственности того, что было подготовлено старым. И причин тому множество, но чаще всего – обычный человеческий фактор: сотрудник собирался загрузить первичку в 1С, собрал все в папке на рабочем компе, а перед сдачей внезапно забыл. Или вы поставили работнику задачу в каком-нибудь «Битрикс24», он ее выполнил, но забыл отписать результат.

Часто работодатели сталкиваются с подобными ситуациями при ведении бизнеса, ведь когда сотрудник уходит, у опытных руководителей уже есть понимание, что все самые последние наработки, самая актуальная подготовленная информация находится где-то на кончиках пальцев (разбросана по папкам, в избранном, в браузерах, в почтах, в чатике WhatsApp и т.п.), её точно нет ни в «Битриксе», ни в AmoCRM, ни в 1С. И это проблема. Она не позволяет нам передать рабочее место как есть новому сотруднику.

Ключ к решению этой задачи кроется в следующей комбинации: работа сотрудников должна осуществляться на виртуальных компьютерах. В чем разница между обычным компьютером и виртуальным? В том, что обычный компьютер принадлежит человеку, сотруднику, бухгалтеру – он его личный. А виртуальный принадлежит вам, как работодателю. Сотрудник, в свою очередь, подключается к нему с любого устройства в режиме телевизора. И на этот виртуальный компьютер вы уже можете установить программу-следилку, чтобы решить вопрос с удаленными сотрудниками.

Получается красивая комбинация: все завязано только на виртуалке, там же все рабочие чаты, переписки. Доступа ко всему этому нет снаружи, и если ты не зашел на виртуалку, ты не сможешь работать. А виртуалка принадлежит руководителю, она находится под его контролем, а все, что на ней происходит, записывается и сохраняется. Это позволяет вам сохранить 100% преемственность при передаче дел от одного человека к другому, а также держать руку на пульсе, наблюдая за работой сотрудников.

На сегодняшний день «Безопасный Офис» предоставляет в аренду виртуальные компьютеры для среднего и малого бизнеса. Мы проводим бесплатные онлайн-экскурсии, где подробно показываем и рассказываем, как работает цифровая безопасность малого бизнеса. Также делимся всеми плюсами и минусами, нюансами с точки зрения цифровых, законодательных, технических и человеческих рисков. Записаться на экскурсию можно на нашем сайте.

Есть еще один несомненный плюс в применении виртуальных компьютеров в малом и среднем бизнесе – это возможность контролировать сверхурочную работу сотрудников. Именно так и сделал руководитель оптовой компании, который перестал тратить личное время на IT-процессы и перевел свою организацию на виртуалки. С данным кейсом вы можете ознакомиться по ссылке.

Виртуалки помогают руководителям сохранить нервную систему и не переживать за сохранность данных. Вся информация останется у вас. Даже если случится так, что сотрудник уйдет из компании со скандалом, попытается удалить все свои наработки, у вас всегда будет возможность откатить все до нужного момента. Таким образом, вы круглосуточно будете иметь доступ ко всем отчетностям, а также сможете наблюдать за работой своих сотрудников в рамках закона. Кстати, более подробно о правовом поле в применении программ-следилок на виртуалках мы рассказывали в нашей прошлой статье.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал, где мы бесплатно и на человеческом языке помогаем руководителям малого и среднего бизнеса разобраться в технических нюансах цифровой и экономической безопасности.