Как проджекту менять процессы на новой работе

Пошел второй месяц, как я работаю в новой команде и налаживаю в ней процессы. Команда довольно большая, в целом как и компания, поэтому изменения происходят не быстро.

Решила с вами поделиться, с чего стоит начать, если вы проджект и приходите в новую команду:

Не нужно в первый же день с горящими глазами устраивать революции и переделывать всё, как на ваш взгляд, будет удобнее. Для начала постарайтесь вникнуть в те процессы, что есть сейчас, потому что:

а) не всегда что было удобно вам - будет удобным в новом месте. Все зависит от компании, размера команды, формата работы и прочих факторов

б) мало кто любит резкие кардинальные изменения. Представьте, что вы работаете, как вам вроде комфортно, и тут приходит к вам абсолютно незнакомый человек и начинает говорить как и что вам делать, а у вас дедлайны горят, кошка заболела и далее по списку. Явно вам это не понравится

в) вас еще совсем не знают, вы еще не показали себя на новом месте как профессионал. Пока к вам только присматриваются и складывают о вас свое мнение. Поработав какое-то время с командой, рассказав побольше о себе и ваших планах, у вас будет больший коннект, и тогда любые изменения будут проходить гораздо проще

Поэтому прежде чем-то менять, оцените ситуацию, понаблюдайте своим “свежим” взглядом. Посмотрите, как работает команда, какие инструменты использует, как проходят синки, как выглядит флоу спринта, есть ли вообще спринты

Параллельно с режимом “наблюдателя” запланируйте небольшие брифинги с членами команд (или с их лидами, все зависит от размера компании).

Такие встречи помогут вам сложить более полноценную картинку рабочего процесса, задавайте открытые вопросы и обязательно их фиксируйте (это понадобится для дальнейшей работы). Пример вопросов для улучшения работы по спринтам:

Список вопросов зависит от того, какой процесс вы хотите улучшать/изменять.

Здорово, если вам удастся пересечься со своим предшественником - возможно он поделится с вами своими идеями и мыслями

Не забудьте помимо команды проинтервьюировать еще и коллег, кто на такой же должности в вашей компании. Наверняка будет что-то полезное, что можно у них перенять)

После того, как вы прошли фазу брифов - самое время проанализировать полученные ответы и приоритизировать имеющиеся проблемы или места для улучшения.

Далее необходимо:

Тут зачастую включается ваш навык ведения переговоров, если кто-то из коллег не хочет что-то менять, поэтому важно подсветить все плюсы, которые вы видите при изменении процесса. Очень важно на данном этапе договориться, так как если лиды будут саботировать новые процессы (а они авторитеты для своих команд), то что-то менять будет гораздо сложнее

Сделайте процесс внедрения максимально комфортным для команды, не делайте это во время горящих дедлайнов или в момент завершения проектов

Когда вы готовы к внедрению нового процесса - назовите его тестовым и сообщите это команде. Объясните команде цели изменений, какие плюсы будут для них, для вас, для руководства. Напомните, что это тестовое внедрение, что вы внедряете не процесс ради процесса, а будете в течение определенного времени собирать обратную связь и относительно нее вносить изменения в новый процесс.

На этом этапе вам нужно запастись терпением и верой в себя.

Изменение и внедрение новых процессов бывает довольно нервным процессом. Может сыпаться негативный фидбек от команды, вам будут повторно задавать одни и те же вопросы, вам нужно будет пушить команду и следить за тем, чтобы договоренности четко соблюдались, если при этом у вас прикручены какие-то автоматизации, то они могут сбиваться и их нужно донастраивать

Здесь нужна золотая середина между стойкостью и адаптивностью. Важно контролировать, чтобы все делали так, как вы договорились с командой, без исключения, новый процесс должен стать привычкой. При этом, если в процессе вам много кто в команде дает фидбек, что есть какие-то не удобные вещи и вы сами понимаете, что они объективно должны выглядеть по другому - то не надо ждать завершения тестового внедрения - измените это сразу. Это важно, чтобы у команды не накапливался негатив к изменениям

Когда вы накопили достаточно фидбека, необходимо его проанализировать, выделить основное, приоритизировать, рассказать команде о том, что вы будете менять относительно их комментариев, изменить и затем согласовать. Теперь вы готовы к масштабированию процесса на другие команды и внедрению процесса на постоянной основе

Ура, теперь вы готовы к внедрению процесса на постоянной основе и, возможно, масштабированию процесса на другие команды. Но не забывайте периодически пересматривать процесс, адаптировать его относительно проекта, состава и размера команды и прочих аспектов

В целом, все те же шаги вам нужны, если вы меняете что-то и в команде, в которой вы давно работаете.

Оставляйте и используйте всегда только то, что нужно именно вашей команде!