Специалисты в долг: когда и зачем брать команду на аутстаф

В 2022 году на рынке подскочил спрос на аутстаффинг. Причина – все тот же дефицит кадров, особенно айтишников и рабочего персонала. В поисках специалистов бизнес вынужден обращаться в аутстаф-компании.

Между тем многие до сих пор опасаются этого явления и не понимают, зачем оно в принципе нужно. Поэтому мне как руководителю в том числе и аутстаф-подбора хочется рассказать, когда аутстаф выгоден, а когда нет, как рассчитать его экономическую эффективность для проекта, как строится ценообразование и как выбрать подрядчика.

Главным смыслом любого аутстафа на сегодняшний день стало масштабирование инхаус-подбора. Речь о том, чтобы в короткий срок нанять много нужных специалистов. Работает это по обычному количественному принципу: пять аутстаф-вендоров с пулом уже готовых кандидатов поставит их намного быстрее, чем пять штатных рекрутеров. В первую очередь потому, что у каждого из них работает целая команда рекрутеров. 200 человек против 5 ваших эйчаров – разница в скорости налицо.

Теперь о том, что я имею в виду под «готовыми кандидатами». Существует два типа вендоров: во-первых, небольшие компании, которые по вашему запросу ищут специалистов на рынке, что до смешения похоже на работу кадровых агентств. Во-вторых, крупные компании, у которых специалисты уже работают в штате, а их часы продаются клиентам в нужном объеме. Такой подрядчик, конечно, соберет команду в более короткий срок, и первых кандидатов вы увидите на своих собеседованиях гораздо раньше.

Если сравнивать с аутсорсом, аутстаф-специалисты, как правило, работают быстрее, поскольку, например, у диджитал-агентства люди обычно заняты на нескольких проектах сразу. А на аутстафе вы можете приобрести 160 человекочасов в месяц и это будет тот же фултайм 5/2. Более того, так вы сможете сами контролировать работу специалистов.

Итак, когда нужно прибегать к аутстафу? В первую очередь – если у вас начинается большой, но временный проект. Иначе говоря, вам нужны рабочие руки только на конкретный период времени – например, на полгода. В этом случае невыгодно расширять команду рекрутеров, заваливать их работой, нанимать людей, а после окончания проекта думать, куда их деть: намного проще взять временную команду на аутстаф.

Если совсем коротко, получится так: аутстаф быстрее, штат медленнее; аутстаф – временная история, штат – постоянная. В штате замена специалиста долгая и дорогая, на аутстафе быстрая и бесплатная. Аутстаф – короткий контракт с легким окончанием. Штат – долговременный контракт со сложным завершением.

Конечно, у аутстафа должны быть минусы – иначе в штат специалистов никто бы не нанимал. И об этом поговорим дальше.

Главный недостаток аутстафа – высокая стоимость. Чтобы окупить свои услуги, вендор к зарплате специалиста прибавляет расходы на страховые, налоги, ДМС, технику, больничные, замены, работу своего бэк-офиса – и сверху накидывает маржу.

Модель ценообразования может быть как прозрачной, так и непрозрачной. Сначала все вендоры работали по ставкам. Это значит, что у подрядчика есть фиксированная стоимость рабочего дня специалиста: условно, 30 тысяч рублей за фронт-разработчика – из которой он часть тратит на зарплату и дополнительные расходы, а часть забирает в качестве прибыли. Вы не знаете, какую именно сумму из этих 30 тысяч вендор забирает себе, что позволяет ему накручивать цены.

Вторая модель, которая появилась относительно недавно, называется “кост плюс”. По сути, это та же фиксированная ставка, состоящая из зарплаты сотрудника и коэффициента, который охватывает затраты на больничные, отпуска, налоги и так далее. К этой сумме прибавляется комиссия подрядчика: обычно 20-50 процентных пунктов. Разница в том, что клиент знает, из чего состоит финальная сумма, сколько уходит на дополнительные расходы, а сколько – подрядчику. То есть модель абсолютно прозрачна. Конечно, прибыль с заказчика у вендора ниже, зато клиентов больше.

Но при любой системе ценообразования стоимость сотрудника на аутстафе выше, чем у штатного – за счет комиссии. Поэтому обращаться к вендорам имеет смысл тогда, когда это экономически обосновано.

Есть общее правило расчета финансовой эффективности аутстафа: для проекта продолжительностью больше года всегда выгоднее набирать штат. До года – аутстаф. Почему так? Если вы решите расстаться со штатным сотрудником, вам нужно будет (по-хорошему) выплатить ему отступные в размере 2-3 окладов – и эти деньги лучше заложить заранее. Если вы разойдетесь со специалистом на аутстафе, никаких выплат с вашей стороны не понадобится: это уже проблемы вендора. Более того: вендор обязан вам бесплатно подобрать специалиста на замену. Но в случае долговременных проектов переплата за сотрудника превышает размер возможных отступных, поэтому лучше брать людей на постоянку.

Кстати, если проект затянулся или компания хочет продолжить работу с командой после его окончания, бизнес иногда договаривается с вендором о перекупке специалистов в штат. Часто это проговаривают еще на старте сотрудничества, но из-за особенностей законодательства эта договоренность приобретает статус лишь джентльменского соглашения.

Наконец, аутстаф полностью окупается, если вам нужно срочно вывести на рынок новый продукт: чем быстрее вы наймете команду, тем раньше она сделает работу, тем скорее проект начнет приносить вам прибыль.

Теоретически брать на аутстаф можно любых специалистов, но лучше всего эта модель работает для массовых позиций. Сложно представить руководителя на аутстафе: с учетом того, что он с вами, как правило, на долгое время, это будет расточительным. Да и серьезный руководитель скорее откажется от работы с вендором как от непонятно компании-прокладки. Эффективнее всего работать с большим количеством одинаковых или схожих ролей: условно говоря, 100 продавцов, 200 поваров, 50 PHP-разработчиков.

Аутстаф необходим, когда вам нужно нанять много непрофильных специалистов. То есть производителю деталей для самолетов нет смысла тратить силы эйчаров на поиск поваров в корпоративную столовую. Именно поэтому сотрудников на низкоквалифицированные должности часто берут со стороны: так, американская компания Sodexo уже несколько десятков лет организует общепит для российских промышленных предприятий. На западе на аутстаф часто набирают сотрудников в колл-центры. А на заводе одной из крупнейших западных компаний, где я когда-то работал, из 20 тысяч человек рабочих в штате было лишь около 700.

Наконец, нельзя отдавать на аутстаф позиции, которые связаны с доступом к чувствительным персональным данным, банковской, медицинской или государственной тайне. Эти данные не должны выходить за пределы вашей компании, и допускать к ним аутстаф-персонал довольно рискованно.

Критерии выбора аутстаф-вендора во многом схожи с критериями для аутсорсинговой компании. Во-первых, это наличие у подрядчика специалистов с нужными компетенциями. Во-вторых, опыт в вашей отрасли. Привлекать для подбора айтишников компанию, которая до этого занималась кассирами и рабочими – так себе идея. В-третьих, отзывы и рекомендации на рынке. В-четвертых, модель ценообразования и стоимость услуг: важно, чтобы вендор не пытался продать вам дешевых специалистов за большие деньги.

Затем вы проверяете подрядчика в ходе сотрудничества: например, смотрите, сколько кандидатов доходят до интервью и какой процент их успешно проходит – то есть конверсию в наем. После того, как кандидаты выйдут на проект, можно время от времени проводить перформанс ревью и оценивать их качество. И примерно через полгода или год вы поймете, хотите вы дальше сотрудничать с этим подрядчиком или нет.

В идеальном сценарии аутстаф-вендор со временем становится для вас партнером: тут вас устанавливаются прозрачные доверительные отношения, вы хорошо понимаете потребности друг друга, умеете договариваться и эффективно решать любые вопросы. Но для этого должен случиться полноценный мэтч.

Как я уже говорил в начале, в 2022 году спрос на аутстаффинг заметно увеличился – и скорее всего, в ближайшие два года его популярность будет расти. Особенно на ИТ-рынке.

Причина достаточно проста: бизнес развивается, технологии тоже – соответственно, спрос на айтишников повышается, и предложение за ним не успевает. В условиях дефицита ИТ-кадров и высокой конкуренции востребованным будет все, что помогает привлечь нужных специалистов: ИТ-рекрутеры, кадровые ИТ-агентства, ИТ-аутсорс и, конечно, ИТ-аутстаф. А поскольку предпосылок к прекращению роста ИТ-рынка нет, то аутстаф все чаще будет попадать в фокус внимания бизнеса.

Кстати, если хотите почитать не только про аутстаф, но и про деньги, зарплаты, хантинг, карьеру, собеседования, HR-бренд и прочие интересные штуки об ИТ и HR – заглядывайте в мой канал Демченков вещает – там я рассказываю об этом и не только.