Проведение корпоративных мероприятий: от чего зависит успех предстоящего мероприятия?
(Отвечает: продюсер event-агентства People).
Успех предстоящего мероприятия – это не только профессионализм команды организаторов, красивая площадка у воды и вкусный кейтеринг, но и доверие клиента к аккаунт-продюсеру, а именно доверие всего проекта «под ключ».
Клиенты агентств не всегда понимают, что тоже несут ответственность за успешную реализацию проекта. Бывает так, что клиент настаивает взять одну из зон мероприятия на себя. Задача продюсера – переубедить клиента и объяснить все возможные риски. В случае, если клиент не идет на контакт и уверен в своем решении, риски должны быть задокументированы письменно, что вся ответственность за данную зону лежит на клиенте. Расскажу одну «забавную» историю из своего опыта.
Однажды мой клиент четко сказал, что техническое обеспечение мероприятия будет закрывать самостоятельно, что является одной из основ качественного мероприятия. Предупреждения и объяснение рисков в этой ситуации не сработали: «Да такого не будет!», – услышала я.
День мероприятия, все готово, мы ожидаем гостей. Мне позвонила помощница и предупредила, что встретила автобусы и через 5 минут 300 человек будут на площадке. Разговаривали мы около трех минут, вернувшись на площадку, я увидела невероятное – вся огромная надувная полоса препятствия сдута, музыки нет, полная тишина, у ведущего не работает микрофон. Параллельно где-то вдалеке виднеется огромная толпа людей. Я судорожно ищу технического директора по всей площадке и нахожу его спящим на пуфике где-то за шатром.
И вот перед вами картина: полная тишина, ведущий встречает гостей без микрофона, полоса препятствий сдута, я бужу технического директора, который не просыпается, клиент в шоке: «Как же так могло произойти?!».
Сотрудники площадки сообщают мне, что в генераторе закончился бензин, но как говорил технический директор: «Этого точно хватит!». Конечно, все возникшие проблемы решала я, как руководитель проекта, несмотря на то, что это ответственность клиента, но это уже другая история, кстати, со счастливым концом.
Как сказал Стив Джобс: «Нет смысла нанимать толковых людей, а затем указывать, что им делать. Мы нанимаем людей, чтобы они говорили, что делать нам».