Человек не за бортом. Зачем новеньким онбординг и как его проводить, чтобы первый день не стал последним. + Чек-лист
Как избежать стресса на новом месте и влиться в коллектив? А как не упустить сотрудника и помочь ему адаптироваться? HR-менеджер Пиробайт делится опытом онбординга и чек-листом по его проведению.
Привет! Меня зовут Валерия, я старший HR-менеджер веб-студии Pyrobyte. Наверняка многие из вас сталкивались со стрессом в первые дни на новой работе: другой офис, незнакомые люди, новые обязанности. Куча эмоций, переживаний и сомнений, с которыми сложно совладать: «А понравится ли мне?», «А как меня воспримут коллеги и руководство?», «А справлюсь ли я?».
В таких ситуациях легко поддаться панике и уйти в переживания. Поэтому поддержка новичка в компании должна быть взята за правило.
Чем мягче и последовательнее будет переход от стрессующего в первый день сотрудника до уверенной боевой единицы — тем лучше и для самой компании, и для сотрудника.
Что такое онбординг и чем он выгоден компании
Онбординг — это помощь новому сотруднику быстрее и легче адаптироваться на новом месте и влиться в новую должность. Что в него входит:
- знакомство с офисом и коллективом;
- составление плана обучения;
- помощь с софтом, новыми программами, регламентами, ответы на вопросы;
- получение данных сотрудника и заполнение его профиля;
- передача сотрудника ментору или старшему по отделу;
- приобщение к корпоративной культуре;
- сплочающие мероприятия.
И хорошо, если так было бы у всех. Многие айти-компании думают (судя по опыту и словам наших сотрудников), что у них с адаптацией все гуд. Полчаса на объяснения, где что находится, кто где сидит, а дальше свободное плавание: «Вот твое рабочее место, обустраивайся, устанавливай программы. Как закончишь — дадим задачу, может две».
Так дело не пойдет, потому что компания от этого сама в минусе. Онбординг как раз и нужен для того, чтобы:
- сотрудник не ушел сразу после того, как устроился. Если новичка плавно вводят в рабочий процесс, а не бросают в свободное плавание, у него нет тревоги — «я ничего не понимаю», «я точно не справлюсь», «а вдруг это не мое?». Плюс человек за счет обладания всей информацией уже не чувствует себя чужим;
- чтобы сотрудник не привносил хаос, а впитывал ценности компании сразу, двигаясь с командой в одном направлении;
- чтобы другие сотрудники не тратили свое время на объяснение самых базовых вещей, которые новичок может узнать от эйчара;
- чтобы не узнать через полгода о том, что сотрудник чего-то не понял еще в начале, но лишний раз решил не беспокоить.
Без онбординга можно впустую потратить время и сотрудника, и компании. Новичок сбежит, испугавшись нагрузки и сложных, непонятных условий, а эйчары будут снова открывать вакансии и искать людей.
Как проводим онбординг мы
Перед первым рабочим днем сотрудника отправляем ему самую важную информацию на почту. Уточняем, ко скольким приходить, что с собой взять. Например, обед, тапочки (у нас нет дресс-кода и мы реально ходим в тапочках по офису) и где рядом можно поесть.
Как только новичок приходит, проводим экскурсию по офису и показываем, где что находится: кухня, гардероб, переговорка, бухгалтерия и так далее.
- Объясняем, где расположен каждый из отделов;
- Знакомим с ментором, который будет курировать его работу во время испытательного срока;
- Показываем рабочее место: ноутбук, стол, кресло. Уточняем, всего ли хватает для работы. Если человеку нужна лампа, например, или другой стул — решаем вопросик.
- Создаем рабочие учетки. Помогаем с установкой рабочих программ. Объясняем, как ими пользоваться;
- Знакомим с коллективом. Начиная с банального добавления в чаты до оформления карточки нового сотрудника;
- Предоставляем план обучения. В нем лежат все нужные для работы файлы, регламенты и документы других отделов, чтобы понять, кто, как и в каком ритме работает.
Обучение длится неделю — две. Только потом сотрудник приступает к задачам, а не сразу в первый день!
- Заводим календарь сотрудника, в котором фиксируем время на задачи.
Мы ведем учет времени в Kaiten и Google-календаре. Последний больше для удобства, чтобы каждый мог видеть, чем ты занимаешься и в какое время тебя нет на рабочем месте.
Про наш опыт переезда в Kaiten из Trello рассказывали ранее ↓
В статье расскажем, как и зачем переехали из Trello в новый инструмент с встроенным тайм-трекингом, организовали работу разных заказчиков, начали анализировать эффективность сотрудников, используя модуль «Учет времени», и создали собственный плагин для визуализации отчетов на открытом API Kaiten.
Каждую задачу отмечаем цветом: если задача выполнена — закрась зеленым. Если начал, но не закончил — желтым. Не сделал — красным (и переносим на другой день). Планируемся обычно в начале дня или накануне вечером.
Это всё, да не всё. А только первичный онбординг, который занимает 1-2 дня. Есть еще дальнейший — он больше про офисную жизнь и отдых после или во время работы.
Итак, что входит в дальнейший онбординг?
После 2-х дней работы с новичком, эйчар передает сотрудника ментору — его персональном учителю, который в течение 3-месячного испытательного срока будет помогать ему с задачами.
Примерно через месяц начинаем подключать новичка к офисной жизни. Специально для новеньких проводим wellcome-корпоративы.
А еще частая практика — во время обеда или после около-рабочих мероприятий проводить теннисные турниры и собирать людей играть в мафию.
Все правила проведения онбординга закрепили в чек-листе. Делимся с вами, пробуйте внедрять в своих компаниях и расскажите, помог ли этот опыт.
Нет онбординга — готовьтесь к бесконечному поиску сотрудников
Без онбординга новый сотрудник не сможет адаптироваться так же быстро, как и с ним. Важно дать ему почувствовать, что он не один и всегда может обратиться за помощью к коллегам.
«Когда приходишь в новый коллектив, ты априори чувствуешь себя неуверенно, потому что не знаешь, чего ожидать. Как птенец, выпавший из гнезда. Уже заранее ждешь, что весь день будешь смотреть в потолок и думать о том, чем себя занять. А потом выясняешь, что тебе проведут онбординг и у тебя будет четкий план на первый день. Это разгружает мысли и помогает быстрее освоиться»
А еще очень высока вероятность того, что на первых порах что-нибудь пойдет не так, и человек надолго не задержится. Он только пришел — трудозатраты не успели окупиться, а уже пора искать нового сотрудника. И все это время компания испытывает кадровый голод и не понимает (или не хочет понимать), что с ними не так.
Помощь, кстати, нужна не только стажерам и джунам, которые в этой сфере впервые, но и крепко стоящим на ногах специалистам. Они тоже в первое время могут переживать, что ничего не понятно, все как-то по-другому и сомневаться в выборе.
Поделитесь, что думаете по этому поводу? Онбординг нужен сотруднику или без него тоже неплохо? Как проходит онбординг в вашей компании?
А если хотите узнать больше о проектах студии и их разработке — ждем вас на нашем сайте.
Если у вас есть задача разработать сайт или мобильное приложение, то напишите в Телеграм, мы это обсудим: https://t.me/sashadzen
Заказать разработку сайта, веб-сервиса или мобильного приложения на нашем сайте: https://vk.cc/cuglQZ
Партнерская программа, где мы платим от 10 000 до 200 000 рублей за контакты тех, кому нужен дизайн или разработка: https://vk.cc/cuglXT
Телеграм-канал Саши Комбарова про управление агентством, проектами, людьми: https://t.me/sasha_kombarov
Телеграм-бот, который бесплатно выдает чек-листы, памятки и регламенты по управлению, маркетингу, аналитике, дизайну и разработке: https://t.me/regulations_pyro_bot
Дружный коллектив и печеньки будете? ^^
В регионах не факт, что понимают что такое HR
Без онбординга сейчас никуда, тем более если компания большая, новому сотруднику нужно чувствовать себя частью этого кита
Согласны с вашим мнением. И сами удивились, как сильно нам помогла эта система, когда значительно расширили нашу команду.
Онбординг - дело хорошее, но от такого плотного календаря стало немного не по себе. Кажется, что было бы отлично оставить немного слотов на рефлексию и переключение на следующую задачу.
Да и сами задачи можно внутри слотов прописывать. В этом случае, если что-то не выполнено, то оно само перенесётся на следующий день, и не нужно будет ничего перекрашивать.
Время на задачу мы логируем с небольшим запасом. Как раз для того, чтобы было время порефлексировать :)
К тому же, здесь скриншот календаря уже опытного сотрудника, копирайтера. На некоторые задачи так фиксируется общий объем времени с учетом того, что могут, например, быть правки.
А вот за подсказку про упрощение переноса прям спасибо!